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Archivage électronique : mode d’emploi juridique

le 22 septembre 2008

Indépendants - Ressources gratuites

L’arrivée en Afrique des Tic a commencé à développer des habitudes qui, à long terme, pourraient s’avérer dangereuses. En formation en ligne, par exemple, l’idée des droits d’auteur n’avait jamais été considérée comme un problème. Le partage de la science étant un phénomène naturel.

L’archivage électronique représente aujourd’hui un autre de ces phénomènes dont la réglementation s’impose progressivement, mais confidentiellement aussi, pour ceux qui ne savent pas qu’elle s’applique à tous les internautes. Le 16 mars dernier, après des articles déjà publiés dans Thot et d’autres organes, Le journal du Net a présenté un intéressant dossier sur ce sujet.

Selon le journal « Archiver des documents électroniques correspond à l’idée de pérennité de l’information avec la possibilité de la restituer intègre et fidèle, c’est à dire identique en tout point à celle de son origine. Cette opération visant à conserver des informations ayant une valeur probatoire ou des effets juridiques concerne toutes les personnes juridiques sans exception, qu’elles soient physiques, morales, privées ou publiques »

En vulgarisant ces principes, il rappelle les deux objectifs de l’archivage électronique : porter sur des documents servant de pièces justificatives dans le cadre de contrôles administratifs (ex : fiscal ou social), et permettre la production d’actes juridiques valant preuve en cas de litige.

L’archivage électronique répond donc, même dans sa définition, à une stricte application des termes de la loi qui stipule que "l’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité."

Des systèmes normatifs accompagnent cette réglementation plusieurs fois amendée en France. Ainsi, "les spécifications relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes".

D’où l’intérêt de connaître et d’appliquer cette norme étant donné que, dans les systèmes d’archivage électronique, l’intégrité, la fidélité, la sécurité et la pérennité sont recherchées pour garantir les documents. Pour atteindre l’objectif d’intégrité la norme NFZ42-013 privilégie notamment, à défaut d’autres dispositifs ou méthodes qui serait équivalents ou complémentaires, de stocker les documents sur des supports non réinscriptibles de type WORM (Write Once Read Many), gérés, du point de vue fichiers et volumes, conformément au standards ISO 13490 ou 13346

La totalité et l’intégralité de cette utile réflexion sont à découvrir dans ce dossier.

Ces mesures, qui semblent encore lointaines pour être mises en pratique en Afrique méritent néanmoins d’être largement connues et préparées, pour que , le moment venu, l’Afrique propose des dispositions qui lui conviennent et qui ne lui soient pas imposées de l’extérieur comme cela est le cas dans plusieurs domaines.

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