Trouver et Retrouver l'information utile

La veille est devenue une activité à part entière, prise en charge par des professionnels relevant de domaines tels que la documentation, le marketing ou même la direction des organisations de travail. Se tenir informé des activités des organisations appartenant à son secteur, déceler les tendances avant tout le monde, scruter les comportements et opinions de ses clients, voici trois champs de veille parmi d'autres qui relèvent de la veille stratégique, grâce à laquelle la connaissance d'informations critiques permet une meilleure prise de décision.

La veille documentaire « simple » quant à elle permet de se tenir informé de l'évolution d'un sujet, sans nécessairement déboucher sur une prise de décision immédiate.

Dans les deux cas, la veille se construit dans le temps, grâce à des outils adaptés, qui changent et se diversifient.

Pour trouver, mettre en place un dispositif de veille

Un dossier déjà ancien (2006) publié sur le site des Infostratèges dresse un panorama complet de ce qu'est la veille stratégique et de la démarche à suivre pour la mettre en oeuvre.

De ce dossier, on retiendra surtout les points suivants :

Il faut soigneusement définir, avec les destinataires de l'information critique mais aussi en s'efforçant d'adopter une vision plus globale, quels sont les sujets stratégiques sur lesquels veiller;
Pour être efficace, la veille stratégique doit s'effectuer sur des ressources au plus près de la source primaire d'information (pas de veille sur des ressources de 3e ou 4e main !);
Avant d'engager la recherche, il est nécessaire d'établir un état de la question qui sera l'objet de la veille, ce qui implique d'effectuer une pré-recherche.
Il est bien sûr impératif de croiser les sources d'information et de les diversifier. Pour cela, se renseigner auprès des destinataires de l'information stratégique : quelles sont les personnes ressources de confiance ? Quels sites web de référence? On pourrait aujourd'hui ajouter : quelles communautés professionnelles virtuelles sur les réseaux sociaux ?
Pas de veille efficace sans requêtes soigneusement formulées. Ceci, pour obtenir des résultats pertinents dans les moteurs de recherche, dans les pages des sites de référence, et même auprès des personnes elles-mêmes, qui ne vous diront que ce que vous leur demandez...
La veille doit être régulière, c'est un processus qui s'étale dans le temps. D'où l'intérêt de planifier ses tâches de veille, notamment grâce à un gestionnaire électronique de tâches, tel Remember the Milk, que nous avons présenté ici, ou Google To Do intégré à l'agenda Google.

La mise en place d'un dispositif de veille documentaire ne sera pas foncièrement différent de celui qui est préconisé pour la veille stratégique, si ce n'est au niveau des enjeux et de l'effort à accomplir pour identifier et accéder aux sources pertinentes, ainsi qu'au niveau de la propension à partager les informations récoltées.

L'âge du dossier se fait évidemment sentir dans la partie consacrée aux outils utiles pour la veille... Si le suivi des fils RSS reste pertinent, il n'est nullement fait mention des sites de partage de signets, sources de bien des informations intéressantes, ni de Twitter, qui est désormais utilisé comme un outil de veille important dans de nombreux domaines. Olivier Buisson propose ainsi dans son blogue de judicieux conseils pour effectuer une veille efficace avec Twitter. La connaissance de la syntaxe de cet outil s'avère en effet précieuse pour éliminer le bruit autour des thématiques que l'on souhaite surveiller.

Plus globalement, on pourra s'inspirer des « 10 méthodes pour optimiser sa veille sur le net » proposées sur le blogue Buzz Mode d'emploi.

Pour retrouver, organiser un système de classement simple et orienté vers l'utilisation de l'info

Mais une fois l'information identifiée et triée, il faut la classer, ce qui est une autre source de problèmes. Un récent dossier du Journal du Net donne là de précieuses indications. Dans l'article intitulé Optimiser son classement, on retiendra l'idée que le classement par origine de l'information n'est pas toujours le plus pertinent. Selon Laurence Einfalt, interrogée sur le sujet, « il est préférable de classer les informations en fonction des occasions de les utiliser : étude de la concurrence, réunions commerciales, plan marketing... plutôt que newsletter X, revue de presse Y.. ». A moins, évidemment, que la meilleure perception possible de l'émetteur de l'information ne constitue le coeur de l'information à collecter. C'est notamment ce que font les entreprises qui cherchent à définir nos « profils » à travers nos comportements de navigation sur le web.

La simplicité du système de classement mis en place par le veilleur est également un bon critère de veille efficace : « un classement ne doit pas comporter une arborescence de plus de 4 niveaux. En effet, à partir de 5, on n'a plus le courage d'aller ranger le document dans les dossiers. Et c'est dangereux notamment quand il s'agit d'un espace de travail partagé entre collègues. Chacun a tendance à refaire son classement dans son coin, sur son disque dur ».

Enfin, la consultante conseille d'éliminer régulièrement les fichiers et liens qui n'ont pas été utilisés. Conseil qui semble aller de soi, mais qui se heurte à notre difficulté à jeter...

Retrouver l'information au moment où elle s'avère nécessaire constitue donc un défi au moins aussi grand que celui qui consiste à dénicher cette information dans le labyrinthe des sources numériques. Certes, de nombreux outils sont là pour nous aider, tels que les signets personnels ou partagés, les espaces de dépôt de documents, les moteurs de recherche internes qui permettent de fouiller nos disques durs. Mais l'essentiel réside bien dans la relation que chacun d'entre nous entretient avec l'information, et dans l'articulation entre cette information et la prise de décision, immédiate ou différée, qui en découle.

Crédit photo : Aix, Flickr, licence CC.