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Le tableur, premier outil de visualisation des données chiffrées

Par Christine Vaufrey B , le 09 février 2010 | Dernière mise à jour de l'article le 24 novembre 2011

Vous souvenez-vous du jour où vous avez découvert la fonction « graphiques » de votre tableur ? Magique ! Subitement, une série de données numériques se transforme en une jolie représentation en couleur, bien plus frappante pour vos lecteurs.

Mais la maîtrise des fonctions graphiques d'un tableur ne va pas de soi. Dès que l'on veut traiter de grandes séries de nombres ou associer plusieurs séries différenciées de données dans une même représentation, les choses se compliquent. Heureusement, ceux qui maîtrisent les fonctions complexes des tableurs pensent aux néophytes et proposent des tutoriels.

Que valent ces tutoriels ? Notre ambition ici n'est pas d'effectuer un comparatif en règle de tous les paramètres de ces précieux auxiliaires, mais plutôt de souligner, au travers d'exemples, leurs différences d'approche pédagogique.

Tutoriels pour tableurs : des défauts récurrents...

Après avoir consulté et essayé de suivre une petite dizaine de tutoriels d'aide à l'utilisation du tableur, nous constatons :

- Que la grande majorité des tutoriels traitent des fonctions de base de ces outils hyper-puissants. En conséquence, l'utilisateur se trouve devant une infinité de tutoriels qu'il va devoir comparer, à moins qu'il ne décide de se fier aux premiers résultats transmis par son moteur de recherche préféré. On peut s'interroger sur la pertinence de creuser toujours le même sillon d'habiletés : après tout, il est relativement facile de trouver autour de soi, parmi ses connaissances, dans son établissement scolaire ou dans un établissement de type Espace Public Numérique des personnes qui vous aideront à faire les premiers pas. En revanche, lorsque l'on souhaite aborder des fonctions plus complexes ou produire des graphiques sophistiqués, on risque de se retrouver fort isolé... C'est là que les tutoriels seraient utiles. Or, les tutoriels de niveau « avancé » sont fort peu nombreux !

- Que la majorité des tutoriels abordent les fonctions du logiciel, sans référence à ce que vous voulez produire. C'est un défaut récurrent dans les modes d'emploi des outils informatiques. En poussant à l'extrême, on trouve encore des cours qui vous apprennent à utiliser un tableur en commençant par la première fonction du premier menu de gauche, et s'achèvent par la dernière fonction du dernier menu de droite ! Et ce, même si ce dont vous avez besoin se trouve quelque part entre la 32eme et la 48eme fonction... Il est extrêmement rare de trouver des tutoriels qui proposent une entrée par la tâche à réaliser.

Open Office Calc, site Helpclic

Nous avons testé des tutoriels réalisés pour les deux principaux tableurs grand public, à savoir Excel et Open Office Calc. Les défauts relevés plus haut se retrouvent associés aux tutoriels des deux produits. Mais la similitude s'éloigne dès qu'on s'intéresse au « ton » avec lequel sont abordés les tâches à accomplir : les tutoriels dédiés à Excel sont souvent techniques, presque trop, et noient l'utilisateur sous une avalanche de termes peu compréhensibles pour le néophyte. Les tutoriels dédiés à Open Office Calc sont plus conviviaux, presque familiers, dans le ton et la longueur des commentaires inutiles, censés détendre l'utilisateur qui affronte le méchant tableur...

Mais aussi des tutoriels de qualité

Malgré tout, nous avons trouvé d'excellents produits qui seront d'une aide précieuse pour se familiariser avec la création de graphiques dans un tableur. Nous les reprenons ci-dessous.

Open Office Calc

La documentation associée à l'application, téléchargeable sur le site d'Open Office, s'arrête aux fonctions de base. C'est également l'option prise par le tutoriel présenté sur le site de Framasoft.

- La série de tutoriels Helpclic.net . Claire, mais le tutoriel dédié à la création de graphique s'arrête au premier niveau.

- Les vidéoformations du SITSAT de Montréal. Un nombre impressionnant de tutoriels animés (captures d'écran), mais là encore, pour ce qui est de la création de diagrammes, il faudra se contenter des fonctions simples. Néanmoins une très bonne ressource, que les animations enrichissent considérablement.

Microsoft Excel

L'offre est pléthorique, compte-tenu de la vogue de cette application dans les milieux professionnels et de recherche. Parmi les meilleurs tutoriels essayés :

- Tableau de bord avec Excel. Site entièrement dédié à Excel. La page « graphique » fournit un bon tutoriel pour les fonctions de base.

Le Compagnon. Célèbre site de tutoriels pour les logiciels Microsoft. Des explications claires, mais une entrée par les fonctions qui s'avère très peu pratique lorsqu'on ne sait pas exactement quoi faire pour améliorer sa réalisation ! Néanmoins, les étapes de réalisation sont détaillées et les captures d'écran très claires.

- Jeanviet Guide web et PC. Voici des tutoriels qui abordent les fonctions complexes. Voyez par exemple « Excel 2007, créer des graphiques qui réagissent à vos données ». Tutoriel très complet, dans lequel vous sélectionnerez ce dont vous avez besoin. Et ce n'est qu'un tutoriel parmi d'autres... On aimera ou pas le ton très « copain » et un peu relâché de la narration. Malgré tout, du très bon travail.

Microsoft Office Online. Nous avons gardé le meilleur pour la fin. Les « aides et procédures » mises à disposition sur le site lié à la suite Office en ligne (cette application en ligne n'étant accessible dans son intégralité qu'aux possesseurs des dernières versions du pack Office...) sont excellentes. La série d'articles sur Excel est un modèle du genre. Notre guide dans cette série s'appelle Madame Trouvetout, et elle s'adresse à nous sur le ton de la conversation. Surtout, les articles abordent les fonctions par les usages et les tâches à réaliser : « Je ne sais pas vous, mais moi j’adore les rapports. Surtout quand il y a des chiffres. Pourquoi ? Parce que je peux alors mettre à profit l’incroyable talent d’Excel 2007 pour les graphiques. Je sélectionne mes données, je choisis la fonction Graphiques du menu Insérer, et hop ! Un magnifique graphique en deux clics, prêt à être copié-collé. Et vous, comment faites-vous ? »

Après cette introduction, apparaît l'élément clé, qui faisait défaut à la majorité des tutoriels inventoriés (et surtout aux autres) :

"Le scénario le plus courant est le suivant. On a des chiffres, disposés selon différents tableaux. On s’apprête à les insérer dans un rapport, un dossier ou une étude, et on souhaite donc, pour les rendre plus agréables à consulter, les transformer en un magnifique graphique. On sélectionne alors un bloc de chiffres, on active la fonction Graphiques du menu Insertion et on se pose alors la question suivante : « quel type de graphique vais-je donc bien pouvoir choisir ? » STOOOP !! Je vous le dis tout net, cette méthode n’est pas la bonne. Pourquoi ? Parce que pour faire un bon graphique avec Excel, il ne faut pas se demander « quel type de graphique vais-je choisir ? », mais « qu’est-ce que je veux montrer ? ». Et ça change tout."

Nous avons droit ensuite à un véritable cours, qui va bien au-delà des simples instructions de manipulation. L'intention est toujours au coeur de la démonstration.

Pyramide des âges avec Excel, site Microsoft Office Online

Tout le potentiel de la fonction Graphiques d'Excel est passé en revue, au travers des cinq articles suivants :

  • Comment tirer le meilleur de la fonction « graphiques » d'Excel ?
  • Comment choisir le « bon » graphique dans Excel ?
  • Comment comparer et combiner les graphiques avec Excel 2007 ?
  • Réussir des graphiques complexes avec Excel : pyramide des âges et diagramme ombrothermique.
  • Trucs et astuces pour la fonction Graphiques d'Excel 2007.

Le quatrième article est totalement bluffant : qui savait qu'on pouvait créer de tels produits sophistiquées avec un tableur grand public ? Manifestement, Microsoft joue ici l'excellence et les usages spécialisés, dans le droit fil des usages réels de son produit.

Enfin, si vous préférez voir plutôt que lire, adoptez ces tutoriels vidéos, réalisés par un ingénieur pédagogique dans le cadre de la préparation du C2I.

Rédiger un tutoriel, pourquoi pas ?

Si vous souhaitez à votre tour vous lancer dans la réalisation de tutoriels pour applications informatiques, voici quelques points de vigilance :

1- Occupez l'espace vide, à  savoir l'apprentissage des fonctions complexes. Le champ des fonctions simples est très largement occupé.

2- Raisonnez à partir des usages repérés de l'application, et des tâches à réaliser. Pour cela, observez des utilisateurs, encore et encore, dans différents milieux d'apprentissage et professionnels.

3- Adoptez le ton juste vis à vis de votre public et impliquez-le : posez des questions, évoquez des situations d'usages familières.

4- Et surtout... Ne traitez pas les apprenants comme des incapables. Évitez de commencer votre tutoriel par « c'est si facile de... », alors que votre lecteur peine depuis plusieurs heures pour réaliser l'opération que vous allez lui expliquer. Dans l'autre sens, ne lui faites pas sentir que « ça suffira comme ça » et que vous gardez le plus complexe (mais le meilleur) pour vous... Le désir de maîtrise d'éléments difficiles est un excellent moteur d'apprentissage.

 

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