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Accompagner plus de 13,000 apprenants en ligne, c'est possible ?

Analyse de l'organisation d'un dispositif totalement en ligne proposant une modalité d'entrée/sortie permanente.

Par Jacques Dubois , le 08 avril 2019 | Dernière mise à jour de l'article le 09 avril 2019

Un dispositif pour former à distance les tuteurs en entreprise

Les partenaires sociaux de la branche du transport et de la logistique considèrent le tutorat comme un vecteur privilégié de transmission des compétences au sein de l’entreprise. Le tuteur accueille les nouveaux embauchés et les accompagne dans leurs parcours d'intégration, d'insertion, voire de formation. Par ailleurs, la désignation d'un tuteur est obligatoire pour accompagner un salarié en contrat de professionnalisation et préconisée en période de professionnalisation.

La branche "Transports routiers de marchandises et activités auxiliaires" a subordonné l'acceptation des contrats de professionnalisation à la désignation d'un tuteur préalablement formé. Tout tuteur primo accédant, qu'il soit salarié ou employeur, doit suivre ou avoir suivi une formation qui reste valable cinq ans.

L’objectif affiché est d’assurer un encadrement de qualité tout au long de la formation pour soutenir la motivation et la persévérance des jeunes qui entrent dans le monde du transport. En contrepartie, si le tuteur suit et valide sa formation, l’OPCA de branche propose de financer une partie du contrat en alternance que ce soit un contrat de professionnalisation ou un contrat d’apprentissage.

Dans ce contexte, l'OPCA a souhaité développer, en 2012, dans le cadre d'un financement du Conseil régional de Bourgogne et du Fonds Social Européen, un outil de formation des tuteurs, à distance et accompagné par une cellule tutorale. Le développement et le suivi du dispositif a été confié au Centre académique de formation continue (CAFOC), service du GIP FTLV de Bourgogne.

À ce jour, plus de 13 500 tuteurs ont été inscrits sur cette formation et plus de 82% l’ont validée. Il semble intéressant de s’arrêter sur l’organisation de ce dispositif, gage de sa réussite. Voici donc la synthèse d’un échange avec Marie Acar et Sabrina Deschamps, chargées de mission en ingénierie pédagogique et accompagnatrices pédagogique au CAFOC.

Une inscription dans la durée

Ce dispositif Espace [email protected] se décompose en deux briques qui ont chacune un objectif et une temporalité spécifique.

La formation de tuteurs

D’une durée de 10 heures et ouverte pendant 4 semaines, cette formation est découpée en 5 séquences :

  • Je découvre les missions du tuteur ;
  • J’accueille et j’intègre ;
  • Je transmets ;
  • J’accompagne ;
  • J’évalue.

Un résultat de 80 % aux quiz d’évaluation de chaque séquence est nécessaire pour les valider. Mais ce n’est pas suffisant, encore faut-il avoir réalisé toutes les activités pédagogiques proposées.

L’espace de ressources

Cet espace regroupe des modules de formation complémentaires, fiches outils, wébinaires et un outil d’échanges entre pairs, pour prolonger la formation et accompagner le tuteur dans l’exercice de sa mission, pendant 2 ans.

De nouvelles ressources sont régulièrement créées et mises en ligne par le CAFOC, en collaboration avec des experts thématiques.

Un accompagnement pour créer de la présence à distance

La plate-forme qui héberge la formation permet, par des remontées SCORM, le suivi détaillé de chaque apprenant, pour attester de la réalité de ses productions et atteindre les objectifs pédagogiques fixés. Ce suivi est interprété et analysé au CAFOC de Dijon, par une cellule tutorale.

Si l’un des accompagnateurs de cette cellule est spécifiquement dédié à toutes les questions d’ordre technique, trois accompagnatrices pédagogiques assurent le suivi pédagogique (correction et validation des exercices, maintien de la motivation, messages proactifs et réactifs...) et administratif de la formation.

Le suivi des apprenants

L’analyse du suivi du parcours de formation d’un apprenant est partagé entre les accompagnatrices pédagogiques, en fonction de leurs disponibilités. L’équipe de la cellule tutorale s’engage à répondre à toute sollicitation dans les 48 heures ouvrées.

Pour faciliter ce travail et rendre visible ce suivi, une organisation a été pensée :

  • Mise en place de fiches individuelles, papier, de suivi de parcours, disponibles pour chacune des accompagnatrices, à tout moment.
  • Aménagement physique de l’espace de travail : les bureaux des 4 membres de la cellule tutorale sont regroupés en un îlot, avec les fiches de suivi, classées par ordre alphabétique et accessibles par tous.
  • Création d’une adresse de messagerie unique partagée entre les accompagnatrices. L’utilisation d’étiquettes pour marquer les messages permet de vérifier qu’aucun message n’est laissé en suspens.
  • Élaboration d’un fichier partagé de messages et corrigés types. Il s’est construit au fil du temps et permet de répondre rapidement et d’assurer une cohérence pédagogique dans les réponses apportées.
  • Dotation pour chaque accompagnateur, d’un téléphone dédié au tutorat pour pouvoir être joignable par un autre canal.

L’expérience montre que les apprenants utilisent plus la messagerie pour des conseils et des questions d’ordre pédagogique. Par contre, ils utilisent davantage le téléphone pour signaler un problème technique, demander une prolongation des droits d’accès ou être rassurés sur l’avancée de leur parcours.

L’inscription

Une démarche structurée a été contractualisée entre l’OPCA et le CAFOC de Dijon pour le suivi administratif du dispositif. Ainsi, l’inscription du tuteur sur Espace [email protected] se déroule en 3 étapes :

  • L’ entreprise inscrit le salarié à la formation de tuteur via un formulaire en ligne ;
  • L’inscription est validée par l’OPCA via un sas personnel de validation en ligne ;
  • Un mail d’inscription, avec identifiant, mot de passe et délai de réalisation de la formation, ainsi qu’un mail avec le Protocole Individuel de Formation (PIF), sont automatiquement envoyés à l’apprenant avec copie au référent désigné par l’entreprise ;

La fin de formation

Tout comme l’entrée en formation, la fin de formation a été formalisée et contractualisée. En voici les grandes lignes :

  • Un courriel de relance est automatiquement envoyée par la plateforme lorsque la fin des droits est dépassée et que l’apprenant n’a pas terminé sa formation. Deux autres relances peuvent être réalisées par les accompagnatrices pédagogiques, si besoin ;
  • Quand l’apprenant a terminé sa formation et que l’accompagnatrice a validé son parcours, une attestation de fin de formation lui est envoyée. Une attestation d’assiduité est aussi envoyée au référent de l’entreprise ;
  • Après l’envoi de l’attestation, un courriel est automatiquement envoyé pour informer les tuteurs de leur accès, pendant 2 ans, aux ressources complémentaires ;
  • Une fois par mois, des couriels d’information sont envoyés aux tuteurs, pour les inviter à consulter les nouvelles ressources créées et mises en ligne sur Espace [email protected] ;
  • Une facture individuelle est éditée automatiquement et envoyée avec l’attestation d’assiduité à l’OPCA.

La charge de travail

La charge de travail autour de l’activité tutorale de ce dispositif est variable sur l’année. Elle mobilise environ 0,8 ETP (équivalent temps-plein) en période creuse (de décembre à juin) et 2,5 ETP pour la période chargée (de juillet à novembre). Cette saisonnalité s’explique par l’accueil des alternants qui démarre principalement en début d’année scolaire.

Une continuité de service est assurée toute l’année par un système d’astreintes pour répondre aux urgences par courriel.

Un accompagnement de confiance pour un changement de comportement

Cette organisation de la formation qui intègre un tutorat fort permet d’asseoir les fondements de la place du tuteur en entreprise et de son rôle dans l’acte de formation de chaque alternant.

La prolongation de ce temps de formation par un accès à un espace de ressources et d’échanges en ligne, concourent à maintenir et à développer les connaissances nécessaires à l’exercice confortable du tutorat.

C’est en visant ce niveau de l’échelle de Kirkpatrick (niveau 3 – comportement) que l’on pourra modifier durablement les comportements et tirer le meilleur bénéfice de l’investissement que représente la formation.

 

Références

Espace [email protected] de l’OPCA-Transports,
http://www.opca-transports-services.fr/tservices/formation-tuteur, visité le 01/04/2019

CAFOC de Dijon, http://cafoc.gipftlv-bourgogne.fr/, visité le 01/04/2019

Nouveau modèle de Kirkpatrick : quels apports pour la fonction formation ?, J. Pottiez,
https://www.blog-formation-entreprise.fr/nouveau-modele-kirkpatrick-apports-fonction-formation/, visité le 02/04/2019

Crédit image : CC0 - Tableau blanc & Stratégie Pixabay

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