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Comment le conseil régional Île de France se transforme en organisation apprenante à partir de ses espaces?

Le conseil régional Île de France : espace open, flex ou fixe

Par Denis Cristol , le 11 février 2019

Le geste architectural transforme le geste professionnel

Le conseil régional ile de France sort du centre de Paris pour investir un nouvel espace de 31 000m2 à Saint Ouen« au-delà du boulevard périphérique » qui marque une frontière entre Paris centre et le reste de l’agglomération. Cet immeuble de nouvelle génération inspiré du site Les  Dunes de la société Générale, d’Orange Garden ou encore de l’ambition d’organisation libérée du Ministère de la sécurité sociale belge projette cette collectivité territoriale dans des modalités flexibles et collaboratives du travail. Le bâtiment offre une salle de sport, salle de créativité, les services d’une conciergerie, un auditorium, 3 tisaneries par étage, des salles de réunion et des espaces de rencontre aux tailles variées, des espaces de travail modulable.

Politiquement et urbainement, c'est l'occasion de sortir du centre de la ville dans un aménagement plus équilibrée du territoire. En partant du centre-ville historique et en franchissant le périphérique, le signal adressé est celui d'un rééquilibrage des installations administratives sur le territoire. Tous les collaborateurs n’ont pas suivi le mouvement. Mais ceux qui l'ont fait bénéficient de télétravail de 1 à 2 journées, d’autres ont été accompagnés pour changer de mission. Le déménagement est aussi un projet de réorganisation qui a permis de resserrer la ligne hiérarchique, parfois même un échelon hiérarchique disparaît.

Économiquement le nouveau lieu de travail permet à la région de faire diminuer son budget de location de 30 à 21 millions d’euros, ce qui est significatif quand les ressources sont plus faibles. Par ailleurs la généralisation du télétravail a aussi permis d’optimiser l’espace (par exemple : 16 postes de travail suffisent désormais pour une équipe de 25 personnes), et les temps de déplacement des agents qui bénéficient aussi d’une compensation de 10 euros par mois pour couvrir l’abonnement à une box.

Technologiquement c'est un levier pour accompagner la dématérialisation. Un à un les services sont invités à dématérialiser leur procédure. Par ailleurs, pour marquer les esprits chacun des collaborateurs qui a déménagé a été invité à faire un unique carton d’affaires personnelles pour rejoindre le nouvel espace de travail. Des formations pour apprendre à travailler sur des environnements numériques ont été organisés pour ancrer de nouvelles habitudes.

Les espaces du nouvel immeuble sont des espaces-ouverts, des espaces «flex office» ou des bureaux fixes.

  • Espace ouvert (Open space) : pas de cloison entre les membres des équipes, des bureaux attitrés et des salles de réunions ou des box à réserver. C’est notamment le choix du Directeur Général qui a choisi cette solution et sert de modèle pour ceux qui ont des doutes sur cette formule collaborative.
     
  • «Flex office» : chacun dispose d’un casier où il place ses affaires après une journée de travail. Lors de la prise de poste, il choisit un bureau disponible et s’installe à côté d’un collègue pas forcément le même.

    Les avantages du flex : Rencontres avec une variété d'acteurs de l'institution, souplesse.
    Les inconvénients du flex : Multiplicité de liens faibles à la place de liens forts, pas d'espaces désorganisés et créatifs.
     
  • Le fixe : bureau attitré où les agents travaillent à deux au minimum.

La transformation a concerné près de 1450 personnes du siège sur 1800 agents. Après une expérimentation de 3 mois et une forte sensibilisation des acteurs sociaux, 1100 agents télé-travaillent désormais sur 1 ou 2 jours par semaine  (50% sur 1 jour et 50% sur 2 jours). Chaque agent est équipé d’un ordinateur portable avec une solution de téléphonie intégrée et un VPN pour accéder à ses dossiers à distance. Ils bénéficient en outre de la possibilité de travailler dans 3 lieux différents préalablement déclarés et éventuellement de ticket d’accès à des lieux de télétravail via un marché passé par le conseil régional.  Les managers ont été libres d'organiser leurs espaces avec leurs équipes. Ils ont été aidés et formés au management à distance, au télétravail et à la vie sur un espace ouvert par le cabinet Citica et par une architecte spécialisée sur les nouveaux espaces

Pendant toute la période des « référents conduite du changement » pionniers de la transformation et des modes de travail de demain ont eu pour rôle de diffuser des informations suite aux visites de lieux fonctionnant déjà sur ces modalités et de faire des remontées d'information en provenance des équipes. Ces référents ont aussi eu pour mission de participer à la rédaction de charte de vie en espace ouvert.

La mise à disposition de ressources pour favoriser la transformation par exemple d'espaces et de temps est-elle suffisante pour générer une organisation libérée rendant plus autonome ? Ça n'apparaissait pas sûr, c'est pourquoi le campus cadre qui est né à l’occasion de ce processus joue un grand rôle.

Le campus des cadres : un outil de formation atypique au service de la transformation

Le campus des cadres a été créé début 2017, mais il a déjà organisé 45 actions, pas forcément des stages, pour 673 personnes. Il a pour objectif d'accompagner la transformation dont les nouveaux espaces sont le symbole. Le campus a été imaginé à côté mais en complémentarité du service formation. Ce qui se passe dans campus est moins tracé, avec une velléité de découverte du monde externe pour s'inspirer et faire évoluer les pratiques managériales. La cible est constituée de tous les managers du siège (soit 300 personnes) et pour les 470 lycées gérés par le conseil régional soit 700 responsables.

Le campus promeut une offre de service riche dont :

Par ailleurs des cadres participent au « G50 » qui réunit les principaux DGA et directeurs, mais aussi profitent d’une diversité d’afterworks qui renforcent leur culture managériale.

Les effets

Une véritable respiration pour les bénéficiaires

Les bénéficiaires du campus apprécient les ateliers opérationnels, la qualité et la diversité de formation en présence ou à distance. Dans un premier temps les actions menées ont permis de déconstruire les peurs par exemple du télétravail, (comment le vivre, l’organiser, l’évaluer), mais également de se rencontrer et de former une communauté.

Les possibilités de développement

L’équipe de campus poursuit son effort de développement de pratiques innovantes et imagine former des agents à animer des hackhatons, de former des cadres à la facilitation et à l'intelligence collective, ou bien à laisser plus d'autonomie aux équipes, à développer plus de transversalité entre directions ou à explorer des nouveaux sujets managériaux. Ce qui peut survenir dans cette lancée c’est une extension des pratiques de codéveloppement pour les Directeurs Généraux volontaires, plus de travail collectif en équipe de direction, plus de travail avec des outils collaboratifs type office 360, mais aussi une évaluation et un suivi à mieux organiser avec des réunions collaboratives pour les encadrants. 

Ces projets passeront par faire connaître l'offre encore mal connue mais aussi concurrencée par l’externe et l’interne (présentation de films soutenus par la région, présentation de métier ou conférence d’ouverture) et de poursuivre le changement de culture pour révéler le potentiel des agents et enlever les silos qui subsistent.

Les façons de travailler

Il est trop tôt pour dire si l’architecture et la façon de repenser l’espace et le temps de travail améliorent les résultats de l'organisation, mais ce qu’il reste d’une visite d’un tel lieu génère beaucoup d’inspiration sur les manières de travailler et d’apprendre ensemble. Le conseil régional s’est transformé en organisation apprenante à l’occasion de ce projet. Ce que permet le campus cadre c’est justement d’allier un espace design avec de nouvelles formes de management qui font une plus large place à la confiance et au plaisir de travailler et d’apprendre ensemble. 

 

Sources

Conseil Régional Ile de France https://www.iledefrance.fr/

Orange Garden https://laborange.fr/article/le-kiosque/orange-gardens

Ministère de la sécurité sociale Belge
http://www.organisationslibérées.fr/entreprise/2016/01/27/ministere-de-la-securite-sociale-belge/

Les Dunes Société Générale https://www.societegenerale.com/fr/innovation-et-digital/les-dunes  

Flex office https://cowork.io/fr/blog/flex-offfice-smartoffice/quest-flex-office-bureau-flexible

Open space https://solutions.lesechos.fr/bureau-coworking/c/les-avantages-et-inconvenients-de-lopen-space-7695/

Le Figaro - 3 choses à savoir sur le déménagement du conseil régional ile de France 
https://immobilier.lefigaro.fr/article/3-choses-a-savoir-sur-le-demenagement-du-conseil-regional-d-ile-de-france_7abbb734-04d1-11e8-9c17-e8e9a4c74ce5/

Citica - http://www.citica.com/

Pelegrin-Genet - http://epelegringenel.com/

Isaac Getz - https://changethework.com/entreprise-liberee-isaac-getz/

Martin Duval sur l’intelligence collective
https://www.helloopenworld.com/intelligence-collective-on-decidait-a-plusieurs-8552

Laurent Combalbert sur le risque managérial  https://www.youtube.com/watch?v=iCb3qD_V8mc

Alexandre Jost sur le bonheur au travail
https://www.liberation.fr/france/2016/09/19/alexandre-jost-le-bonheur-au-travail-est-aussi-un-enjeu-pour-la-performance-du-pays_1503054

Claude Mathiot sur le leadership positif

Louis Felix Binette sur les  nouvelles modalités de travail
https://www.open-nextdoor.com/speakers/louis-felix-binette/

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