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L'agilité en changeant les modèles

Le management d'aujourd'hui formalisera-t-il l'école de demain ?

Par Virginie Guignard Legros , le 18 août 2019 | Dernière mise à jour de l'article le 20 août 2019

Complexe, vous dites ?

Face à la complexité de plus en plus d’entreprises embrassent les méthodes agiles pour répondre à leurs besoins en matière de développement de projets, de management d’entreprises et d’équipes. C’est la première fois que le monde professionnel prend le pas en mettant complètement de côté les enseignements de l’école ou alors est-ce que c’est l’école qui n’a pas suivi ? Entre la poule et l’oeuf, il toujours compliqué de savoir qui est à l’origine ou qui est responsable de quoi. Je propose dans cet article de faire un état sommaire des mutations agiles et des solutions développées par les uns et les autres.

“L’agilité dans les organisations est à toutes les sauces et on entend de plus en plus parler de l’entreprise agile ou libérée. Après un premier réflexe de rejet et de méfiance vis à vis de ce mouvement sur fond de règlement de compte entre les détracteurs et les partisans dogmatiques, le temps de la lucidité et de la maturité est arrivé.

Quels que soit leur nom, entreprise agile, libérée, société à responsabilité augmentée (SARA), entreprise organique, entreprise neuronale, entreprise holistique, démocratisée… chaque jour de nombreuses entreprises, de toutes les tailles et de tous les secteurs, se lancent dans la démarche. La volonté de ces entreprises de trouver des moyens pour épouser la complexité de notre monde et pour répondre aux nombreux enjeux de ce début de siècle les poussent à réinventer l’organisation et le management dans l’entreprise”.

Source : Ekilium coaching agile et professionnel - 2018 - https://www.ekilium.fr/blog-coaching/

La logique ancienne était que la structure scolaire formate la structure de management d’entreprise : L’école de nature hiérarchique a formatée pendant longtemps le management hiérarchique des organisations comme un modèle unique que l’on transmet d’une structure à l’autre. Tout comme l’entreprise, l’école elle aussi se complexifie et elle est tirée aujourd’hui en avant par les structures professionnelles qu’elle a formaté hier et qui ont dû muter rapidement en la laissant à la traîne. La locomotive scolaire d’hier est devenue aujourd’hui un wagon qui doit suivre du fait de la terrible accélération de notre monde et de ses innovations. La question sous-jacente est la suivante : Comment l’école va pouvoir prendre ce tournant ? 

SCRUM ?

“Scrum est un schéma d’organisation de développement de produits complexes. Il est défini par ses créateurs comme un « cadre de travail holistique itératif qui se concentre sur les buts communs en livrant de manière productive et créative des produits de la plus grande valeur possible »1. Scrum est considéré comme un groupe de pratiques répondant pour la plupart aux préconisations du Manifeste Agile.

L'infrastructure de développement s'appuie sur le découpage d'un projet en boîtes de temps, nommées « sprints ». Les sprints peuvent durer entre quelques heures et un mois (avec une préférence pour deux semaines). Chaque sprint commence par une estimation suivie d'une planification opérationnelle. Le sprint se termine par une démonstration de ce qui a été achevé. Avant de démarrer un nouveau sprint, l'équipe réalise une rétrospective. Cette technique analyse le déroulement du sprint achevé, afin d'améliorer ses pratiques. Le flux de travail de l'équipe de développement est facilité par son auto-organisation, il n'y aura donc pas de gestionnaire de projet.”

Source : SCRUM - Wikipédia - https://fr.wikipedia.org/wiki/Scrum

Si l’exemple de SCRUM est limité par sa structure, le sujet devient vaste lorsqu’on le regarde du point de vue non plus du groupe local mais de l’échelle d’entreprise globale. Je vous propose de regarder différents outils ou modèles d’organisation du point de vue de cette échelle d’entreprise. Et, si certains d’entre-vous qui lisez mon article sont inspirés pour imaginer des piste de programmes scolaires basés sur ces méthodes, vous pouvez me faire parvenir vos projets pour illustrer une suite à cet article.
 

“En quoi l’agilité à l’échelle est-elle différente des autres pratiques agiles ?

«Scrum est une pratique couramment utilisée pour délivrer une solution informatique, mais elle est assez limitée du point de vue de la transversalité et de l’ampleur des actions mises en place, ne permettant d’avoir qu’une seule équipe en gestion d’un unique projet.

En conséquence, il est presque impossible de prioriser uniformément les développements pour l’ensemble des projets d’une organisation et de visualiser les impacts d’un projet sur un autre. Les équipes peuvent avoir des difficultés à se synchroniser, ne disposant pas d’outil de suivi global des différentes livraisons.

À plus grande échelle, il est donc nécessaire de mettre en place des actions de coordination, de priorisation et de synchronisation des tâches d’une entreprise afin de pouvoir gérer son portefeuille de projets dans sa globalité.

L’agilité à l’échelle implique de créer une organisation permettant de faire travailler toutes les équipes agiles ensemble autour d’un même produit, voire d’un même ensemble de produits, alors que Scrum s’applique en quelques semaines ou quelques mois sur un nombre réduit d’équipes.

Il est nécessaire de transformer de manière globale l’entreprise du point de vue de sa culture, de la façon de travailler des équipes et d’interagir en valorisant le leadership, la collaboration et le partage d’informations, la focalisation produit, ou encore la culture de l’échec (dans le cas où l’on en retire rapidement des enseignements) pour que l’agilité à l’échelle fonctionne sur le long terme”.

Source : L’AGILITÉ À L’ÉCHELLE : DE LA THÉORIE À LA PRATIQUE
par Celencia  - 26 novembre 2018
https://www.celencia.fr/blog/lagilite-a-lechelle-de-la-theorie-a-la-pratique/

Le dernier paragraphe indique quelques pistes sur comment pourrait être l’enseignement de l’école de demain: le groupe, le leadership, la collaboration, le partage, l’objectif projet qui remplace celui de la réussite de l’individu, la culture de l’échec. Ce qui devient presque en contradiction avec la structure élitiste et compétitive qui régit la majorité des écoles de la planète.

Les différents modèles de l’agilité à l’échelle

1. Le “modèle” Spotify

Le 1er élément à préciser avec ce “modèle” est qu’il est spécifique à Spotify et n’a pas vocation à être utilisé en dehors de cette entreprise… Par ailleurs il est fort probable qu’aujourd’hui en 2019, Spotify ne fonctionne plus avec le modèle exact présenté en 2012. Cela permet de montrer qu’appliquer à la lettre une quelconque méthodologie agile à l’échelle sans prise en compte de son contexte n’est pas la meilleure stratégie...

La Squad

La squad est une équipe pluridisciplinaire et autonome sur un périmètre/fonctionnalité pour concevoir, implémenter et opérer. Sa taille varie de 5 à 10 personnes maximum et sont totalement autonomes, elles décident elle-mêmes de la méthodologie agile à appliquer : scrum, scrumban, kanban, lean startup en complément,... 

Ces squads sont le plus souvent accompagnées par un coach Agile en soutien et regroupées au sein de “Tribe”.

 

Ces tribes doivent regrouper des squads qui travaillent sur un même enjeu fonctionnel ou technique, l’objectif est de faire des regroupements qui ont du sens au niveau de l’organisation. Il a été conseillé de limiter la taille de ces «tribes» à 80 personnes pour garantir un fonctionnement optimal.

Enfin, viennent s’ajouter les “chapter” et les “guilds”. Ces regroupements ont pour objectif de favoriser la transmission et le partage mais chacun avec sa spécificité. Les chapters sont des regroupements des profils similaires dans une tribe. Chaque chapter aura un manager qui sera responsable du management et du développement RH des membres de son chapter. Par ailleurs, les guilds sont des regroupements, des communautés autour d’un intérêt commun sans aucune obligation et basé uniquement sur le volontariat. Cela va permettre aux collaborateurs de développer les compétences qui les intéressent...

Source : Agile à l’échelle : les différentes alternatives pour relever le défi
par V. Martinez - avril 2019 - https://medium.com/meetech

Le modèle Spotity est un entrelacement de petites équipes qui se croisent et se recroisent pour solidifier l’information entre groupes, entre pairs, autour de centre d’intérêts. Ce sont des entrelacs de cellules vivantes. C’est un système organique et évolutif basé sur des consortiums.

“2. La méthode SAFe (Scale Agile Framework)...

...la méthodologie préférée des entreprises du CAC 40

...Le grand avantage de la méthode SAFe est qu’elle permet de donner une solution clé en main à une entreprise souhaitant appliquer l’agile à l’échelle pour un ou des programmes embarquant de 50 à 150 personnes.

La base de SAFe est de définir 3 niveaux de gouvernance pour l’agile à l’échelle :

  • La gestion de portefeuille projet
  • La gestion de programmes
  • La gestion d’équipes

Pour articuler ces niveaux de gouvernance, un concept centralise la méthodologie SAFe. Ce concept, c’est le “Train” ou “Art” pour Agile Release Train. Pour être concret, le train représente le backlog nécessaire au niveau programme pour atteindre l’objectif défini. Ce Train va donc embarquer l’ensemble des acteurs SAFe quelque soit leurs niveaux (portefeuille de projets, programme, équipes) et sera la base de travail de chaque “Program Implement Planning” .

Le PI Planning ou PIP pour les initiés est une grande messe sur 2 jours qui va réunir l’ensemble des participants à un train (50 à 150 personnes) avec l’objectif d’aligner toutes les équipes sur l’objectif du train via la définition de chaque backlog d’équipe pour une durée de 5 sprints. Ce séminaire permet à l’ensemble des acteurs de se rencontrer pour aligner les développements, identifier les dépendances et prendre des décisions rapide si nécessaire. De façon schématique, le but de cet événement est de faire tomber les murs qui peuvent exister entre les membres d’un même programme afin de les tourner vers un objectif commun.

La méthodologie SAFe en une image :

 

...le périmètre de chaque niveau de gouvernance :

  • Le niveau « gestion de portefeuille projet» est lié au top management de l’entreprise et a pour objectif de mettre en cohérence la stratégie de l’entreprise avec la stratégie d’investissement pour définir des portefeuilles contenant des Epics niveau Business. Ces Epics sont définis par des “customers” conjointement avec des “solution managers”

  • Le niveau « Programme » est le niveau ou les Epics Business sont découpés pour définir un ou plusieurs trains via des Program Epics et Features. Le niveau programme est porté par des “products managers” et des “business owners”.

  • Le niveau « Equipes » équivaut à la scrum team, où des pizzas teams vont produire afin de participer à la réalisations de features et donc indirectement de Programs Epic et d’Epics business. Le niveau équipe représente le niveau de production de la méthodologie SAFe incarné par le “Product Owner”

Le point principal à retenir de cette méthodologie est qu’elle est clef en main et très complète, ce qui a pour conséquence de rassurer et d’attirer de nombreuses entreprises importantes… le reproche fait à SAFe est le suivant : Il s’agit d’un modèle très (trop) contraignant qui ne permet pas une responsabilisation facile au vu du nombre de couches de gouvernance”.

CF : Agile à l’échelle : les différentes alternatives pour relever le défi 

Cette méthode est de typologie hiérarchique avec des sous-niveaux en râteaux. La direction garde le contrôle sur tout. Il n’y a pas d’initiatives possibles dans les deux niveaux inférieurs en ce qui concerne les objectifs et la vision. Quelles différence avec les systèmes traditionnels en silos me direz-vous ? En fait, cette méthode permet de mettre en mouvement les silos traditionnels d’entreprise. Le problème du silo ’est qu’il est de nature statique. Il produit, mais ne développe pas ou peu. Les trains sont eux en mouvement et gèrent des équipes agiles. Ca pourrait être une étape intermédiaire entre hier et demain. Cela fait moins peur aux dirigeants qui restent en place et décident de l’ADN de l’entreprise.

“3. LeSS : Large Scale Scrum…

Cette méthodologie, par rapport aux deux précédents, propose de n’avoir qu’un seul Product Owner ou Product Manager pour l’ensemble des équipes. Du fait de cette spécificité, cette méthodologie n’est recommandée “que pour” 9 équipes scrums soit environ 70 personnes. L’unique PO ou PM va être chargé d’apporter le liant entre les différentes équipes Scrum qui, normalement, travaillent de manière totalement indépendantes.

Pour atteindre cet objectif de synchronisation, les cérémonies sont les suivantes :

  • “Sprint planning 1” : Lors de ce ce sprint planning, le PM présentera son backlog à l’ensemble des équipes du LeSS, représentés par 1 ou 2 ambassadeurs. Ce sont les équipes scrums qui vont définir, entre elles, les US que chaque équipe va embarquer avant de faire un autre sprint planning : le sprint planning 2

  • “Sprint planning 2” : Ce sprint planning n’existe que si plusieurs équipes scrum doivent travailler ensemble sur la réalisation d’une US présenté par le PM. Si de telles US n’existent pas alors chaque équipe scrum refait un sprint planning interne classique afin de redécouper les US du PM pour créer le backlog de l’équipe Scrum

  • “Daily Sprint” : Le daily sprint est un daily classique avec l’unique particularité que si plusieurs équipes scrum travaillent sur un même sujet alors chaque équipe peut envoyer un observateur au daily de l’autre équipe afin de gérer la ou les adhérences

  • “Sprint Review” : Présentation par le PM en présence de l’ensemble des équipes du travail réalisé aux clients

  • “Sprint Retrospective” : Cérémonie identique à celle de la méthodologie scrum à l’exception que le PM ne peut pas assister à celle-ci

  • “Sprint Overall Retrospective” : Cette cérémonie en LeSS qui n’existe pas en Scrum a pour objectif de faire une rétro en dehors des équipes de devs sur le sprint réalisé.

  • “ Overall Product Backlog Refinement” : Cette cérémonie permet, en amont d’un sprint, de préciser les US afin de donner le plus d’éléments possibles aux scrum teams afin que ces dernières puissent s’engager en toute connaissance de cause. Comme le sprint planning 1, cette cérémonie regroupe le PM et deux représentants par équipes.

Cette méthodologie inspirée de Scrum est, comme vous avez pu vous en apercevoir, très accessible et simple à mettre en oeuvre tout en respectant le plus possible les éléments basiques de l’agile. Ce qui fait sa force fait aussi sa faiblesse et limite le nombre de participants maximum pour cette méthodologie qui de facto ne semble pas répondre aux enjeux d’une grosse entreprise”.

CF : Agile à l’échelle : les différentes alternatives pour relever le défi 

Cette méthode est basée sur le rituel de communication au groupe. Tout repose sur la communication avec le groupe. Mais, elle est à sens unique du haut vers le bas. Tout le monde est au courant de tout, mais est-ce que tout le monde a sa voix pour optimiser, construire… c’est loin d’être évident. C’est un point auquel le management doit être attentif.

“4. SoS: Scrum of Scrum

...Cette méthode a pour but de synchroniser 5 à 10 équipes scrum de la manière la plus légère possible. Comme son nom l’indique, le scrum de scrum va être une mise à l’échelle du scrum par le scrum. Pour ce faire, il y aura une cérémonie pour cristalliser tout cela : le Daily Release.

Le Daily Release a pour objectif de synchroniser les différentes équipes via un stand up non pas quotidien comme son nom l’indique mais un jour sur deux. Cette cérémonie réunira un membre de chaque équipe afin d’identifier les avancements et points de blocages comme un daily classique. D’ailleurs, il est conseillé de faire surveiller cette cérémonie par un Scrum Master afin de respecter l’esprit du daily. Le type de membre qui participe à cette cérémonie (dev, po..) est défini en fonction du contexte et du type de projet. Ce Daily Release sera l’occasion de suivre le backlog dédiée à cette émanation.

Côté PO, il est conseillé d’avoir un comité PO hebdomadaire afin de définir une vision commune avec la présence d’un Chief Product Owner ou Product Manager qui pourra garantir la direction globale du ou des produits”. 

CF : Agile à l’échelle : les différentes alternatives pour relever le défi 

Le rituel SoS est assez rigide. Tout est basé sur la synchronisation des équipes, ce qui est une bonne idée permettant d’optimiser les études, la production et les équipes. De mon point de vue, cela touche plus à l’optimisation qu’à l’agilité. L’optimisation d’inter-relation entre cellules agiles est bien certainement important, mais ce n’est pas tout dans une entreprise.

Il existe d’autres méthodes agile d’échelle. Cette liste n’est pas exhaustive. Chacunes d’entre-elles est le fruit d’expérimentations.  J’espère que ce sujet vous inspirera à m’envoyer des nouvelles modélisations scolaires par silos, par bribes ou par projets. Cet article fera peut-être l’objet d’une suite tout bientôt !

Source Image : Pixabay Rawpixel

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