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Politiques de e-formation en entreprise : le délicat équilibre entre l’intérêt et la nécessité***

Par Denys Lamontagne , le 21 août 2005 | Dernière mise à jour de l'article le 12 décembre 2008

Les responsables d’entreprises qui utilisent la e-formation sont rapidement confrontés aux questions de leurs employés et de leurs cadres quant aux modalités d’accès et de compensation pour le temps passé en formation.

Des commentaires de plusieurs responsables* des ressources humaines, on constate des relations entre la taille de l’entreprise, le fait que les formations soient obligatoires ou non, qu’elles soient contrôlées ou non et la présence de politiques de e-formation plus ou moins explicites.

L’équation de base est la suivante :

  • Formation en ligne obligatoire = formation supervisée, généralement suivie à partir de l’entreprise et rémunérée.  
  • Formation en ligne volontaire = accès aux formations autorisé de tout lieu, y compris de la maison, mais non supervisée ni rémunérée.

Si tout était si simple !

Le fait est qu’une telle politique est facilement pervertie quand les relations de travail s’éloignent de l’idéal ou que le contrôle est déficient.

Litiges

Le premier danger de litiges survient lorsqu’une entreprise exige certaines formations comme prérequis sans payer les employés qui les suivent, même sur une base volontaire. Il est mieux d’exiger des compétences que des formations, quitte à proposer des formations pour y parvenir.

Une autre source potentielle de litiges légaux ou syndicaux peut provenir de la formation à partir du domicile de l’employé. Difficile à contrôler, le temps pris peut facilement être source d’abus, dans un sens comme dans l’autre.

Certaines entreprises exigent l’accord du superviseur du cours avant que les ressources humaines autorisent un employé à suivre un cours de son domicile et celui-ci soit signer une convention explicite en déterminant les paramètres, essentiellement pour éviter une possible mésinterprétation du sens du terme «volontaire» ou pour fixer les balises de ce qui est payé ou non.

D’autres grandes entreprises interdisent formellement à leurs employés de suivre les formations de leur domicile du fait qu’elles ne peuvent garantir qu’un ou l’autre de leurs cadres n’imposeront pas ou ne «suggéreront» pas fortement à un de leurs employés de suivre une formation «sur leur temps», même si elles ne sont qu’optionnelles. Ce qui ouvre la porte à toutes sortes de litiges, la parole d’un cadre, même fautif, étant prise en considération prioritairement même si la politique officielle de l’entreprise affirme que les formations sont optionnelles.

Le mieux est évidemment de s’entendre préalablement avec les travailleurs quant à leurs obligations, droits, privilèges et conditions.

Avantages

L’avantage d’offrir des cours variés et libres d’accès autres que les cours obligatoires et liés aux fonctions de l’entreprise, est de permettre aux employés de développer des talents variés qui leur profiteront personnellement et qui, indirectement et éventuellement, profiteront à l’entreprise.

L’accès à de la formation est reconnu depuis longtemps comme un important moyen de rétention des employés.

Payer le temps de formation

Lorsque la formation est obligatoire ou conventionnée, plusieurs formules de rémunération sont proposées :

  • en fonction du temps pris pour suivre une formation;
  • sur une base forfaitaire (montant fixe) si la formation est réussie ou complétée;
  • sur un mélange des deux formules, un montant plafond pour le temps plus une prime à la réussite.

Cette dernière formule ne désavantage pas trop les personnes moins habiles à étudier ni ne pénalise ceux qui ont déjà plus de qualifications où sont simplement plus rapides, tout en offrant un incitatif à la réussite et à la persévérance.

Politiques

Même si une politique spécifie que le temps de formation obligatoire doit être payé et que pour les formations qui ne le sont pas le temps n’est pas payé, on observe des violations dans un sens et dans l’autre... d’où la recommandation d’opérer avec un système qui enregistre les progrès et le temps pris et d’autre part qui n’autorise les accès que si la politique (temps de formation payé ou non) est explicitement acceptée.

Pour pouvoir affirmer hors de tout doute que le temps de e-formation des employés est bien payé, certaines entreprises n’autorisent l’accès qu’à partir de leur réseau interne, uniquement accessible de l’intérieur de l’entreprise par les employés supervisés et sur leur temps de travail.

Une telle politique va à l’encontre de ce qui est observé en termes de motivation chez les travailleurs : lorsqu’une offre de e-formation riche et variée est rendue accessible aux employés, souvent par le biais de services externes, on observe que même si les formations sont offertes sur une base volontaire et que le temps de formation est explicitement non payé, les formations en ligne sont populaires et que les travailleurs sont avides d’apprendre, surtout si ce qui est offert est de qualité. Les travailleurs témoignent le plus souvent de leur satisfaction à pouvoir améliorer leurs qualifications et leurs connaissances.

Le tout est de déterminer clairement les formations essentielles pour l’entreprise, et qui seront éventuellement remunérées, et celles qui visent l’avancement personnel et la satisfaction des travailleurs.

*Source des commentaires : Learning TRENDS #337

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