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Publié le 25 mai 2020 Mis à jour le 11 novembre 2020

Trois étapes pour une autoformation au télétravail.

Votre organisation, votre image, mais aussi votre équilibre !

Les réactions à l'épidémie due au coronavirus laissera des traces dans notre façon de travailler. Expérimenter à grande échelle les réunions à distance nous a amenés à nous interroger sur la valeur des anciens modèles. Faire des heures de transport pour se réunir dans des salles semble de moins en moins attractif. Exercer son métier au moins partiellement en télétravail pourrait bien devenir la norme pour beaucoup d’entre nous.

Il est donc pertinent de nous former au télétravail. Outils, méthodes, organisation, communication avec vos équipes... Nous vous proposons un parcours avec quelques liens.

Utiliser les outils de visio, participer aux réunions, en organiser.


Niveau 1 : utiliser les outils, participer, animer

Votre premier objectif : sélectionner les outils pour communiquer avec vos collègues. Vous devez être capable de lister les principales fonctionnalités de ces applications et évaluer leur intérêt. Plutôt que des comparatifs un peu froids, privilégiez les remontées des utilisateurs, la prise en compte des stratégies des fournisseurs, leurs liens avec d’autres applications, leur engagement sur le respect des données.... Des sites comme Presse citron proposent des analyses intéressantes sur ces différents aspects.

Mais la concurrence entre les applis est si rude que les positions ne sont pas stabilisées très longtemps. De nouveaux entrants avec une vision inédite et pertinente, des opérateurs historiques capables de mobiliser des capitaux ou des stratégies d’alliance entre applications complémentaires peuvent tout bousculer. Le quadrant magique de Gartner classe les solutions selon deux axes : leur efficacité et la vision que les entreprises portent. Il est en ébullition permanente à en croire Frédéric Charles. Le télétravail implique donc une veille régulière sur les outils.

Le niveau 1 vous oblige à penser à votre équipement, mais également à votre environnement. Car, votre salle à manger porte maintenant votre image professionnelle. Testez et voyez ce qui est dans le champ et ce qui est hors champ. Certaines applications rendent l’arrière-plan flou ou le remplacent par une image neutre.

Ayez les bons réflexes : être compris. Un écran partagé plus une vidéo représentent des flux de données importants. Le son est haché ? Supprimez votre vidéo. Il est encore insupportable et vous partagez des documents ? Faîtes supporter le flux par plusieurs participants. L’un d’eux peut partager son écran, sur lequel est installé votre document, pendant que vous le commentez. Si vous souhaitez partager un fichier, envoyez-le à un collègue qui pourra le diffuser si votre connexion faiblit et vous permettra ainsi d’être audible.

Apprendre à communiquer avec ces outils. Des prises de parole plus courtes, une répartition des rôles, la ponctualité... Le ministère de l’action et des comptes publics en France nous donne des conseils de communication, en même temps qu’il édite quelques brefs conseils de choix de plateforme.

Hugues de Bonnaventure, DG de Lifesize nous donne lui aussi quelques conseils simples, mais indispensables sur le nouveau savoir-vivre en visioconférence.

Niveau 2 : une approche plus sécurisée, et plus responsable

Vous avez des repères pour comparer des applications et des réflexes pour les utiliser. Vous savez gérer votre image numérique sur les outils de vision...  N’en restons pas là. Le niveau 2 est un niveau de vigilance. Quelles sont les données que je partage ? Quelle est la fiabilité des circuits de ces données ? Le sujet est complexe et très peu de personnes dans le monde pourraient répondre...

Ces applications ne sont pas gérées par des humanistes. Nous leur confions pourtant beaucoup : nos adresses, nos messages, nos modes de vie et notre image et, dans le feu de l’action, nous ne nous sommes pas préoccupés de nos données.  À la veille du confinement, les entreprises françaises étaient fébriles au sujet de la réglementation relative aux données personnelles. Deux jours plus tard, nous avions tout oublié. Nous sommes maintenant prêts à tout déverser nos stratégies, nos savoir-faire et une partie de nos vies dans des nuages (clouds) dont nous ne connaissons rien, ceci au nom de la continuité. Dans une optique de télétravail, pensé comme une stratégie de gestion des ressources humaines, ces réflexes enfouis doivent réémerger.

Un autre point concerne l’environnement. Peu de cadres dirigeants ont une culture numérique qui leur permet d’imaginer que le partage de fichier ou de vidéo en continu, fait chauffer des serveurs et des ordinateurs... Couper les micros et les vidéos une fois que l’on s’est salué est aussi une bonne pratique.

Niveau 3 : la bonne distance du travail à distance

La question du salarié en télétravail est souvent : « Comment se déconnecter ?». Votre formation se poursuit avec un travail sur vous-même. Comment s’arrêter, comment partager son temps familial et professionnel, comment se rendre indisponible alors que tout le monde sait que vous êtes chez vous. Certains ont cru amener un peu de bureau dans leur vie, mais ils se rendent maintenant compte qu’ils vivent dans leur bureau...

Le journal le Monde propose quelques pistes avec la sociologue Caroline Datchary.

Communiquer, mais aussi travailler à distance

Une deuxième formation s’impose. Montrer une présence, communiquer, garder le lien, assurer une certaine convivialité avec les collègues est important. Mais bon, il faut aussi travailler, organiser, planifier... Les ajustements de couloir, les échanges informels prennent des formes différentes. Comment rendre visible une avancée, comment partager des documents ? Comment travailler ensemble.

Des outils comme Slack ou surtout Trello sont indispensables.

Pour une découverte de Trello (https://trello.com/fr/guide), et pour une utilisation avancée de Trello : https://blog.trello.com/fr/outil-conduite-de-projet.

D’autres outils peuvent vous convenir davantage comme plan.io ou Toggle ou certains référencés ici.

Gérer et  organiser son temps

La méthode pomodoro

La méthode pomodoro vous propose d’organiser votre temps avec une approche aussi simple qu’elle est exigeante. Dans votre formation au télétravail, vous devez inclure cette technique, dont le nom « pomodoro » fait référence aux minuteries de cuisine en forme de tomate.

Francesco Cirelli l’expose dans son livre : « La technique pomodoro ». Car il ne s’agit pas simplement de s’acheter une minuterie aux formes amusantes ou de s’équiper d’une application. Il va vous falloir de la rigueur et de la discipline. Nous allons découper notre temps de travail en tranches de 25 minutes, à l’issue desquelles nous pourrons prendre une brève pause.

Toute séquence de 25 minute entamée mais interrompue n’est pas comptée car chaque séquence doit aller à son terme. Et Francesco Cirillo nous demande de prendre en note l’organisation de nos journées en distinguant les pomodoros qui font avancer notre travail, ceux qui nous permettent de nous organiser et ceux sur lesquels nous avons renvoyé un tas de micro-tâches (personne à rappeler, mail à envoyer...). Édifiant ! 25 minutes en continu sans interruption sont un luxe rare. Il faut se battre contre soi-même et contre les sollicitations extérieures.


Si vous êtes du genre à aimer les formations qui font mal, alors nous avons ce qu’il vous faut en autoformation. L’application Forest vous montre un arbre qui pousse doucement, et qui arrive à maturité au bout de trente minutes... Mais si vous quittez l’application et si vous consultez votre téléphone, alors l’arbre meurt. Vous travaillez ainsi sous la menace d’un bucheron virtuel, compagnon invisible de vos efforts, qui est prêt à tronçonner un arbre dès que votre attention flanche... Vous avouerai-je que je n’ai pas essayé ?

De nombreuses applications de ce type existent, dans des versions moins culpabilisantes. Elles sont efficaces, mais vous laissent parfois le sentiment désagréable d’avoir invité un contremaître du XIXe siècle chez vous !



Poursuivez votre formation avec une approche moins mécanique

Votre formation à la gestion du temps pourra également s’enrichir des fameuses et nombreuses lois, parmi lesquelles Pareto et Murphy figurent en bonne place.

L’article de Kaydara conseil vous en dira suffisamment pour gagner quelques précieuses minutes chaque jour !

Prendre de la distance, voir plus loin

Comment prendre du recul, comment laisser son esprit s’échapper des échéances dictées par les outils numériques. La situation de crise nous incite à avoir une utilisation immédiatement utile de notre temps, mais il faut vite ramener du sens, et du projet...

De nombreux auteurs et penseurs ont senti l’aubaine. Ils sont devenus spécialistes de l’éloignement, du télétravail, de la proximité dans la distance en l’espace d’un mois. Mais heureusement, beaucoup de réflexions intéressantes ont aussi émergé. Ce troisième volet d’autoformation ne vous donnera pas des outils ni des méthodes, mais il pourrait bien vous aider à tenir sur la durée.

Citons la démarche de Bruno Latour, pour le cas particulier d’un télétravail contraint et collectif, dans le cadre d’une pandémie. Pour envisager le futur, il imagine un travail simple d’introspection et de discernement pour ralentir.

Dans une démarche tout aussi engagée, et toujours dans le contexte particulier de restrictions quant aux déplacements, le journal d’une confinée de Cynthia Fleury publié par Télérama nous incite à voir plus loin et à être attentif à nous-mêmes.

Veiller sur les risques psychosociaux et sur la façon dont le travail à domicile nous affecte, communiquer avec notre entourage et nos collègues, c’est enfin ce que pros-consulte nous propose avec quelques conseils simples et utiles.


Beaucoup des réflexions récentes sur le télétravail ont émergé dans un contexte particulier de télétravail massif et contraint, sans préparation réelle ni des salariés, ni des entreprises. Rien ne dit que tout soit transférable et que le vécu soit le même. Si une partie seulement de la structure est en télétravail ou si nous n’utilisons cette formule que pour une partie de notre activité, le vécu, et peut être les compétences clés, seront différents.

La veille sur les outils, la qualité de la communication avec les collègues et l’environnement, la gestion de son temps et la capacité à prendre du recul, à se projeter et à éviter que les routines s’installent restent néanmoins des objectifs valables dans les deux cas.

Illustrations : Frédéric Duriez

Ressources

Kaydara conseil — Les grandes lois de la gestion du temps — consulté le 21 mai 2020
http://www.beyondthecode.fr/les-grandes-lois-de-la-gestion-du-temps/

Outils de travail collaboratif à distance : quel bilan après la crise  - GetApp - par Caroline Rousseau
https://www.getapp.fr/blog/1599/outils-de-travail-collaboratif-a-distance-quel-bilan-apres-la-crise


Mots-clés: Télétravail

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