Trabalhando à distância, a experiência Thot: de 1996 a 2020

"Se não o podemos fazer remotamente, como podemos promover a "distância"?

Desde o seu início em 1996, Thot Cursus tem o princípio de tentar fazer tudo à distância: administração, supervisão, vendas, facturação, formação, recrutamento, salários, desenvolvimento técnico, apoio. Tudo.

Como director, nunca tive de negar este princípio; mesmo que por vezes tenha limitado as nossas escolhas de acção, mais frequentemente chegámos a território quase virgem, onde o número de possibilidades compensou bem as poucas limitações.

1996 - Compatibilidade, capacidade, fiabilidade

No início, havia correio electrónico e ficheiros anexos. Face a problemas de compatibilidade (compatibilidade de plataformas, formatos de ficheiros, e mesmo versões de software ou antivírus), rapidamente surgiu um primeiro princípio: é melhor optar pelos mais simples: ficheiros de texto e html. Quando se começa, penso que este princípio ainda se mantém.

Muito cedo incluímos na nossa plataforma de trabalho um espaço "O Editor", uma espécie de quadro de boletim onde todos podiam deixar mensagens visíveis a todos os outros editores. Nada de revolucionário, mas foi o suficiente para a maioria das nossas necessidades. Por vezes utilizámos o chatICQ (que evoluiu muito desde então) e isso foi tudo.

Com isso recrutámos, treinámos e supervisionámos todas as nossas actividades. Houve mesmo um ano em que nunca tinha conhecido nenhum dos meus editores ou técnicos! Mesmo que tecnicamente pudéssemos ir mais longe, a largura de banda disponível para a maioria dos nossos editores tornou inúteis os esforços adicionais.

2002 - Colaboração ?

Por volta de 2002 apareceram as primeiras aplicações de colaboração. Fizemos experiências com dezenas de ferramentas e encontrámos sempre os mesmos problemas de compatibilidade: para além de três pessoas, a curva de aprendizagem e a probabilidade de bugs técnicos ou interrupções sempre compensaram os benefícios das tecnologias tradicionais de conferência telefónica e alguns anexos de ficheiros.

Finalmente, a administração da maioria dos nossos clientes, que ainda se encontravam em correio postal, telefone e fax, deixou claro o limite: havia muita educação a ser feita antes que uma nota de encomenda pudesse ser recebida por e-mail. A compatibilidade administrativa era (e ainda é) uma consideração muito real.

2004 - Áudio e... vídeo!

O Skype nasceu, e foi imediatamente adoptado por Thot Cursus (nasceu também o Facebook(História), mas só o consideraremos em 2006.

Com o Skype e o aumento da largura de banda, a conferência de áudio está a tornar-se cada vez mais comum no Thot Cursus, mas nesta altura não tínhamos mudado muito em relação aos nossos hábitos recentes: apenas um pouco mais de tudo. Entre outras coisas, tínhamos feito tentativas notáveis em del.ici.ous e PageFlakes, ambos agora defuntos, mas não os tínhamos integrado nas práticas da equipa nessa altura. As coisas iriam mudar em breve.

Só em 2007 com a videoconferência online no iChat (agora substituído pelo FaceTime) e depois também no Skype é que começámos realmente a experimentar a telepresença: Experiência de telepresença em Thot: uma alegria . Mas ainda estávamos longe de suspeitar do futuro.

2008 - Colaboração: pressão social através do uso

Em 2008, a utilização de ferramentas de colaboração tornou-se generalizada. Embora tivéssemos utilizado ferramentas Zoho durante alguns anos, elas nunca tinham sido um reflexo entre os nossos funcionários. Mas com o tempo, certos usos foram confirmados. Utilizámos :

• Um wiki administrativo no Wikispaces (agora desaparecido) para toda a informação "genérica" que cada funcionário precisa de conhecer (políticas, ferramentas utilizadas, know-how, práticas, etc.).
• Uma folha de cálculo partilhada ao vivo EditGrid (desaparecida e agora substituída pela folha de cálculo do Google Docs) para gestão de clientes e painel de controlo estatístico.
• QuadrosGliffy para discutir o desenvolvimento com os técnicos.
• Basecamp ($$) para a gestão de bilhetes com técnicos.
• Skype, para as nossas sessões de telepresença e videoconferência.

2012 - Gestão do fluxo

Gerir o fluxo de informação em relação aos temas semanais e partilhar responsabilidades nesta dinâmica tem sido sempre um problema para nós. É uma questão de coordenar a actividade de 10 a 20 colaboradores e editores à distância, em diferentes fusos horários, mantendo a autonomia de cada um.

À medida que a utilização do Facebook, Flickr, Twitter e outros sites relacionados se tornou mais generalizada, tornou-se aceitável e tecnicamente viável pedir a todos que trabalhassem com uma ferramenta como Diigo. Todos podem propor as suas descobertas, explicar porque merecem atenção; todos podem também comentar e reservar o processamento desse recurso para si próprios. Como os recursos podem ser indexados, são agrupados de acordo com os nossos diferentes temas e só temos de fazer compras no que recolhemos ao longo do tempo.

Diigo levou a um aumento das trocas e a um melhor tratamento global de cada tema, induzindo uma reflexão sobre o que está a ser transmitido. Não é tanto o Diigo, mas a sua utilização por muitas pessoas que conta; outra ferramenta relacionada poderia ter feito o trabalho igualmente bem.

Persistente

Diigo mordeu-o porque duas pessoas o usaram durante várias semanas antes de outras começarem a trabalhar nele e tentarem descobrir por si próprias como funcionava; depois integraram-no nas suas actividades diárias. O mesmo pode ser dito para o wiki ou folhas de cálculo partilhadas: quando uma prática se torna estabelecida, torna-se estabelecida através da sua utilização relevante.

2018 - O Thot Cursus Cursus flip-flop

As mentalidades mudam, as tecnologias continuam a melhorar e chegamos a uma prática quase natural de "distância". Ferramentas como Trello e Google Docs e serviços como o PayPal simplificaram radialmente as nossas práticas e canibalizaram praticamente todos os seus concorrentes, mesmo os melhores.

Desde então, o embarque de novos empregados tornou-se mais simples, tanto devido ao menor número de ferramentas como porque já estão habituados às utilizações. Estranhamente, enquanto as comunicações são mais regulares e pessoais, o trabalho sincronizado tornou-se quase exclusivo.

No nosso contexto, o adiamento é muito mais eficaz. Desde 2019, o tradutor DeepL tem impulsionado as nossas capacidades de comunicação internacional, a barreira linguística está a dissolver-se. Os nossos requisitos técnicos são agora todos externalizados e na nuvem, com redundância e alternativas prontas para serem implantadas quando necessário.

2020 - A transição global - olá complexidade

Tudo estava a correr bem e o crescimento do tráfego e dos negócios parecia imparável, excepto no caso de uma crise ambiental. Mas a crise não veio deste lado, pelo menos ainda não. Um vírus invisível mudou tudo.

A colaboração remota tornou-se uma necessidade generalizada e estamos gradualmente a assistir a um regresso à complexidade: a videoconferência está a ser implantada num caos de plataformas, os vendedores estão a adoptar ferramentas de gestão automatizadas que não são muito compatíveis, as redes sociais estão a fragmentar-se e a sua monitorização requer uma camada extra. Estamos até a começar a questionar a forma dos nossos meios de comunicação e operações.

Por um lado, as ferramentas estão a melhorar e a abrir novas possibilidades criativas. Por outro lado, o controlo sobre as ferramentas (propriedade e dados) está a deslizar e o investimento nelas parece mais precário do que nunca.

Olhando para a nossa história, apercebemo-nos de quantas ferramentas desapareceram agora. Cada nova "perturbação" deixa um rasto de cadáveres para trás e não há sinais de melhoria nesta área. É melhor tirarmos tempo para experimentar antes de nos transformarmos; testes, tentativas e erros, e acima de tudo animação, ainda são necessários.

Uma das nossas primeiras conclusões continua de pé:

"Não são tanto os instrumentos como a sua utilização real por várias pessoas que contam; quando uma prática se estabelece, ela se impõe através da sua utilização relevante para todos".

Por outras palavras, o investimento maciço é feito com base no progresso gradual. Isso não significa ir devagar, mas sim gradualmente, a partir do que funciona com as pessoas que o vão utilizar. Voltamos à simplicidade, procuramos, é mesmo essencial...