Les cartes d’entreprises pour les dépenses des employés

Dans les entreprises qui utilisent des méthodes de contrôle des dépenses à l’ancienne, les employés doivent utiliser leur argent pour payer les achats de l’entreprise. Puis ils soumettent les factures et les reçus au service financier, remplissent divers rapports et formulaires et attendent le remboursement. Tout cela n’est guère pratique non seulement pour les employés, mais aussi pour le personnel chargé de comptabiliser les dépenses et les remboursements.

Les technologies modernes rendent beaucoup plus facile et rapide la gestion des dépenses de l’entreprise. Les cartes de dépenses d’entreprise pour employés pouvant être émises à l’aide de la plateforme Wallester Business peuvent changer radicalement la situation et devenir une solution clé pour les finances de l’entreprise. Ces cartes de paiement donnent au titulaire un accès rapide aux finances de l’entreprise jusqu’à la limite fixée pour son poste. Les cartes de dépenses pour employés peuvent être physiques ou virtuelles. Dans cet article, nous allons passer en revue leurs caractéristiques.

Qu’est-ce qu’une carte de dépenses ?

La mise en place d’un système de gestion financière efficace dans une entreprise nécessite l’établissement d’un contrôle total sur les dépenses de celles-ci. Les cartes de dépenses pour employés permettent de contrôler efficacement les dépenses et d’éviter celles qui ne sont pas permises. Sur la plateforme de gestion du programme de cartes, toutes les dépenses et leur utilisation sont affichées en ligne. Les achats en ligne et hors ligne sont pris en compte.

Pour les employés, l’avantage est que les fonds de l’entreprise sont ainsi toujours à portée de main et qu’il n’est pas nécessaire de passer par une longue phase d’approbation et d’autorisation pour les utiliser. La carte est assortie d’une certaine limite à l’intérieur de laquelle le titulaire peut effectuer des achats professionnels sans entrave et instantanément. Les cartes d’entreprise de ce genre peuvent être de types :

1. Prépayées. Dans ce cas, les fonds y sont déposés à l’avance. De telles cartes comportent certaines règles d’utilisation et plusieurs restrictions.
   
   
2. De débit. Les cartes de ce type sont liées à un compte d’entreprise, et l’argent est débité immédiatement après la transaction. La liste des restrictions est un peu moins longue pour les cartes de débit.
   

Grâce à ces cartes, le travail des membres du personnel chargé de comptabiliser les dépenses est facilité, et le travail des autres employés est considérablement simplifié, puisque de cette façon, ils n’ont pas besoin de déclarer des dépenses supplémentaires et d’attendre de recevoir des remboursements.

Fonctionnement des cartes de dépenses

L’employé responsable émet les cartes de dépenses nécessaires via la plateforme Wallester Business. Chaque carte est assortie d’une limite de montant et de restrictions quant à son utilisation en fonction de la description du poste et du statut de l’employé au sein de l’entreprise. Les limitations permettent d’éviter les dépenses inutiles et la possibilité d’actions frauduleuses de la part de tiers. Il s’agit d’une mesure de sécurité supplémentaire.

Exemple. Un employé du service marketing d’une entreprise est amené à voyager beaucoup dans la ville et au-delà. Il reçoit une carte qui lui interdit tout type de dépenses, à l’exception des services de transport et de commercialisation jusqu’à 1000 dollars. Il utilise la carte pour payer ses passages dans les transports publics, ses trajets en taxi ou les voitures qu’il loue. Il ne peut utiliser la carte lorsque les mille dollars alloués sont épuisés.

Si l’argent est dépensé de manière inappropriée, le service financier de l’entreprise en aura connaissance en ligne. En même temps, le fait de fixer une limite contraint les employés à n’utiliser que ce qui est autorisé en fonction de la description de leur poste. Toutes les dépenses seront affichées dans les rapports financiers générés automatiquement par le système. Le service financier sera également informé de l’utilisation d’une carte de dépenses par un employé. Tout cela est beaucoup plus facile pour le service financier que d’attendre qu’un employé fournisse un reçu papier et remplisse le rapport approprié. De sorte que les cartes permettent à tous les employés de l’entreprise de gagner du temps et d’accroître leur efficacité.

Avantages des cartes de dépenses pour employés

La part des paiements en ligne et sans contact augmente chaque année. Parmi les jeunes, beaucoup n’utilisent même pas de cartes physiques parce qu’il est beaucoup plus sûr et plus pratique d’utiliser un moyen de paiement virtuel. Les cartes de dépenses pour employés peuvent être physiques ou virtuelles. Elles peuvent être utilisées immédiatement après leur émission pour payer des services en ligne tels que la publicité sur les réseaux sociaux ou divers biens en ligne. Ces cartes sont dotées d’un IBAN individuel, ce qui vous permet de régler facilement vos achats internationaux.

Les cartes de dépenses pour employés présentent également d’autres avantages :

1. Contrôle pratique des dépenses. Les demandes de transaction sont confirmées ou rejetées en ligne.
   
   
2. Simplification de l’achat d’espace publicitaire. Des cartes virtuelles peuvent être émises instantanément pour l’achat de médias. Les cartes peuvent être émises séparément pour chaque annonceur.
   
   
3. Rapports faciles à établir. Le titulaire de la carte peut rapidement rendre compte des achats professionnels qu’il a effectués. Il suffit de télécharger une facture ou un reçu sur l’application installée sur votre téléphone, et la dépense sera immédiatement prise en compte par le service financier lors de l’établissement du rapport.
   
   
4. Intégration facile. Comme la plateforme Wallester Business est basée sur l’API REST, elle peut être facilement intégrée à n’importe quel logiciel d’entreprise. Pour gérer votre budget, vous devez créer un compte sur la plateforme. C’est très pratique, car il n’est pas nécessaire de modifier le système financier de l’entreprise.
   
   
5. Rapports détaillés. La plateforme affiche des informations sur toutes les dépenses. Des filtres spéciaux permettent de systématiser les données en fonction de n’importe quel critère. Cela vous permet d’établir des rapports plus rapidement et de contrôler les dépenses en fonction des montants et des buts.
   
   
6. Quantité illimitée. La plateforme Wallester Business vous permet d’émettre instantanément un nombre illimité de cartes.
   

Les cartes de dépenses pour employés sont des outils de paiement pratiques qui s’intègrent facilement dans votre entreprise et améliorent l’efficacité de votre gestion financière. Elles simplifient les rapports pour les employés des services financiers, et pour les titulaires de cartes, elles rendent les achats professionnels plus faciles et plus rapides.