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Rephaser les procédures institutionnelles d’achat des technologies

Comment éviter d'acheter les équipements d’hier au prix d’aujourd’hui

Par Denys Lamontagne , le 18 mai 2015 | Dernière mise à jour de l'article le 17 juin 2015

Considéré par les entreprises comme un marché très lucratif, l’achat des fournitures et équipements par les institutions publiques a toujours été sujet aux pots-de-vin, magouilles et ententes parallèles.  Pour contrer ce phénomène, la plupart des gouvernements ont établi des règles assez strictes pour réguler leurs marchés publics.  

Ces dernières années on a même resserré les procédures en limitant les contacts entre les acheteurs et les vendeurs, tout contact pouvant être qualifié de lobbying ou de favoritisme. Partout les démarches d’achat institutionnel se sont compliquées. En ce qui concerne les achats de technologies, spécialement pour les écoles, ces procédures sont tout simplement devenues désavantageuses.

De  l o n g s  délais

La situation est celle-ci : entre le temps où les soumissions sont déposées et le moment où les technologies arrivent dans les classes, le processus peut prendre des mois et même parfois plus d’un an. Ce qui est finalement livré est le modèle ou le produit d’hier, qui n’est pas aussi performant que celui offert actuellement, et qui est payé le plein prix.

De plus, concurrence oblige, les prix fluctuent de mois en mois et ce qui pouvait paraître une bonne affaire au moment d’une entente est parfois devenu dérisoire quelques mois plus tard.

En résumé, les délais imposés sont supérieurs au rythme d’évolution des technologies dans un contexte très concurrentiel.

Des solutions

Digital Promise, une organisation dédiée à une meilleure éducation par les technologies, propose une série de solutions et de politiques.

  • La première est de mettre en commun le travail de préparation car souvent, chaque entité responsable des achats refait le même travail d’analyse et de comparaison des équipements, prix, références, etc.  Cette mise en commun permet surtout voir combien les autres ont payé dans les achats précédents. Comme les textes sont produits par les acheteurs et non les vendeurs, l’intelligibilité est beaucoup plus élevée. Le fait de voir les prix payés évite les grands écarts de prix pour les mêmes équipements pour les négociateurs moins habiles.

    Partager ces informations entre les milliers de responsables des achats est le premier geste et un des plus profitables.
     
  • La seconde est de réduire les délais, D'abord ceux de préparation des soumissions et d’analyse des soumissions reçues.  Comment ? En pré-qualifiant un certains nombres de fournisseurs ou de produits, quitte à faire évoluer les demandes par la suite. Ensuite par la réduction de l'ampleur. Plus les enjeux sont gros, plus le processus est long.  Il est parfois préférable de réduire l’ampleur et de répartir les enjeux entre plusieurs responsables pour un processus plus rapide.
     
  • La troisième est de partir des réels besoins éducatifs identifiés par les professeurs ou par des enquêtes auprès de ceux-ci et des autres intervenants impliqués auprès des étudiants. Ce sont eux qui auront à utiliser ces technologies en première ligne. À partir de là, il devient plus facile d’identifier les fonctions recherchées et quels produits les satisferont. On peut ensuite viser une certaine souplesse dans les contrats, par exemple, en partant précisément des besoins à combler et en garantissant la livraison du modèle le plus récent ou une réduction substantielle de prix.
     
  • La quatrième est de permettre aux vendeurs de bien présenter leurs produits.  Ils répondront aux requêtes d’information dans la mesure où elles sont formulées précisément, La plupart des acheteurs ne font que consulter les sites des vendeurs et se contentent de spécifications générales pour établir leurs comparaisons.  Les besoins sont précis; en centralisant l’information des vendeurs et en leur permettant de justifier leurs prétentions et de les mettre à jour, l’information adaptée aux besoins spécifiques devient accessible et il est possible de la partager et d’en discuter.


Étonnamment, les plus frustrés par la longueur du processus sont les fournisseurs eux-mêmes ! S’il est trop long, ils se démotivent avant de réussir à satisfaire le client ! Ils travailleront avec plaisir à fluidifier le tout, avec une meilleure communication.


Références

Improving Ed-Tech Purchasing -  Phil Martin and Steve Pines - Digital Promise
http://www.digitalpromise.org/blog/entry/improving-ed-tech-purchasing

Procurement Power - Dian Schaffhauser - The Journal
http://thejournal.com/articles/2015/05/14/procurement-power.aspx

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