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Des outils pour s’organiser, sans être submergé

Choisir ses outils numériques d'aide à l'organisation

Par Sandrine Demarthe , le 03 février 2015 | Dernière mise à jour de l'article le 14 janvier 2019

Les outils numériques dédiés à l’organisation, multiples et variés, rivalisent d’ingéniosité et de fonctionnalités nous promettant et nous conduisant même à des usages que nous n’aurions sans doute pas imaginés avant de les découvrir.

Une journée ordinaire avec mes appareils connectés

À peine réveillée par la douce mélodie programmée sur mon smartphone, une alerte Google me rappelle qu’il est temps de partir : Google Calendar a pris en compte l’adresse et l’horaire de mon premier rendez-vous de la journée, enregistrés quelques jours plus tôt sur mon agenda électronique.

Une consultation rapide de Netvibes me permet de me tenir au courant de l’actualité : sur mon Dashboard, j’ai regroupé les sites qui m’intéressent en m’abonnant à leur flux, j’y consulte aussi directement mes comptes Facebook et Twitter pour rester en contact avec mes «amis» ou «abonnés». J’ai pris soin de créer mes groupes, mes listes ou encore mes cercles sur Google+, pour mieux m’y retrouver au milieu du flot des nouvelles et messages. Au passage, j’ajoute quelques notes sur le widget Webnote placé sur ma page «actualités» : elles seront visibles depuis ma page publique que j’ai activée à l’adresse de mes collègues avec lesquels je souhaite partager du contenu.

Il faudra que j’aille jeter un œil sur Pearltrees qui me permet également d’organiser mes recherches et les ressources provenant du Web autour des thèmes que j’ai définis, de suivre et d’inviter des « compagnons » aux intérêts partagés.

Installée devant mon ordinateur de bureau, je vais pouvoir transmettre sans délai le document que je viens de finaliser.  Comme il est trop lourd pour la messagerie électronique, sans même passer par un logiciel de transfert, de type Filezilla, utilisant le FTP, je peux recourir tout simplement à WeTransfer.

Cet autre document, que je voudrais soumettre et faire compléter par mes collaborateurs, sera partagé quant à lui par Google Drive ou Dropbox : les différentes versions y seront sauvegardées et répertoriées, chaque contributeur identifié. C’est un avantage pour tous de pouvoir avoir accès ainsi aux «repentirs» et revenir si besoin en arrière, à tout moment. Et si nous souhaitons écrire en simultané, à 4, 8, 16…mains, Framapad sera notre allié, avec une couleur de texte différente attribuée à chaque intervenant.

J’affiche sur mon mur virtuel réalisé grâce à Padlet, clin d’œil au classique panneau de liège, les informations que nous avons assemblées au fil des mois. On y trouve les plus diverses, sous forme de petits textes rédigés, d’images, de liens vers des fichiers audio ou vidéo. J’y ai invité mes amis et connaissances à partager sur le sujet qui nous intéresse et à rivaliser de propositions enthousiasmantes, comme cette carte heuristique réalisée avec Mindmeister qui nous apporte une vue globale sur les différentes composantes de notre projet.

Je fais un petit tour par Trello pour planifier et organiser notre travail d’équipe. Et aussi par Diigo pour gérer mes recherches documentaires sur le Web, les partager, les enrichir et échanger à leur sujet.

Un coup d’œil au planning des collègues, dans notre agenda partagé sur Google+, me permet de planifier les rendez-vous à venir.

S’organiser avec les outils numériques, pas si simple

Tout ceci n’est qu’un aperçu d’outils qui visent à nous épauler dans notre organisation quotidienne, personnelle ou professionnelle. Et ce rapide inventaire d’une journée ordinaire pourrait laisser croire que l’organisation à l’aide des outils numériques est un jeu d’enfant.

Mais parmi toutes les propositions offertes, il faut savoir choisir au risque de se retrouver submergé et tout à fait inefficace. «Qui trop embrasse, mal étreint» nous rappelle le proverbe. 

Sans compter que chaque outil nécessite un temps d’appropriation plus ou moins long selon notre degré d’adhésion et également de maîtrise de la langue du logiciel. Beaucoup d’entre eux ont une interface en anglais et l’aide d’un tutoriel mis à jour sera du plus grand secours. Car non seulement les propositions d’outils se renouvellent à une vitesse qui peut paraître vertigineuse mais aussi chacun d’entre eux peut évoluer et offrir de nouvelles versions toujours plus opérationnelles : l’interface change, les options ne sont plus tout à fait les mêmes.

Et voilà déjà 30 minutes écoulées à essayer, sans succès, de créer ma liste sur cette nouvelle application, malgré toute l’attention que je déploie pour suivre le tutoriel que j’ai trouvé sur le Web. 

Et ce temps que j’espérais gagner par le truchement d’outils censés m’aider à m’organiser, voilà qu’à présent j’ai le sentiment de le perdre en temps d’apprentissage.

Sans compter ces informations annexes et sauvages qui s’intercalent et me distraient. Quand, au gré de mes recherches d’explications, apparaissent sur mon écran d’ordinateur des publicités, orientées par des consultations antérieures, même occasionnelles, de sites immobiliers par exemple, ou par quelque clic malencontreux. Et c’est même jusque dans ma voiture que je suis poursuivie, par le biais de la géolocalisation. Mon application Waze était supposée me servir à éviter les embouteillages. Ô surprise, une info-bulle apparaît, me proposant un petit détour pour bénéficier d’une offre promotionnelle très intéressante dans un magasin de vêtements non loin de ma position actuelle. Ouch !

Une nécessaire auto-organisation

Aussi, pour que le temps consacré à découvrir et à prendre en main ces outils ne soit pas effectivement perdu et m’ouvre efficacement vers de nouveaux horizons. Pour ne pas être organisée, pilotée par ces derniers vers des usages ou des activités que je n’ai pas pleinement choisis, il me faudra une bonne dose d’auto-organisation préalable.

Auto-organisation à laquelle il s’agirait même de former au plus tôt les élèves, par une pédagogie active, comme le propose Bernard Collot dans son ouvrage l’école de la simplexité, consacré à une «école du troisième type». Il y souligne en effet l’importance de l’auto-organisation : «l’enjeu sociétal est aussi important si nous ne voulons pas que les enfants soient asservis par une technologie dont ils ne font que subir les effets».

Et plus loin, on peut lire : « À l’organisation et au découpage préétablis du temps, des activités, d’un programme,  nous substituons l’auto-organisation induite par les projets, la vie dans le collectif».

Et quelques règles avant tout 

Je me suis ainsi imposé trois règles et j’ai trouvé quelques pistes afin de mener à bien une autoformation pratique et le moins possible coûteuse en temps.

Première règle : chercher les éclaircissements par les moyens les plus adaptés à mes besoins et à ma situation. S’il est difficile de trouver une synthèse présentant ces outils au-delà d’une approche consacrée à l’un d’eux en particulier, toujours fort intéressante néanmoins, on pourra :

  • si on en a l’envie et le temps, participer à un mooc comme ITyPA (1er MOOC connectiviste francophone qui a eu lieu 2012 à 2015) pour apprendre à organiser son EAP (environnement d’apprentissage personnel).
     
  • consulter des blogs comme celui de tilekol.org où l’on trouve une présentation d’outils numériques (ou non) pour s’organiser ou des idées pour gérer sa productivité… Lire également des articles présentant divers outils comme sur cursus.edu. Et découvrir, au cours de  ses recherches, des représentations graphiques claires et concises, comme le schéma de Virginie Paillas présentant les fonctions de Netvibes, Twitter et Diigo, ou d’autres cartes mentales mises à disposition sur le Web.
     
  • trouver des propositions de formations en présentiel, comme celle de l'Échangeur Basse-Normandie (« centre de formations et espace de présentation des nouveaux usages liés au numérique ») qui vise à apprendre à « gérer ses priorités, maîtriser son temps et s’organiser grâce aux outils numériques ».
     
  • se former en ligne, par exemple sur les sites d'Udemy, Coursera, tuto.com etc. 
     

Deuxième règle : il conviendra de se contenter de peu d’outils et d’éviter de passer de l’un à l’autre afin de se préserver de toute dispersion.
 

Enfin troisième règle essentielle : il est nécessaire, au préalable, de bien définir ses besoins réels. Car c’est bien la tâche à accomplir qui déterminera l’outil à utiliser et non l’inverse. 

Et n’oublions pas que le meilleur moyen de s’initier ou d’initier reste le partage In Real Life. Rien ne remplaçant vraiment l’appui et l’aide d’un collaborateur, collègue, voisin, toute personne accueillante qui suscitera l’envie d’explorer à son tour, comme le rappelle Christine Vaufrey dans son article publié sur blog.educpros.fr quand elle évoque «l’apprentissage pair à pair».

Illustration : Désordre par Nurialicense CC 

 

Références :

Itypa - http://itypa.net/

Tylécol

http://www.tilekol.org/quelques-outils-pour-sorganiser
http://www.tilekol.org/rythmes-lexperience-de-la-tomate

S’organiser grâce aux environnements numériques - Jean-Marie Gilliot
https://tipes.wordpress.com/2011/09/27/sorganiser-grace-aux-environnements-numeriques/

Quels outils numériques de travail collaboratif choisir ? - Thot Cursus
http://cursus.edu/institutions-formations-ressources/technologie/23755/quels-outils-numeriques-travail-collaboratif-choisir

Illustration Virginie Paillas - http://twitpic.com/2fmj4b

Formation S'organiser grâce aux outils numériques, StarTech Normandy - https://www.startechnormandy.com/formation/outils-numeriques

Comment accompagner les enseignants dans l’usage des outils numériques ? - Christine Vaufrey
http://blog.educpros.fr/christine-vaufrey/2011/05/12/comment-accompagner-les-enseignants-dans-lusage-des-outils-numeriques/

 

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