Écosystème des outils collaboratifs

Les choisir, les utiliser

Si vous recherchez un «outil collaboratif» dans Internet, vous serez assurément submergé par le flot de propositions : plusieurs centaines, avec chacune leurs caractéristiques imbattables.

Certains services ne font qu’une seule chose, comme le partage d’écran, la présentation en 3D ou la vidéoconférence, alors que d’autres intègrent plusieurs fonctions différentes allant de la communication à la gestion de projet en passant par le dépôt de documents.

En intégrant plusieurs services complémentaires, des géants comme Google et Facebook ont littéralement fait disparaître la plupart des services de petite taille. Qui utilise encore une application dédiée de chat ou de messagerie instantanée ? Certains services, comme la navigation partagée ou le partage de signets, se sont trouvé des niches mais la plupart, même excellents comme EditGrid, sont disparus.

Les nouveaux joueurs comme Slack ou AirTable utilisent la même tactique : intégrer plusieurs services dans une application unique et polyvalente. L’avantage de pouvoir utiliser plusieurs fonctions complémentaires dans une seule application surpasse la fidélité des utilisateurs dispersée entre plusieurs applications. Comme l'effort d'adaptation est réduit, car les fonctions se ressemblent, les meilleurs rafflent tout.

Choisir

Pour s’y retrouver, voici quelques critères simples pour préciser les besoins.

L’activité

Quel genre d’activités de collaboration seront faites ?

surtout de la communication, comme de l’échange de fichiers, de messages ou un wébinaire;
surtout de l’organisation, comme pour un événement ou un projet;
surtout de la production, comme la production de documents, d’oeuvres, de plans.

Le flux

De quel genre de collaboration s’agit-il ?

un à un, comme un vendeur, un tuteur ou un concepteur avec un client;
un à plusieurs, comme un conférencier ou un professeur avec un groupe;
ou plusieurs à plusieurs, comme dans un groupe.

La durée

Comment se déroule la collaboration dans le temps ?

ponctuelle, avec un début et une fin, comme un événement ou un projet unique;
continue, constamment renouvelé, comme les opérations d’une entreprise ou d’une classe;
en direct, comme lors d’un partage d’écran ou d’une présentation live;
en différé, comme avec des équipes sur différents fuseaux horaires,

Le domaine des outils de collaboration est en pleine effervescence. Vous trouverez ci-dessous une typologie accompagnée d’un exemple l’illustrant ainsi que des références pour aller plus loin.

Communication