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Travailler ensemble quand nous ne sommes pas ensemble - Guide des meileures pratiques

Comment gérer le travail distribué à distance

Par Denys Lamontagne , le 07 avril 2019 | Dernière mise à jour de l'article le 16 mai 2019

Bien des cours en ligne regroupent des équipes d'étudiants répartis dans plusieurs pays et sur plusieurs fuseaux horaires.  Avec près de 100 000 employés répartis dans plus de 150 villes et dans 50 pays, Google doit souvent coordonner des équipes distribuées. Peut-on apprendre des pratiques de Google ?

Dans l'organisation de Google :

  • 48 % des rencontres impliquent des employés travaillant dans 2 localisations ou plus.
  • 39 % des rencontres impliquent 2 villes ou plus
  • 30 % des rencontres impliquent 2 fuseaux horaires ou plus.

Pas facile de se connaître

Récemment le People Innovation Lab (PiLab) de Google a mené une enquête auprès de plus de 5 000 travailleurs de Google. Ils ont tenté de mesurer, ente autres éléments, le bien-être, la performance et le sentiment d’appartenance. Ils en ont tiré quelques données et recommandations.

Par exemple, ils ont découvert, à leur surprise, qu’il n’y avait pas de différence significative de performance entre les individus et équipes qui travaillent à distance et celles en présence, ni non plus au niveau du bien-être. La notion d’équilibre travail-vie personnelle étant particulièrement valorisée chez Google.  Par contre, ils ont découvert que, malgré les facilités accessibles, se connecter et se rencontrer demande plus d’efforts à distance.  La coordination des horaires sur plusieurs fuseaux horaires et les pépins techniques étant les principales difficultés.

Aussi, les occasions sociales impromptues, celles qui permettent aux membres des équipes de se connaître et de se faire confiance, sont nettement plus rares à distance et ceux qui ont essayé d’en susciter en arrivent tous à la conclusion que le bénéfice n’en vaut pas les efforts. Ce qui ne veut pas dire qu’il faille laisser tomber les aspects sociaux, au contraire.

Ils proposent leurs recommandations dans un guide gratuit à télécharger.

Les principales recommandations

Pour que le travail collaboratif à distance soit plus agréable et connecté :

  • Tenter de connaître chacun comme un individu, comme une personne.

    Par exemple, plutôt que de sauter directement au premier point de l’ordre du jour d'une réunion, allouer un peu de temps au début de la réunion pour répondre à une question ouverte du genre «Qu’avez-vous fait cette fin de semaine ?».  Cela aide à créer des liens et permet de situer d’autres intérêts pour chacun. Les responsables d’équipe qui font l’effort de mieux connaître chacun des membres de leur équipe à distance ont nettement plus de résultats.
     
  • Établir des points de référence communs

    Plutôt que d’appeler à des moments inopportuns ou de déterminer unilatéralement les moments de réunion, il est préférable de consulter chaque membre à savoir quand est le bon moment pour les contacter ou pour tenir des réunions. Certains tiennent à leurs moments de tranquillité ou de concentration.
     
  • Établir des relations virtuelles et aussi en personne

    Parfois il est juste plus facile et d’autres fois il devient nécessaire de se rencontrer en personne. On devrait indiquer clairement à tous lorsqu’il y a des opportunités de rencontre (une visite dans leur ville par exemple ou un congrès) ou les conditions pour convoquer une rencontre en personne.

    En réunion en ligne, il est aussi apprécié d’exprimer clairement à quelqu’un que l’on a compris son intervention; ce qui renforce les liens et l’esprit d’équipe, même virtuellement..


Partager des objectifs hebdomadaires, transmettre des nouvelles personnelles de chacun, améliorer des points techniques qui facilitent le travail, communiquer les bonnes nouvelles et les succès ou même juste un peu de bonne humeur, tout ça initie une dynamique qui rend le travail à distance, et la vie en général, plus agréable.

 

Références

Working together when we’re not together - Veronica Gilrane - People Analytics Manager à Google
https://blog.google/inside-google/working-google/working-together-when-were-not-together/

Distributed Work Playbooks
http://services.google.com/fh/files/blogs/distributedworkplaybooks.pdf

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