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Faciliter la production d'un groupe de travail en ligne

Une méthode et des outils pour animer un groupe de travail en ligne et assurer la production collaborative de ressources.

Par Christine Vaufrey , le 10 janvier 2012

Stimuler Et Organiser Les Contributions D'un Groupe De Travail

Si vous avez déjà été membre d'un groupe de travail en ligne, vous savez qu'une petite fraction des membres seulement participe activement, et qu'il est indispensable que le groupe soit animé.

Si vous avez déjà été animateur d'un groupe de travail en ligne, vous savez qu'il s'agit d'une tâche difficile, chronophage, et qu'on manque parfois d'idées pour relancer les contributions.

Voici un texte qui fournit des pistes d'action très concrètes pour mieux animer un groupe de travail en ligne. Il s'agit de "Outils et méthodes pour faciliter la production collaborative dans les groupes de travail en ligne", qui a été produit par les membres d'un groupe de travail du projet "Imagination for People", visant à "Repérer et soutenir les projets sociaux créatifs". 

Ce texte a été produit pour être utilisé par les membres des différents projets d'Imagination for People, mais il présente une méthode d'animation utile à tous les groupes de travail en ligne. Il s'agit d'un texte évolutif, actuellement ouvert aux commentaires de la communauté pour amélioration. Mais il est déjà suffisamment structuré pour qu'on en parle ici.

La méthode d'animation proposée dans ce texte repose sur une idée majeure : il faut scinder le rôle d'animation du groupe en trois fonctions, chacune étant associée à un outil principal et quelques outils secondaires.

 

Trois fonctions-clés d'animation du groupe et de structuration des contributions

 

L'animation du groupe de travail est donc assurée au travers de trois fonctions, personnifiées de la manière suivante :

  • Le chef d'orchestre 
  • L'attrapeur 
  • Le cartographe

 

Bien sûr, il est préférable que trois personnes assurent ces fonctions. Mais si le groupe est restreint, une ou deux personnes peuvent assurer les trois fonctions. Attention alors à la charge de travail.

Le chef d'orchestre travaille avec la liste de discussion du groupe. C'est lui qui anime les discussions lors des cinq étapes menant à la production finalisée d'une ressource :

  1. Présentation du projet 
  2. Veille 
  3. Collecte des idées 
  4. Rédaction et relecture 
  5. Ouverture à la communauté

 

En bon chef d'orchestre, il fait faire et coordonne plus qu'il ne fait lui-même. Chaque semaine, il rédige et diffuse une synthèse des échanges de la semaine, en précisant l'étape atteinte par le groupe.

Lors de l'étape 3 Collecte des idées, le texte recommande d'utiliser la méthode des 6 chapeaux d'Edward de Bono, qui présente l'avantage de stimuler la réflexion sous différents angles : créatif, rationnel, émotionnel, négatif, positif, procédural. Cette méthode, très fréquemment utilisée en substitution au brainstorming classique, est effectivement très productive.

L'attrapeur dépose les contributions aux discussions sur un blog. Il opère ici un important travail de structuration en sélectionnant les parties pertinentes des messages, en y ajoutant des titres, des mots-clés et éventuellement des images. 

Le cartographe rassemble et organise les contributions structurées dans une carte. Il s'agit d'une carte heuristique (organisation des idées en domaines et sous-domaines, liens procéduraux entre les branches) doublée de la carte d'un territoire imaginaire, chaque portion identifiée du territoire représentant un ensemble cohérent d'idées et contributions (1). On notera la présence de deux éléments originaux dans la carte : le village, qui fait apparaître les jeux d'acteurs, et l'école, dans laquelle on placera tous les concepts-clés à connaitre pour participer efficacement à la discussion. 

Régulièrement, les membres du groupe de travail sont invités à explorer le blog et la carte, à signaler les contributions qui leur paraissent les plus pertinentes et à ajouter des mots-clés.

En finale, le groupe de travail doit être en capacité de produire

  • Un document principal 
  • Des documents dérivés tels qu'un résumé exécutif, un diaporama de présentation, etc. 

 

Classiquement, ces documents sont portés d'abord à l'appréciation des membres du groupe dans leurs différentes versions, puis à celle de l'ensemble des membres de la communauté, si le groupe de travail ne représente qu'une partie d'un groupe plus large. ce n'est qu'après cette phase de commentaires au plus large nouveau que les documents sont réputés être achevés et donc placés dans le centre ressources.

Le texte, sans doute élaboré selon la méthode qu'il décrit, comprend encore quelques zones floues, notamment au niveau des outils complémentaires suggérés pour chacune des fonctions d'animation. Certaines références à des ressources externes demandent également à être précisées. Néanmoins, l'essentiel est en place et très opérationnel. Nul doute qu'il sera d'un grand secours à tous ceux qui persistent à vouloir animer ou participer à des groupes de travail en ligne et ont besoin de renouveler leurs outils et méthode pour produire. 

Outils et méthodes pour faciliter la production collaborative dans les groupes de travail en ligne

(1) Voyez par exemple la Carte de Tendre, carte métaphorique créée au XVIIe siècle par Mlle de Scudéry...

Ilustration : GraphicReality, Flickr, licence CC BY-NC-SA 2.0

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