La gestion du temps, une affaire de méthodes

La gestion du temps est un exercice particulièrement ardu et on peut convenir avec Jules Renard qu'« il n'y a que le temps qui ne perde pas son temps ». Depuis la nuit des temps, le défi d'une gestion efficace du temps se pose à l'homme qui essaie tant bien que mal d'y faire face à travers des outils qui rivalisent d'ingéniosité. L'emploi du temps et l'agenda dans ses deux versions (papier et électronique) figurent toujours parmi les outils d'organisation les plus prisés. Mais l'on sait en la matière que dire n'est pas faire, et qu'il ne sert à rien de dresser de belles listes sur le papier si c'est pour ne pas les suivre...

D'où la vogue des méthodes d'organisation qui ambitionnent d'entrer dans notre organisation personnelle, et pas seulement de guider la trace qu'on en laisse sur le papier.

Ces méthodes connaissent un succès croissant, basé sur le sentiment diffus que nous faisons de plus en plus de choses en un temps donné d'une part, et que nous faisons aussi de plus en plus de choses pas vraiment utiles d'autre part. La généralisation du travail sur ordinateur et la tentation permanente des petites plaisirs que nous réserve la boîte électronique et le réseau ne sont pas pour rien dans cette volonté affichée d'aide à l'organisation.

Voici deux méthodes parmi beaucoup d'autres.

S'organiser pour réussir

Getting Things Done (faire avancer les choses), plus connu par son acronyme GTD, est la méthode d'organisation des tâches que David Allen, son auteur, a formalisée dans son ouvrage éponyme paru en 2001 et sous-titré « the art of stress-free productivity » (l'art de la productivité sans stress).

L'auteur se défend d'avoir mis au point une méthode de gestion du temps et parle plutôt d'une méthode d'organisation pour réussir, dont les domaines d'application sont les engagements, l'information et la communication (Voir son site en anglais).

Dans la GTD, on trouve à peu près tous les principes sous-jacents aux autres méthodes de gestion du temps, comme le recensement des tâches, leur traitement ou leur formulation en terme de résultat à atteindre, l'organisation, la revue fréquente et l'action. Mais elle s'en distingue en ce qu'elle fait dépendre la priorité des circonstances plutôt que de la tâche. Pour Allen, une tâche n'est prioritaire qu'à l'instant T, dans un contexte donné et au regard d'une capacité physique requise et d'une autre tâche donnée, considérée comme moins prioritaire.

La vidéo, réalisée par Frédéric Le Bihan de l'école française d'heuristique, explique la démarche de mise en place de cette méthode à partir d'une carte heuristique.

Pierre Morsa propose une catégorie pour appliquer la méthode GTD sur son blog.

Une tâche et une seule à la fois

Dans la même veine, voici la méthode Pomodoro ou "méthode de la tomate". Simpliste comme technique, elle impose de se consacrer pleinement à une et une seule tâche (appelée tomate, et l'on se demande bien pourquoi) à la fois, pendant vingt-cinq minutes, puis d'observer cinq minutes de pause avant de passer à une autre tâche qui durera elle-aussi vingt-cinq minutes. Après quatre tâches, le sujet observe une pause plus longue de quinze à trente minutes.

Cette technique ainsi que ses limites connues sont présentées à la fin de cet article. Le livre The Pomodoro Technique de Francesco Cirillo est quant à lui téléchargeable gratuitement en format pdf sur la page de ressources du site qui présente également des outils de base pour appliquer la technique.

On trouvera sur Mad's blog des retours d'expérience pour se faire sa propre opinion.

Uniquement des aides à l'organisation !

A priori, cette dernière méthode transforme l'activité humaine en simple mécanique. Pas moins que les autres méthodes de gestion du temps. Les retours font état d'un enthousiasme au début de la mise en œuvre de la méthode, de la lassitude qui survient au bout de quelques temps et parfois même de la pénibilité de l'application stricte.

D'une manière générale, toutes les méthodes de gestion du temps semblent ne pas tenir compte de la spécificité de chaque individu, de la complexité des personnalité et d'une large variété de paramètres (bruits environnants, fenêtres, nombre et fonctionnement d'applications ouvertes, sollicitations externes...), déterminantes dans l'organisation du travail, sur un ordinateur par exemple. Toute chose qui invite à entrevoir ces méthodes comme des aides à l'organisation plutôt que des « clés passe-partout » qui conviendraient à toute situation. Quoiqu'il en soit, et ceci vaut pour les acteurs de la formation à distance qui sont souvent seuls devant leur écran et donc sans contrainte structurante externe, mieux vaut avoir un objectif bien défini en tête avant de se ruer sur une application que d'en avoir aucun ou plusieurs.

Photo by danielfoster437 on Foter.com / CC BY-NC-SA