Évaluer l'intégration d'un nouvel employé

Toutes les organisations mettent en place un processus d’intégration pour leurs nouveaux employés.

Lorsque 4 % des départs sont observés dès la 2^e semaine de travail et 40 % pour des gestionnaires après 18 mois, on peut se demander si le processus d’intégration est en cause. Comment contribuer à améliorer le processus et conserver vos collègues de travail ? 

Le processus d’intégration : avantages et informations essentielles

Lorsque lourdement conçu, le processus d’intégration fait naître du stress et de l’anxiété chez le nouvel employé, à savoir s’il répond aux attentes et s’il est accepté par ses pairs. À contrario, un bon processus fidélise l’employé et le rend efficace plus rapidement.

Habituellement, le nouvel employé est submergé d’informations; souvent les méthodes de travail lui sont expliquées pêle-mêle, de telle sorte qu’il apprend sur le tas. Du matériel lui est remis, des codes d’accès lui sont donnés, des documents sont fournis; beaucoup d’informations sont communiquées oralement et sa mémoire est fortement sollicitée.

D’autres renseignements sont nécessaires au nouvel employé, qui ne lui sont souvent donnés qu’à moitié, lui permettent de bâtir ses repères, de connaître qu'elle est sa contribution requise et de se situer dans l’organisation. Il a besoin de savoir :

• à qui s’adresser en cas de difficultés;
• le niveau de latitude décisionnelle qui lui est accordé;
• le niveau de latitude qu’il peut exercer dans ses méthodes de travail;
• les sources de tension et de rivalité existantes dont il devrait tenir compte;
• les manières de faire sa place dans ce milieu;
• un modèle de résultat du travail une fois terminé;
• l’accès à tout autre renseignement dont il a le droit de détenir.
   

Dès le premier mois, il est essentiel de vérifier le degré d’atteinte de l’autonomie. l’acquisition des méthodes de travail et le bien-être de la personne dans son environnement de travail, ceci afin de réduire les sources de frustration qui bloquent l’intégration en poste.

Encadrer l’intégration du gestionnaire

Lorsqu’il s’agit d’intégrer un gestionnaire, ce dernier a besoin de ces mêmes renseignements mais en plus, on lui demande de démontrer de grandes habiletés d’ouverture et d’humilité envers les autres; ainsi que de reconnaissance envers l’apprentissage qui lui est donné.

En plus, la réussite de son intégration dépend de la prise en charge graduelle de son rôle et de ses responsabilités et cela tout au long des quatre premiers mois.

• Au cours du premier mois, il rencontre son équipe; évalue les pratiques de gestion en place et délègue du travail.
• Au cours  du 2^e mois, il établit ses priorités; prend ses premières décisions et amorce les premiers changements.
• Par la suite, son intervention est davantage constructive; il établit ses critères de performance et évalue son équipe.
• Lors du quatrième mois, le gestionnaire est amené à faire le point sur ses forces et ses faiblesses.
   

Au sein d’une équipe qui le soutient et lui offre de la rétroaction, le gestionnaire sera davantage performant dans son nouvel environnement de travail.

Améliorer le processus d’intégration

Puisque chaque personne est différente, le meilleur processus d’intégration peut être mis en place en tenant compte des besoins particuliers de chaque nouvel employé.

Le conseiller en ressources humaines peut donc le personnaliser pour fournir une expérience-employé durant cette période où les premiers mois d’embauche sont cruciaux pour la fidélisation des employés.

En choisissant cette option, c’est au moment de l’entrevue d’embauche que tous les renseignements nécessaires peuvent être recueillis, aux niveaux des préférences de la personne :

• Dans son apprentissage : avec ou sans latitude dans ses fonctions; selon une approche pratique ou théorique;
• Avec ses collègues : être présenté individuellement ou lors d’une rencontre en groupe;
• L’orientation dans l’organisation : de manière spontanée ou lors d’une grande visite des lieux.
   

Il est possible d’utiliser un outil psychométrique pour connaître davantage la personne nouvellement embauchée et ainsi lui offrir un meilleur encadrement. Un tel outil doit cependant être bien sélectionné et peut s’avérer fort utile durant sa carrière.

Les intervenants

En plus de mettre en place des outils adaptés aux types de poste et à la personnalité du nouvel employé, le conseiller en ressources humaines responsabilise et conseille les intervenants qui encadrent le nouvel employé sur l’importance de leurs rôles respectifs dans le soutien et la rétroaction.

Les différents intervenants sont le superviseur; les collègues de l’équipe et toute personne qui sera appelée à travailler de près ou de loin avec le nouvel employé.

Conclusion

Lorsqu’une vision plus élargie du processus d’intégration est réalisée, de meilleurs résultats sont observés; grâce à la prise d’initiatives encouragée plus rapidement, l’engagement, la créativité et l’enthousiasme sont davantage présents ainsi que la capacité de gérer les priorités et d’avoir de meilleures relations avec les autres.

Chacune des personnes peut contribuer activement à l’intégration d’un employé, quel que soit le niveau hiérarchique de ce dernier, la nature de son travail et la fréquence de ses rapports.

Tant d’efforts sont mis de l’avant pour recruter les meilleurs candidats, de là la nécessité d’avoir en place un processus d’intégration supérieur qui procurera les meilleurs avantages pour l’organisation et pour chacun de ses membres.

Sources

Bédard, I. L’intégration d’un nouvel employé : pratiques gagnantes (2010). http://www.portailrh.org/effectif/fichedemo.aspx?f=67355

Devinat, A. Réussir son intégration dans un poste de gestionnaire : une question d’humilité et de préparation (s.d).
http://www.portailrh.org/gestionnaire/fiche.aspx?p=461306

Dupin, L. (2006). Ressources humaines : l’«on boarding’», outil pour intégrer les nouvelles recrues. ZDNet France.
http://www.zdnet.fr/actualites/ressources-humaines-l-on-boarding-un-outil-pour-integrer-les-nouvelles-recrues-39338758.htm

Emploi Québec. Guide d’accueil et d’intégration du nouvel employé (s.d). http://www.emploiquebec.gouv.qc.ca/fileadmin/fichiers/pdf/Regions/Monteregie/16_imt_guide-accueil-integration_ent.pdf

Fafsea. Intégrer un salarié dans l’entreprise (s.d).
http://www.fafsea.com/jardineries-graineteries/sites/default/files/pdfs/guide-integrer-un-salarie.pdf

Saba, T.; Dolan, S.; Jackson, S.; Schuler, R. (2008). La gestion des ressources humaines, tendances, enjeux et pratiques actuelles, 5^e édition. Éditions du renouveau pédagogique, 654 pp.
https://www.decitre.fr/livres/la-gestion-des-ressources-humaines-9782761347624.html

Sawalha, L. 5 étapes pour préparer et favoriser l’accueil d’une nouvel employé (s.d).
https://atmanco.com/fr/blog/capital-humain/5-etapes-preparer-favoriser-accueil-nouvel-employe/