Por Christian Élongué
El hombre es, por esencia, un ser comunicativo. Y mientras las empresas estén formadas por seres humanos, la comunicación seguirá siendo un factor clave de crecimiento y rendimiento. La comunicación, ya sea interna o externa, es esencial para compartir conocimientos y construir una organización de aprendizaje.
Según el Informe Holmes, las empresas con estrategias de comunicación eficaces tienen un 47% más de rentabilidad para los accionistas, empleados más comprometidos y menor rotación de personal.
Según un estudio de Harvard Business Review, el grado de colaboración entre los trabajadores y sus directivos ha aumentado un 50% o más en las dos últimas décadas. Además, los empleados dedican ahora casi el 80% de su tiempo a actividades de colaboración. El problema es que los empleados tienen muy poco tiempo para trabajar realmente.
El estudio de HBR lo confirma al mostrar que el 20-35% de las contribuciones de valor añadido real provienen de sólo el 3-5% de los empleados. Así pues, aunque la colaboración aumenta, son menos los que la convierten en productividad. Esto no significa que la colaboración sea algo malo. En este artículo, compartiré 17 ideas (nuevas y clásicas) y herramientas para mejorar las prácticas de comunicación y colaboración en la empresa.
- Los clásicos correos electrónicos
El correo electrónico es una de las herramientas clásicas de la comunicación corporativa y esto se debe a que los empleados ya esperan recibir correos electrónicos, por lo que su atención se da casi siempre por descontada. El correo electrónico puede aglutinar todos los demás canales de comunicación interna, incluidos los vídeos, los podcasts y las relaciones públicas corporativas.
Consejo: Uno de los mejores servicios de correo electrónico orientado específicamente a la comunicación interna es "Contact Monkey".
- Utiliza más el vídeo.
Dado que los Millennials (nacidos entre 1980 y 1995) constituyen cerca del 50% de la fuerza laboral, y que la Generación Z (1995-2015) comienza a incorporarse a la fuerza laboral, el vídeo es un medio imprescindible. Teniendo en cuenta que el 48% de los trabajadores considera que el vídeo es la forma de comunicación más atractiva, sería un error no incorporar el vídeo a sus comunicaciones internas. Y según un informe de Melcrum, "el 93% de los profesionales de la comunicación interna creen que el vídeo se ha convertido en algo esencial".
Sin embargo, muchas empresas no se dan cuenta del poder que tiene el vídeo tanto a nivel externo como interno. El uso de audio y vídeo es mucho más entretenido y atractivo para su equipo que la lectura de un largo correo electrónico. He aquí algunos ejemplos de prácticas que se comunicarían y documentarían mejor a través del vídeo:
Entrevistas de fin de contrato;
Vídeos de orientación para nuevos empleados;
Una presentación del líder de la empresa;
Vídeo resumen de sus boletines internos;
Resúmenes de la conferencia o del seminario web para los que no estén presentes;
Demostraciones en vídeo de nuevos productos o servicios;
Formación y tutoriales en línea sobre los procesos y procedimientos de la empresa.
Incluso con tu smartphone, puedes hacer vídeos cortos y contundentes y utilizar animaciones para hacerlos divertidos. Puedes crear vídeos con bastante facilidad utilizando las siguientes herramientas:
-Jing - (gratuito): graba vídeos y capturas de pantalla desde tu ordenador
-iMovie - (14,99 $) Software de edición de vídeo fácil de usar para Apple Mac.
-Zoom, Skype, Gomeetnow, Gotomeeting, Webex, etc.
Consejo: El director de la empresa puede producir una serie de vídeos sobre un tema específico o para dar información actualizada sobre la empresa. Esto le hará más accesible y amortiguará el golpe emocional cuando se anuncien las malas noticias.
- Las redes sociales en la empresa
Independientemente del tamaño de su empresa, añadir las redes sociales a su estrategia de comunicación corporativa tendrá la ventaja de suavizar las relaciones jerárquicas al animar a las personas a conectarse entre sí. Esto agiliza los intercambios, mejora la productividad y refuerza el sentimiento de pertenencia. Hoy en día, muchas empresas tienen un grupo de WhatsApp o Slack en el que se producen conversaciones informales, en las que se comparte información sobre temas de actualidad de la empresa.
Dependiendo del área de interés de la empresa y del perfil de los empleados, se pueden compartir pautas sencillas sobre el tipo de contenido permitido en el grupo para que solo se comparta el contenido relevante y no se utilice WhatsApp o Slack como distracción. Sin embargo, no hay que ser demasiado rígido o estricto a la hora de definir estas normas, ya que la eficacia de las redes sociales en la empresa depende de la contribución entusiasta de todos los miembros de la misma. Algunos empleados también pueden ser reacios a unirse a estas redes sociales para controlar mejor su vida privada.
Consejo: Troop Messenger, Fleep, Facebook Business, Slack, Chanty y Yammer tienen más funciones para la comunicación corporativa.
- Software de Intranet
Este tipo de software es especialmente interesante para las grandes empresas. Pero es una forma excelente de compartir información y comentarios rápidamente dentro de la empresa. La mayoría de los programas de intranet tienen una serie de características y pueden ser personalizados. Dos programas de intranet que recomiendo son Jostle e InterAct, que pueden contribuir en gran medida al compromiso y al intercambio de conocimientos entre los empleados.
Consejo: Puedes crear secciones o departamentos temáticos en el programa para organizar mejor el intercambio de información.
- Software de gestión de documentos
¿Alguna vez has trabajado durante horas en un documento, sólo para descubrir que no era la última versión? El software de gestión de documentos en línea permite evitar este tipo de situaciones al sincronizar todos los documentos de la empresa o del departamento en la nube. Google Drive y Office 365 de Microsoft son de los más utilizados, pero también recomiendo Bit.ai, ProofHub o Dokmee.
- Podcasts
La mayoría de las herramientas de comunicación requieren atención visual. Los podcasts ofrecen una forma innovadora de comunicar la información de forma más íntima y sólo requieren atención auditiva, lo que permite al empleado utilizar su capacidad de visualización o realizar otras tareas mientras escucha (mientras viaja, en el gimnasio, etc.). Pero hay que asegurarse de que el contenido producido en los podcasts sea sencillo y no demasiado complejo de entender. Puede tratarse de las novedades de su empresa o permitir que un departamento presente sus logros cada mes.
Consejo: recomiendo la herramienta Storyboard, especializada en la creación de podcasts para la comunicación interna. La aplicación está centrada en el usuario y es fácil de aprender.
- Herramientas de gestión de proyectos colaborativos: wiki, Trello, Google Suite, AirTable...
Los wikis son excelentes herramientas para documentar información personal, crear una base de conocimientos y responder a las peticiones de los empleados. Más allá de los wikis, Trello es otra buena herramienta de colaboración en línea que facilita ver quién está haciendo qué y qué hay que hacer. Allí puedes compartir fácilmente archivos o editar la información. Por último, Airtable es la que recomiendo, ya que tiene muchas más funciones y la utilizan casi 85.000 empresas de todo el mundo, como Uber, WeWork y Buzzfeed
- Gamificación de las comunicaciones empresariales
Un estudio muestra que el 79% de los trabajadores sería más productivo si su trabajo estuviera un poco gamificado. Puedes organizar regularmente juegos o concursos para fomentar la interacción entre los empleados. El uso de emoticonos y chistes bien colocados también puede aligerar el ambiente de trabajo y reforzar el sentimiento de pertenencia entre los empleados.
Consejo: Asegúrese de que todas sus iniciativas de juego o gamificación se integran en el momento adecuado y con las personas adecuadas.
- Blogs y sesiones de intercambio de conocimientos
Escribir un blog es una forma ideal y rápida para que los líderes empresariales comuniquen sus visiones, conocimientos o experiencia sobre un tema específico. Pero más allá de los blogs, también puedes crear espacios y momentos para compartir conocimientos. En este caso, la idea es animar a los empleados con conocimientos o experiencia en un campo a que puedan compartirlos con otros en la empresa.
En mi empresa, por ejemplo, donde la llamamos Smart Session, tiene lugar dos viernes al mes al final de la jornada y todo el personal está invitado a asistir. Este espacio de intercambio permite a los empleados aprender unos de otros sobre una gran variedad de temas. Según un estudio reciente, las empresas de la lista Fortune 500 pierden unos 31.500 millones de dólares al año por no compartir conocimientos.
Consejo: Disponer de un calendario de contenidos con los temas del blog o de las sesiones inteligentes puede facilitar a los empleados su planificación, distribución y uso.
- Dar prioridad a los datos estadísticos y visuales en la comunicación interna
Con el volumen de correos electrónicos que reciben sus empleados cada día, el uso de una imagen o de datos estadísticos les ayudará a entender rápidamente su mensaje. Las infografías son definitivamente más elocuentes que las palabras y el 90% de la información que retiene el cerebro es visual.
Consejo: Programas como OfficeVibe permiten crear rápidamente cuestionarios; Venngage y CloudApp son excelentes para crear bellas imágenes para la comunicación empresarial de forma rápida y sencilla.
- Utilizar aplicaciones móviles de gestión de empleados
Estas aplicaciones están diseñadas específicamente para aumentar el compromiso y la colaboración dentro de la empresa. Microsoft Teams y Staffbase están entre los mejores del mercado en cuanto a sus numerosas funciones.
Consejo: Si su empresa es lo suficientemente grande, desarrollar su propio software empresarial puede ser más eficaz a largo plazo.
- Señales digitales: use sus salvapantallas y pantallas públicas con prudencia
Los salvapantallas están muy desaprovechados en el intercambio de conocimientos de las empresas. A nivel interno, puedes asegurarte de que tus imágenes de salvapantallas contengan infografías o imágenes relevantes para tu trabajo. Puede ser una cita motivadora, el plan estratégico de su empresa, sus objetivos trimestrales, etc.
Si, por el contrario, la mayor parte del trabajo en su empresa se realiza en movimiento, estas pantallas electrónicas pueden colocarse en salas comunes que muchas personas visitan regularmente. Este es el caso, por ejemplo, de bancos como el United Bank of Africa (UBA).
Consejo: La aplicación SnapComms permite desarrollar salvapantallas personalizados mediante la narración de historias.
- Utilizar aplicaciones de reconocimiento y recompensa para los empleados
Un estudio de Deloitte revela que la falta de reconocimiento y recompensa por el trabajo realizado es la principal razón por la que los empleados renuncian:
"Las empresas con programas de reconocimiento muy eficaces para impulsar el compromiso de los empleados tenían una tasa de dimisión voluntaria un 31% menor que las empresas con programas de reconocimiento ineficaces."
Esto tiene sentido porque todos apreciamos que nos reconozcan y celebren nuestros esfuerzos. Por lo tanto, disponer de herramientas que permitan reconocer y celebrar oportunamente a los empleados es una gran manera de retenerlos más tiempo en la empresa. Dado que la renuncia y la contratación de un nuevo empleado es muy costosa para cualquier empresa, le animo a que explore las herramientas de reconocimiento y recompensa de los empleados en el lugar de trabajo.
Consejo: Bucketlist ofrece más de 10.000 ideas de recompensas corporativas y permite a los empleados indicar sus preferencias.
- Pizarras digitales
Facilitan la lluvia de ideas y el pensamiento visual. Sin embargo, si tu equipo no está en la misma sala, a menudo tienes que sumergirte en correos electrónicos de ida y vuelta para explicar un concepto a tus compañeros. Para resolver este problema crucial, se han desarrollado herramientas de pizarra digital. Recomiendo especialmente :
-ConceptBoard que tiene un plan gratuito con funcionalidad limitada. El plan pro comienza en 7$/mes), Business (9,5$/usuario/mes).
-MicrosoftWhiteboard que es una descarga gratuita pero que forma parte de la suite Office 365.
-Google Jamboard desde 4.999 dólares (incluye 1 pantalla Jamboard, 2 bolígrafos, 1 goma de borrar y 1 soporte de pared) + 600 dólares de cuota anual de gestión y soporte.
- Contar con una herramienta de planificación empresarial colaborativa
Su nivel de planificación influye directamente en su nivel de productividad. Aunque puedes planificar tu día o tu mes por tu cuenta, a veces es importante hacerlo en equipo o por departamento, ya que te permite saber qué horas tienen libres tus compañeros y planificar en consecuencia.
Consejo: Basecamp y la suite Office 365 tienen un calendario colaborativo para este fin. Ambas herramientas le permitirán ser más transparente en la planificación y limitar el número de preguntas e intercambios de correos electrónicos innecesarios, aumentando su productividad.
- Instituir una política de puertas abiertas
En mi lugar de trabajo en Ghana, la puerta del despacho del Director de Recursos Humanos está siempre abierta. Esto anima a los empleados a acercarse fácilmente a ella para compartir y refuerza la sensación de cercanía y colaboración.
En general, permitir que sus empleados tengan y compartan sus opiniones es una de las formas más eficaces de mejorar la motivación en el trabajo. Fomente la retroalimentación bidireccional e insista en que sus opiniones no afectarán a su posición en la empresa.
Consejo: Una política de puertas abiertas reduce las relaciones de dependencia y ayuda a los empleados a darse cuenta de que sus opiniones y pensamientos importan.
- Publicar un boletín mensual de la empresa
Esto le da la oportunidad de aumentar el conocimiento y la comprensión de la empresa, sus productos y servicios, especialmente a los nuevos empleados que pueden necesitar familiarizarse con los procesos y procedimientos de la empresa. También informa a los empleados de las últimas novedades e indicadores de rendimiento.
Consejo: Como sólo se publica una vez al mes, es probable que no sea descartado como spam.
En conclusión
Son las personas de la organización las que hacen posible el negocio. Si se comunican eficazmente, progresarán, y también lo hará la empresa.
