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L'intranet pour améliorer la communication entre collaborateurs

Intranet, un outil pas comme les autres...

Par Mohamed Ouzahra , le 11 mars 2009 | Dernière mise à jour de l'article le 23 avril 2015

Voilà quelques pistes de réflexion pour faciliter la maîtrise du changement au sein d’une institution, qu’elle se situe dans la sphère de la production des biens ou des savoirs.

Emporter l’adhésion

La communication interne est la dimension du management la plus incriminée lorsque cela va mal. L’alibi le plus fréquent quand un travail n’est pas fait, ou pas dans les normes requises, est d’arguer des lacunes en matière d’information. « Je n’étais pas au courant » ou « je suis toujours le dernier informé », entend-on souvent dire. Pour pallier à ce problème, réel ou pas, les décideurs rivalisent d’ingéniosité pour fluidifier la communication au sein de leurs entreprises. Et bien entendu, l’avènement des TIC a changé la donne. Intranet, blogs et autres réseaux sociaux ont tendance à remplacer les bulletins de liaison (jugés de surcroît papivores) voire les réunions qui se déroulent désormais dans la dimension virtuelle. 

Prenons l’exemple concret d’un intranet d’entreprise. La première tâche du maître d’œuvre est de faire en sorte qu’il ne soit pas justement perçu comme un simple outil de messagerie mais comme un espace d’échanges et de travail. Il doit impérativement susciter l’adhésiondes usagers à l’intranet et, au-delà, au projet de changement des conduites qu’il induit.

Susciter l’intérêt

Un intranet utilisé est d’abord un intranet utile. Ce qui semble être une évidence... On ne le dira jamais assez mais pour que les employés deviennent des usagers assidus il est impératif de disposer d’une page d’accueil attractive. C’est-à-dire un espace où les usagers ont connaissance de tout ce qui leur est indispensable pour mener à bien leur mission. L’intranet doit répondre aux besoins des usagers, mais aussi aux objectifs organisationnels de l’institution. Il doit aussi fournir des informations externes intéressantes. Pour ce faire, il n’y a rien de mieux que de développer une stratégie ad hoc.

L’intranet doit constituer un outil de rapprochement social en fournissant les liens ou les informations pertinentes en cas de problème. À l’aide des forums et des FAQ, l’administrateur, fonction clé dans tout projet d’intranet, a la possibilité d’être à l’écoute des usagers et d’infléchir, le cas échéant, la ligne éditoriale de son espace d’information. L’usager doit être au cœur de ses préoccupations.   

Trouver la bonne distance

L’une des garanties pour implanter cette écoute est de trouver la bonne distance de communication. C’est le sociologue américain Edward Hall qui le premier, dans son ouvrage La dimension cachée, a mis en évidence la pertinence de la notion de distance dans les relations humaines. Le psychanalyste Bruno Bettelheim a notamment utilisé les travaux de Hall pour communiquer avec les enfants autistes dans son École orthogénique de Chicago.

Mais la question de la distance se pose aussi pour les dispositifs d’apprentissage à distance. L’une des utilisations de l’intranet au sein de l’entreprise est justement de permettre au plus grand nombre l’accès à la formation.

En définitive, la mise en place d’un intranet ne peut souffrir de la moindre improvisation. La démarche doit être mûrement réfléchie et menée avec le professionnalisme et l’application nécessaires. Voici un cadre regroupant les différentes actions à entreprendre au fur et à mesure du déploiement de cet outil. Un outil qui, lorsqu’il est convenablement mis en place et utilisé, constitue une réelle valeur ajoutée pour une entreprise. Et un gage d’un environnement de travail où les règles du jeu sont transparentes et permettent à tout un chacun d’évoluer dans la sérénité et la dignité.

 

Crédit photo : Everything I Do / Shutterstock.com

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