Publicado el 02 de marzo de 2010 Actualizado el 23 de junio de 2022
"Si no podemos hacerlo a distancia, ¿cómo podríamos promover la 'distancia'?".
Desde su creación en 1996, Thot Cursus ha tenido el principio de intentar hacer todo a distancia: administración, supervisión, ventas, facturación, formación, contratación, nóminas, desarrollo técnico, soporte. Todo.
Como director, nunca he tenido que renegar de este principio; aunque a veces limitara nuestras opciones de actuación, la mayoría de las veces llegábamos a un territorio casi virgen en el que el número de posibilidades compensaba bien las escasas limitaciones.
Al principio, existía el correo electrónico y los archivos adjuntos. Ante los problemas de compatibilidad (compatibilidad de plataformas, de formatos de archivo, e incluso de versiones de software o antivirus), rápidamente surgió un primer principio: mejor ir por lo más sencillo: archivos de texto y html.
Cuando se empieza, creo que este principio sigue siendo válido.
Muy pronto incluimos en nuestra plataforma de trabajo un espacio "El Editor" una especie de tablón de anuncios donde cada persona podía dejar mensajes que eran visibles para todos los demás editores. Nada revolucionario, pero era suficiente para la mayoría de nuestras necesidades.
A veces usábamos el chat ICQ (que ha evolucionado bien desde entonces) y eso era todo.
Con eso reclutábamos, formábamos y supervisábamos todas nuestras actividades. Incluso hubo un año en el que no conocí a ninguno de mis editores o técnicos! Aunque técnicamente pudiéramos ir más allá, el ancho de banda del que disponía la mayoría de nuestros editores hacía inútiles los esfuerzos posteriores.
Hacia 2002 aparecieron las primeras aplicaciones colaborativas. Experimentamos con decenas de herramientas y siempre los mismos problemas de compatibilidad: más allá de tres personas, el esfuerzo de aprendizaje y la probabilidad de errores técnicos o cortes siempre superaban las ventajas de las tecnologías tradicionales de audioconferencia por teléfono y unos pocos archivos adjuntos.
Finalmente, la administración de la mayoría de nuestros clientes, que seguían con el correo postal, el teléfono y el fax, indicaba claramente el límite: había que educar mucho antes de recibir una orden de compra por correo electrónico.La compatibilidad administrativa era (y sigue siendo) una consideración muy real.
Nacimiento de Skype, que fue adoptado inmediatamente por Thot Cursus. (Nacimiento también de Facebook (Historia) pero que no consideraríamos hasta 2006.
Con Skype y el aumento del ancho de banda, las audioconferencias son cada vez más habituales en Thot Cursus, pero para entonces no habíamos cambiado mucho nuestros hábitos recientes: sólo un poco más de todo. Entre otras cosas, habíamos hecho notables intentos con del.ici.ous y PageFlakes, ambos ya desaparecidos, pero no habíamos conseguido integrarlos en las prácticas del equipo en ese momento. Las cosas estaban a punto de cambiar.
No fue hasta 2007, con las videoconferencias online en iChat (ahora sustituido por FaceTime) y luego también en Skype, cuando empezamos a experimentar realmente la telepresencia: La experiencia de la telepresencia en Thot: qué pasada.Pero aún estábamos lejos de sospechar el futuro.
En 2008, el uso de herramientas colaborativas se generalizó.
Aunque llevábamos unos años utilizando herramientas Zoho, nunca habían sido un reflejo entre nuestros empleados. Pero con el tiempo, se confirmaron ciertos usos. Solíamos utilizar
La gestión del flujo de información en relación con los temas semanales y el reparto de responsabilidades en esta dinámica siempre ha sido un problema para nosotros. Se trata de coordinar la actividad de entre 10 y 20 colaboradores y editores a distancia, a través de diferentes zonas horarias, manteniendo la autonomía de todos.
A medida que el uso de Facebook, Flickr, Twitter y otros sitios relacionados se fue extendiendo, se hizo aceptable y técnicamente factible pedir a todos que trabajaran con una herramienta como Diigo. Todo el mundo puede proponer allí sus descubrimientos, explicar por qué merecen atención; también todo el mundo puede comentar y reservarse el tratamiento de ese recurso. A medida que los recursos pueden ser indexados, se agrupan según nuestros diferentes temas y sólo nos queda hacer nuestras compras en lo que hemos recogido a lo largo del tiempo.
Diigo ha llevado a un aumento de los intercambios y en general a un mejor tratamiento de cada tema al inducir una reflexión sobre lo que está pasando. Lo que cuenta no es tanto Diigo como su uso por parte de varias personas; otra herramienta relacionada podría haberlo hecho igual de bien.
Persistencia
Diigo picó porque dos personas lo usaron durante varias semanas antes de que otros comenzaran a incursionar en él e intentaran descubrir por sí mismos cómo funcionaba; luego lo integraron en sus actividades diarias. Se necesita promoción y persistencia para que estas herramientas se conviertan en parte de la práctica; no sucede así como así.
Lo mismo se puede ver con el wiki o las hojas de cálculo compartidas: cuando una práctica se afianza, se establece a través de su uso relevante.
Las mentalidades cambian, las tecnologías siempre están mejorando y llegamos a una práctica casi natural de "distancia". Herramientas como Trello y Google Docs y servicios como PayPal han simplificado radicalmente nuestros usos y han canibalizado a prácticamente todos sus competidores, incluso a los mejores.
Desde entonces, la incorporación de nuevos empleados es más sencilla, tanto por el menor número de herramientas como porque ya están acostumbrados a sus usos. Curiosamente, mientras que las comunicaciones son más regulares y personales, el trabajo sincrónico ha quedado casi reservado a las excepciones.
En nuestro contexto, el diferido es claramente más eficaz. Desde 2019, el traductor DeepL ha impulsado nuestra capacidad de comunicación internacional, la barrera del idioma se disuelve. Nuestras necesidades técnicas están ahora todas externalizadas y en la nube, con redundancia y alternativas listas para ser desplegadas cuando sea necesario.
Todo iba bien y el crecimiento del tráfico y de los negocios parecía que no iba a terminar nunca, salvo por una crisis medioambiental. Pero la crisis no vino de este lado, al menos no todavía. Un virus invisible lo ha cambiado todo.
La colaboración a distancia se ha convertido en una necesidad generalizada y poco a poco asistimos a una vuelta a la complejidad: las videoconferencias se despliegan en un caos de plataformas, los proveedores adoptan herramientas de gestión automatizada poco compatibles, las redes sociales se fragmentan y su seguimiento requiere una capa adicional. Incluso estamos empezando a cuestionar la forma de nuestros medios y operaciones.
Por un lado, las herramientas están mejorando y abriendo nuevas posibilidades creativas. Por otro, el control de las herramientas (propiedad y datos) se nos escapa y la inversión que hacemos en ellas parece más precaria que nunca.
Leyendo nuestra historia nos damos cuenta de la cantidad de herramientas que ya han desaparecido.
Cada nueva "disrupción" deja su cuota de cadáveres tras de sí y nada hace presagiar una mejora por este lado.
Mejor nos tomamos el tiempo de experimentar antes de transformar; la prueba, el ensayo y sobre todo la animación siguen siendo necesarios.
Una de nuestras primeras conclusiones sigue en pie:
En otras palabras, invertir mucho se hace construyendo sobre un progreso incremental. No significa ir despacio, sino gradualmente, basándose en lo que funciona con las personas que lo van a utilizar. Volvemos a la sencillez, la buscamos, es incluso imprescindible...
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