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Publié le 26 mai 2021 Mis à jour le 26 mai 2021

Comment signer un document en ligne légalement reconnu ?

Avec la digitalisation progressive des secteurs d’activité, signer un document en ligne est aujourd’hui simple et aisé.

Aiguise crayon

Signer un document en ligne : Le processus et la valeur juridique

À l’ère du numérique où les distances sont abolies, signer un document en ligne est une habitude qui se développe de plus en plus. Ce mode de signature présente divers avantages qui sont par ailleurs appréciables en ces temps de distanciation sociale.

Mais comment procède-t-on pour apposer sa signature en l’absence de support papier ? La procédure à employer pour signer à l’ère du digital est à découvrir ci-dessous.

Outre la question relative au procédé, il est judicieux de s’interroger sur la validité de ce mode de signature, du point de vue légal. Découvrez ci-dessous comment il est possible de signer un document en ligne et de lui conférer une pleine valeur juridique.

Une procédure simplifiée

La signature en ligne ne requiert ni matériel spécialisé ni compétences exceptionnelles. Cela peut se faire en deux grandes phases et en quelques minutes, peu importe la distance qui sépare les différents signataires.

  • La demande de signature

    La première étape pour signer un document en ligne consiste à recevoir une demande de signature. Cette demande peut être émise par toute personne en quelques clics, grâce à une plateforme spécialisée dans ce type de signature.

    Ainsi, pour un contrat de partenariat commercial, une facture à faire signer par un supérieur hiérarchique ou un contrat de location d’appartement par exemple, il suffit de :

    • Sélectionner le document à faire signer au format PDF ;
    • Indiquer la ou les personnes qui doivent procéder à la signature ;
    • Mentionner les endroits du document qui doivent recevoir les signatures ;
    • Envoyer la demande de signature

      La demande est alors reçue via e-mail, presque instantanément par les signataires indiqués.

L’apposition des signatures

Par le biais de la demande reçue, chacun des signataires peut accéder à la plateforme spécialisée de signature en ligne. Ils sont invités tour à tour à procéder à la signature sur cette plateforme en ligne. Une fois toutes les signatures apposées, le document signé est envoyé à chacun des signataires.

Ce document signé porte en fait une couche qui associe chaque signature à l’identité de son auteur et qui rend le document à la fois inaltérable et authentique.

Si, à l’aide d’une quelconque technique, l’on parvenait à modifier le document, cette modification invaliderait par la même occasion les signatures apposées, privant ainsi le document de son authenticité.

La signature en ligne est applicable à une multitude de types de documents au nombre desquels figurent, à titre d’exemple :

  • Les contrats ;
  • Les autorisations ;
  • Les devis ;
  • Les accords de confidentialité ;
  • Les procès-verbaux d’assemblées générales.

Signer un document en ligne : La reconnaissance légale

La signature de document en ligne attribue à ces documents une valeur juridique précisée au fil du temps par divers textes ayant valeur de lois. L’un des plus anciens de ces textes est le décret numéro 2001-272 du 30 mars 2001. Cliquez ici pour en apprendre plus.

L’implication d’une autorité de certification

Le principal facteur qui assure la reconnaissance légale au fait de signer un document en ligne, tient à l’implication d’une autorité de certification.

À l’instar d’un notaire qui a autorité pour authentifier un document dans le cas de la signature manuscrite, une autorité de certification atteste de l’identité des signataires d’un document signé en ligne.

Cet acteur numérique associe chaque signataire à un certificat numérique unique, et lie ce certificat avec les données du document signé par un procédé de cryptographie. Grâce à l’intervention de l’autorité de certification, il est possible de signer un document en ligne en garantissant :

  • L’authenticité du document ;
  • L’intégrité du contenu du document ;
  • Les identités des signataires.

La valeur juridique

Au plan légal, la règlementation applicable à la signature électronique est portée par l’eIDAS (electronic Identification, Authentification and trust Services). Cette page renseigne en détail sur ce règlement.

Ce dispositif définit les critères selon lesquels la signature électronique peut être valide dans l’Union Européenne. Il définit trois niveaux distincts de signature électronique que sont la signature simple, la signature avancée et la signature qualifiée qui offre le niveau de fiabilité le plus élevé. Ce dernier niveau présente une fiabilité équivalente à celle de la signature manuscrite et est recevable devant les juridictions.

Signer un document en ligne par l’intermédiaire d’une autorité de certification revient donc à prendre un engagement légalement reconnu.

En savoir plus sur cette technologie

Mots-clés: Signature numérique


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