Écrire un courriel, le défi parfois plus compliqué que d’avoir 500 messages à trier dans sa boîte. Pour les étudiants qui commencent à utiliser cette forme de communication, ou même pour le commun des mortels, il est nécessaire d’apprendre quelques formalités de bon ton pour les écrire, sans passer pour un être malpoli ou pire, un robot malveillant.
Richard Byrne, auteur du blogue à succès Free Technology for teachers, raconte dans un article comment il a aidé ses élèves à dompter quelques bonnes pratiques de correspondance. «Pendant des années, j’ai expliqué à mes étudiants que je ne répondrais pas à leurs courriels s’ils ne commençaient pas leurs messages par “Bonjour Mr Byrne” ou quelque chose de similaire», explique-t-il. Mais il ne suffit pas toujours de menacer d’imposer le silent treatment à ses élèves pour qu’ils apprennent. Byrne partage dans son texte quelques vidéos réalisées par d’autres enseignants, qui expliquent quelques bonnes façons de communiquer avec le monde.
Et pour les professionnels ?
Dans un livre récemment paru, How Google Works, l’ancien CEO du géant du Web Eric Schmidt partage ses 9 règles essentielles du courriel, qui selon lui, permettent de gérer sa boîte comme un professionnel. Des conseils, pour la plupart plein de bon sens, qui devraient aider ceux pour qui tremblent devant leurs cyber-boîtes aux lettres :
- Répondez vite. Pour toutes les personnes très occupées, répondre rapidement est la clef de l’efficacité. Il n’est pas nécessaire de s’étendre sur la question, puisque la seconde règle est…
- Chaque mot compte, une prose inutile non. L’objectif étant d’écrire clairement son problème ou son message avec le moins de mots possibles.
- Triez constamment votre boîte. Rien de pire que l’impossibilité de faire une recherche par mot-clé dans une boîte remplie de messages inutiles. En clair, effacez, triez, pour éviter d’avoir une boîte qui se transforme en “liste de choses à faire”.
- Dernier arrivé, premier lu ! Remonter le temps peut être contre-productif : quelqu’un a pu régler le problème entre le moment où vous lisez et le moment où vous avez reçu l’imformation.
- Transférez. Recevoir une information importante peut servir les autres, faites-là passer.
- Attention à la copie cachée. Elle peut être le signe que vous avez quelque chose à cacher, mais est-ce bien nécessaire de le faire ?
- NE CRIEZ PAS. Si vous devez vous énervez sur quelqu’un, faites-le en personne au lieu d’utiliser cette technique bien trop facile.
- Suivez l'information. En libellant correctement vos courriels “à suivre”, vous simplifiez votre travail de suivi.
- Aidez-vous. Pour les recherches futures, envoyez-vous des courriels avec les informations dont vous avez besoin avec des mots-clés précis.
Sources :
Time - 9 rules for emailing from Google Exec Eric Schmidt
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