La préparation d’une conférence en ligne réussie

L’utilisation des conférences web pour la livraison de cours de groupe se justifie de plus en plus fréquemment aussi bien du point de vue économique auprès d’audiences spécialisées, professionnelles et dispersées, qu'en termes d'efficacité didactique.

En classe, bien que l’environnement soit connu et contrôlé, préparer un cours demande du travail; à distance la situation peut apparaître d’autant plus complexe que les environnements sont multiples et les aléas potentiels plus nombreux.

Mais la distance n'est pas uniquement synonyme de complexité; la technologie permet des rapports différents et, si elle est bien utilisée, peut rendre l’expérience bien plus profitable et active qu’une présentation classique en classe.

Dans le modèle PREP (Planning, Rehearsal, Execution, Post Mortem) ou 4P en français (Planification, Pratique, Présentation, Post-Mortem), on consacre plus de temps à la préparation qu'à la pratique et  à nouveau plus de temps à la pratique qu'à la présentation elle-même, car une expérience d’enseignement synchrone fluide et participative implique d’ajuster de nombreux éléments didactiques et techniques en un tout cohérent, attrayant et agréable.

Les étapes du 4P

Planification

Apprendre à utiliser la plate-forme

Vous devez arriver à être totalement à l’aise avec la plate-forme de conférence web, de manière à ne plus penser à sa manipulation et à rester concentré sur votre sujet.  Même si les conventions d’utilisation se ressemblent d’une plate-forme à l’autre, elles ont toutes des différences et il est préférable de connaître les spécificités de celle que vous utilisez.  Cette connaissance vous sera nécessaire pour les deux prochaines tâches de préparation de la logistique et de l’interactivité du contenu.

Planifier la logistique

Une fois que vous aurez maîtrisé l’essentiel de la plate-forme, vous consacrerez un temps encore plus important à la logistique de votre événement.  Une des questions clé est la transmission du son. Si votre audience est dispersée dans un milieu ouvert, vous devrez vous assurer que chaque participant possède un combiné casque et micro pour ne pas déranger ou être dérangé par son environnement local. 

Testez les transmissions, spécialement si vous prévoyez des participants avec une faible bande passante. Déterminez avec soin l’heure et de la date qui conviendront à la majorité des participants.

Préparer le contenu et l’interactivité

Si vous transférez du contenu d’un cours en présence vers une web conférence, prenez le temps de bien séparer ce qui peut-être couvert par des activités pré et post conférence et ne conservez que ce qui a absolument besoin d’être couvert en direct.  Ceci libérera du temps pour les exercices et les échanges.

Tous les principes s’appliquant aux présentations PowerPoint s’appliquent évidemment ici.

Les espaces de rétroaction, l’ajout de quizz ou d'exercices en ligne s'avèrent essentiels à votre conférence. Il n'est pas indispensable d'utiliser des outils technologiques : un chat peut parfaitement être remplacé par des mains levées visibles à l'écran pour prendre la parole. Faites preuve de créativité.

Créer du matériel de support ou un manuel du participant

 Avant la conférence, faites parvenir aux participants un manuel ou des supports pédagogiques. Instructions d’utilisation, programme, ligne de temps, déroulement prévu, préparation et suivi prévu ou nécessaire, références... constituent autant de rubriques à intégrer au manuel.

Composer l’équipe de facilitation et déterminer le rôle de chacun des membres

La présentation, l’animation, le soutien technique et la gestion des interactions de nombreux participants ne peuvent être accomplies efficacement par une seule personne.  Selon la complexité, l’équipe de support pourra être plus ou moins importante, mais chacun devra savoir tenir son rôle avec compétence.

Les répétitions (Pratique)

Même les conférenciers chevronnés ne sautent pas cette étape.  En ligne, bien des choses sont différentes et tous les membres de l’équipe doivent se coordonner.  L’objectif est de réaliser un événement fluide, intéressant et participatif. Il est donc vivement recommander d'effectuer des répétitions, d'abord sans audience puis avec une audience test, dans un environnement aussi fidèle que possible à l’environnement de livraison final. Notez les ajustements nécessaires après chaque répétition. Continuez tant que vous sentez que quelque chose accroche; soyez sur que plusieurs autres personnes éprouveront la même chose que vous.

Présentation

Pour être certain que tout se déroule sans anicroche :

• Branchez-vous 30 minutes avant le début de la session;
• Accueillez les participants;
• Commencez et terminez en respectant l’horaire et les participants;
• Affichez les numéros d’appels de la conférence et du soutien technique;
• Impliquez les participants rapidement en leur indiquant toutes les possibilités d’interaction;
• Laissez le temps aux participants de répondre aux questions ou aux sollicitations;
• Ayez un ordinateur supplémentaire connecté en tant que participant-témoin, pour savoir et voir ce que les participants expérimentent en réalité.

Post-Mortem

Qu’avez-vous fait, que s'est-il passé, quels éléments ont été les plus appréciés, qu’est-ce qui a fonctionné, etc ?

Le post-mortem est le moment dédié à l'évaluation de la performance, grâce aux rétroactions des participants et de l’équipe de facilitation.  À la fin de la présentation, il est courant de demander les commentaires des participants. Il est aussi sage de demander ceux de l’équipe.

Voici donc un mode d'emploi détaillé pour mener une conférence à distance réussie.

PREP for Web Conferencing Success de Darlene Christopher - Learning specialist au World Bank Group à Washington, D.C.
Le blog de Mme Christopher

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