Profs en ligne : des outils pour gagner du temps

Les bonnes résolutions s'appuient sur les bons outils, et inversement. Revue technique des applications pouvant aider le formateur en ligne à mieux gérer ses tâches et son temps.

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Profs en ligne : des outils pour gagner du temps

Voici un peu plus de deux ans, nous avions rédigé un article à propos d'une ressource mise à disposition des enseignants en ligne par le service de soutien aux enseignants de l'université polytechnique Wisconsin Stout, fournissant de nombreux conseils fort judicieux aux enseignants investis dans l'animation de cours à distance. Cette ressource a récemment été mise à jour sous le titre Time Management Strategies for Online Instructors

Cette nouvelle version a été réorganisée et plusieurs trucs et astuces ont été ajoutés. Nous laissons ceux qui maîtrisent un anglais de base consulter cette ressource pour connaître le détail de son contenu.

Ici, nous nous concentrerons sur les outils qui permettent d'appliquer les bons conseils fournis par nos collègues de l'université du Wisconsin. Car il est facile de dire "priorisez les courriels dans votre boîte de réception", moins facile de le faire si on ne connaît pas le mode d'emploi de son application de messagerie.

Gérer les courriels

 

La gestion des courriels apparaît effectivement comme une priorité pour l'enseignant en ligne qui est susceptible de recevoir des messages de tous les étudiants qui souhaitent lui poser une question en particulier, ou simplement avoir un contact personnel avec lui. L'enseignant devra établir des règles de traitement des courriels et pour cela, il utilisera avec le plus grand profit les fonctions proposées par son application de messagerie, telles que la création de dossiers, les fonctions de recherche d'un message ou d'un expéditeur particulier, les étiquettes et autres repères visuels indiquant le niveau de priorité des messages reçus.

Le site Arobase est, depuis la naissance du courriel, le site de référence en matière de messagerie. On y trouvera des pages très complètes et régulièrement mises à jour sur les fonctions des principaux fournisseurs de services. Chacun d'entre eux bénéficie d'une page de trucs et astuces où l'on retrouve des rubriques récurrentes. Ainsi, on se reportera à la rubrique "S'organiser et gagner du temps" pour créer des dossiers permettant de classer automatiquement les courriels appartenant à un même ensemble (exemple : les étudiants du cours X), envoyer des réponses automatiques aux messages, établir une règle de filtrage, utiliser des étiquettes ou établir une priorisation entre les messages, ou encore utiliser les raccourcis clavier. Dans la rubrique "Rédiger et mettre en forme ses messages", on trouvera notamment des explications pour ajouter une signature automatique à la fin de ses courriers. Les auteurs de la ressource de l'université du Wisconsin conseillent fortement de demander aux étudiants d'ajouter eux aussi une signature à leurs courriels, ce qui permettra à l'enseignant recevant un message d'un expéditeur posédant une adresse du genre machinpouet@monmail.com de savoir de qui il s'agit... 

Les trucs et astuces du site Arobase pour les applications de messagerie suivantes :

Thunderbird : 

http://www.arobase.org/thunderbird/astuces.htm

Outlook Express : 

http://www.arobase.org/outlook-express/astuces.htm

Gmail :

http://www.arobase.org/gmail/astuces.htm 

Yahoo Mail : 

http://www.arobase.org/yahoo-mail/astuces.htm 

 

Utiliser les raccourcis clavier

 

Les opérations répétitives telles que copier-coller un fragment d'un texte à l'autre, réaliser une moyenne de chiffres dans un tableur, ouvrir un onglet supplémentaire dans un navigateur... peuvent être accomplies beaucoup plus rapidement si l'on sait utiliser les raccourcis clavier. Ces raccourcis existent notamment pour les systèmes d'exploitation, les applications de bureautique et les navigateurs Internet. Voici quelques listes des principaux raccourcis dans chacune de ces trois catégories.

Systèmes d'exploitation

Windows 7 : 

http://www.microsoft.com/france/microsoft-au-quotidien/windows/les-raccourcis-clavier-windows-7.aspx 

Mac OS : 

http://support.apple.com/kb/HT1343?viewlocale=fr_FR&locale=fr_FR

Linux : 

http://www.tuto-linux.com/raccourcis-clavier/

 

 

Applications de bureautique

Word : 

http://www.tuto-linux.com/raccourcis-clavier/ Sur cette page, voir en particulier "Guide de référence rapide pour Microsoft Word". 

Excel : http://office.microsoft.com/fr-fr/excel-help/touches-de-fonction-et-de-raccourci-d-excel-HP010073848.aspx 

Open Office Writer sous Windows et Mac OS : 

http://liseweb.fr/BLOG/informatique/utiliser-openoffice-neooffice/quelques-raccourcis 

Open Office Writer sous Linux Ubuntu : 

http://liseweb.fr/BLOG/raccourcis-clavier-pour-traitement-de-texte-sous-linux-ubuntu

Open Office Calc (tableur), tous OS : http://christianwtd.free.fr/index.php?rubrique=PrV2RaccourcisCalc  

 

Navigateurs

Google Chrome, pour Windows (les raccourcis pour Mac OS et pour Linux sont accessibles par le menu gauche de la même page): http://support.google.com/chrome/bin/answer.py?hl=fr&answer=157179

Firefox, tous OS : http://support.mozilla.org/fr/kb/raccourcis-clavier

Explorer, tous OS : http://www.pcastuces.com/pratique/internet/ie/clavier/page1.htm Attention, selon les versions de Windows et celles d'Internet Explorer, ces raccourcis peuvent changer.  

 

Partager un calendrier

 

La plupart des plateformes de cours en ligne intègrent un calendrier, qui permet à tous de partager les dates essentielles du cours. Néanmoins, l'enseignant à distance peut avoir besoin d'un calendrier supplémentaire, pour partager certaines dates particulières avec un groupe spécifique d'étudiants ou de collègues. Ces calendriers partageables sont intégrés aux applications de messagerie.

Google agenda :

http://support.google.com/calendar/bin/answer.py?hl=fr&answer=2465776 

Agenda Outlook :

http://www.arobase.org/outlook/calendrier-outlook.htm

Extension Lightning pour Thunderbird :

http://www.arobase.org/thunderbird/doter-thunderbird-agenda-lightning.htm 

 

Gérer des signets

 

L'enseignant en ligne peut également gagner un temps considérable en cherchant moins longtemps les ressources en ligne de référence qu'il communique à ses étudiants ou qu'il utilise personnellement. Pour cela, rien ne vaut une bonne indexation dans un site de partage de signets en ligne. L'enseignant pourra d'une part partager un ensemble de références en donnant l'adresse de la page sur laquelle il les a recensées, et d'autre part se confectionner des listes de références à usage personnel. Rappelons que les références sont conservées sur serveur distant, ce qui permet à l'enseignant de les consulter et d'en ajouter depuis n'importe quel outil : ordinateur, tablette ou téléphone intelligent.

Diigo est sans aucun doute le site de partage social de signet le plus convivial, dans la mesure où il offre une fonction "commentaire" des ressources.

Diigo, mode d'emploi pour débutants (Thot Cursus)

Diigo, mode d'emploi pour utilisateurs avancés (Thot Cursus)

Diigo pour iPad

Diigo pour iPhone

Diigo pour Android

 

Prendre des notes à la volée

 

L'enseignant en ligne prend des notes en de multiples occasions : en corrigeant les devoirs de ses étudiants, en révisant ses propres cours, en lisant les contributions des étudiants sur les forums, etc. Pour rédiger, conserver et éventuellement partager ces prises de notes, on conseillera Evernote, qui s'utilise lui aussi depuis n'importe quel appareil informatique. Les notes sont synchronisées entre les appareils à chaque ouverture. On peut ouvrir une nouvelle note à chaque nouvelle occasion, ou compléter des notes déjà écrites. On peut tout aussi bien écrire que prendre une photo ou encore réaliser un commentaire audio. 

Evernote : outil de prise de notes virtuelles, consultable et partageable sur tous supports (Thot Cursus).

 

Créer des tutoriels audio et vidéo

 

Lorsque plusieurs étudiants envoient le même courriel à l'enseignant pour demander des explications sur telle ou telle procédure technique, c'est qu'il est temps de créer un tutoriel et donc de régler le problème une fois pour toutes. La création de tutoriels audio et vidéo, basés sur des captures d'écran, est devenue une opération simple, grâce à des applications ergonomiques et gratuites. Vous en trouverez quelques-unes ici : 

Créer des tutoriels (Thot Cursus)

 

S'organiser et rester concentré

 

Les enseignants n'échappent pas à la distraction occasionnée par la proximité, sur leur poste de travail, de multiples applications tentantes, qui risquent de les détourner de leurs tâchesl. Il est sage alors de soutenir sa propre volonté avec des applications qui bloquent l'accès à certains sites, aident à marquer l'alternance entre temps de travail et pauses indispensables, ou encore organisent l'espace virtuel de travail.

Quels outils pour rester concentré ? (Thot Cursus)

L'usage de ces outils ne prendra son sens que s'il est intégré à une démarche plus générale d'optimisation du temps de travail d'une part, d'encouragement à la responsabilisation des étudiants d'autre part. La recommandation majeure des auteurs de "Time Management Strategies for Online Instructors" est à notre avis la suivante : ne faites rien que les étudiants ne peuvent faire eux-mêmes. En d'autres termes, encouragez les étudiants à s'aider mutuellement, à s'évaluer, à s'organiser... Vous gagnerez du temps et, plus important, vous leur montrerez que vous faites confiance à leurs capacités d'autonomie pour mener leurs apprentissages. 

Kay Lehmann and Lisa Chamberlin : Time Management Strategies for Online Instructors - University of Wisconsin - Stout - Dernière mise à jour le 26 mars 2012.

 

photo : Robert S. Donovan via photopin cc

 

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