Por Christian Élongué
O homem é, por essência, um ser comunicante. E enquanto as empresas forem constituídas por seres humanos, a comunicação continuará a ser um factor chave no crescimento e desempenho. A comunicação, seja interna ou externa, é essencial para a partilha de conhecimentos e para a construção de uma organização de aprendizagem.
De acordo com o Relatório Holmes, as empresas com estratégias de comunicação eficazes têm um retorno 47% mais elevado para os accionistas, empregados mais empenhados e menor rotatividade de empregados.
De acordo com um estudo da Harvard Business Review, o grau de colaboração entre trabalhadores e os seus gestores aumentou 50% ou mais ao longo das últimas duas décadas. Além disso, os empregados passam agora quase 80% do seu tempo em actividades de colaboração. O problema é que os empregados têm muito pouco tempo para trabalhar de facto.
O estudo da HBR confirma-o mostrando que 20-35% das contribuições de valor acrescentado real provêm apenas de 3-5% dos empregados. Assim, embora a colaboração esteja a aumentar, menos pessoas a estão a transformar em produtividade. Isto não significa que a colaboração seja uma coisa má. Neste artigo, vou partilhar 17 ideias (novas e clássicas) e ferramentas para melhorar as práticas de comunicação e colaboração nas empresas.
- Os e-mails clássicos
O e-mail é uma das ferramentas clássicas para a comunicação empresarial e isto porque os empregados já esperam receber o e-mail, pelo que a sua atenção é quase sempre considerada como garantida. O e-mail pode reunir todos os outros canais de comunicação interna, incluindo vídeos, podcasts e relações públicas empresariais.
Dica: Um dos melhores serviços de correio electrónico especificamente orientado para a comunicação interna é o "Contact Monkey".
- Use mais vídeo.
Com Millennials (nascidos entre 1980 e 1995) a constituir cerca de 50% da força de trabalho, e a Geração Z (1995-2015) a começar a juntar-se à força de trabalho, o vídeo é um meio imprescindível. Considerando que 48% dos trabalhadores consideram o vídeo como a forma de comunicação mais envolvente, seria negligente não incorporar o vídeo nas suas comunicações internas. E, segundo um relatório Melcrum, "93% dos profissionais de comunicação interna acreditam que o vídeo se tornou essencial"
. No entanto, muitas empresas não se apercebem do poder que o vídeo tem tanto a nível externo como interno. Utilizar áudio e vídeo é muito mais divertido e envolvente para a sua equipa do que ler um longo correio electrónico. Aqui estão alguns exemplos de práticas que seriam melhor comunicadas e documentadas através de vídeo:
Fim das entrevistas contratuais;
Novos vídeos de orientação para os empregados;
Uma introdução ao líder da empresa;
Resumo em vídeo dos seus boletins informativos internos;
Resumos de conferências ou webinars para quem não está presente;
Demonstrações em vídeo de novos produtos ou serviços;
Formação em linha e tutoriais sobre processos e procedimentos da empresa.
Mesmo com o seu smartphone, pode fazer vídeos curtos e perfurantes e usar animações para os tornar divertidos. Pode criar vídeos muito facilmente utilizando as seguintes ferramentas:
-Jing - (Grátis): grave vídeos e capturas de ecrã a partir do seu computador
-iMovie - ($14,99) Software de edição de vídeo fácil de usar para Apple Mac.
-Zoom, Skype, Gomeetnow, Gotomeeting, Webex, etc.
Dica: O director da empresa pode produzir uma série de vídeos sobre um tema específico ou para dar actualizações sobre a empresa. Isto irá torná-lo mais acessível e amortecer o golpe emocional quando más notícias forem anunciadas.
- Redes sociais nas empresas
Independentemente da dimensão do seu negócio, adicionar redes sociais à sua estratégia de comunicação empresarial terá o benefício de quebrar relações hierárquicas, encorajando as pessoas a ligarem-se umas com as outras. Isto acelera as trocas, melhora a produtividade e reforça o sentimento de pertença. Muitas empresas têm hoje um grupo WhatsApp ou Slack onde se realizam conversas informais, onde é partilhada informação sobre questões actuais da empresa.
Dependendo da área de enfoque da empresa e do perfil dos funcionários, podem ser partilhadas directrizes simples sobre o tipo de conteúdo permitido no grupo, para que apenas o conteúdo relevante seja partilhado e o WhatsApp ou Slack não sejam utilizados como distracção. Contudo, não se deve ser demasiado rígido ou rigoroso na definição destas regras, uma vez que a eficácia das redes sociais na empresa depende da contribuição entusiástica de todos os membros da empresa. Alguns empregados podem também estar relutantes em aderir a estas redes sociais a fim de melhor controlarem a sua vida privada.
Dica: Troop Messenger, Fleep, Facebook Business, Slack, Chanty e Yammer têm mais características para a comunicação empresarial.
- Software de Intranet
Este tipo de software é particularmente interessante para as grandes empresas. Mas é uma excelente forma de partilhar informação e feedback rapidamente dentro da empresa. A maioria do software da intranet tem uma gama de características e pode ser personalizado. Dois softwares de intranet que recomendo são Jostle e InterAct que podem contribuir grandemente para o envolvimento e partilha de conhecimentos entre empregados.
Dica: Pode criar secções temáticas ou departamentos sobre o software para melhor organizar a partilha de informação.
- Software de gestão de documentos
Já trabalhou durante horas num documento, apenas para descobrir que não era a versão mais recente? O software de gestão de documentos online permite evitar este tipo de cenário, sincronizando todos os documentos da empresa ou do departamento na nuvem. Google Drive e Microsoft Office 365 estão entre os mais utilizados, mas também recomendo Bit.ai, ProofHub ou Dokmee.
- Podcasts
A maioria dos instrumentos de comunicação requer atenção visual. Os podcasts oferecem uma forma inovadora de comunicar informação de uma forma mais íntima e requerem apenas atenção auditiva, permitindo ao funcionário utilizar as suas capacidades de visualização ou fazer outras tarefas enquanto ouve (enquanto viaja, no ginásio, etc.). Mas é necessário certificar-se de que o conteúdo produzido em podcasts é simples e não demasiado complexo para ser compreendido. Pode ser sobre as notícias da sua empresa ou permitir que um departamento apresente todos os meses as suas realizações.
Dica: Recomendo a ferramenta Storyboard, especializada na criação de podcasts para comunicação interna. A aplicação é centrada no utilizador e fácil de aprender.
- Ferramentas de gestão de projectos colaborativos: wiki, Trello, Google Suite, AirTable...
Wikis são excelentes ferramentas para documentar informação pessoal, criar uma base de conhecimentos e responder aos pedidos dos empregados. Para além dos wikis, Trello é outra boa ferramenta de colaboração online que torna fácil ver quem está a fazer o quê e o que precisa de ser feito. Pode facilmente partilhar ficheiros ou editar as informações aí contidas. Finalmente, Airtable é a que eu recomendo, pois tem muito mais características e é utilizada por quase 85.000 empresas em todo o mundo, incluindo Uber, WeWork, e Buzzfeed
- Comunicações empresariais lúdicas
Um estudo mostra que 79% dos trabalhadores seriam mais produtivos se o seu trabalho fosse um pouco gamificado. Poderia realizar regularmente jogos ou concursos para encorajar a interacção entre empregados. O uso de emoticons e piadas bem colocadas pode também aliviar o ambiente de trabalho e reforçar o sentimento de pertença entre os empregados.
Dica: Certifique-se de que todas as suas iniciativas de jogo ou de gamificação são integradas na altura certa e com as pessoas certas.
- Blogs e sessões de partilha de conhecimentos
Escrever um blogue é uma forma ideal e rápida para os líderes empresariais comunicarem as suas visões, conhecimentos ou perícia sobre um tópico específico. Mas para além dos blogs, também se podem criar espaços e momentos de partilha de conhecimento. Aqui, a ideia é encorajar os empregados com conhecimentos ou experiência num campo a serem capazes de partilhar com outros na empresa.
Na minha empresa por exemplo - onde lhe chamamos Sessão Inteligente - tem lugar duas sextas-feiras por mês no final do dia e todo o pessoal é convidado a participar. Este espaço de partilha permite aos empregados aprender uns com os outros sobre uma grande variedade de tópicos. Segundo um estudo recente, as empresas da Fortune 500 perdem cerca de 31,5 mil milhões de dólares por ano por não partilharem conhecimentos.
Dica: Ter um calendário de conteúdos com tópicos de blogues ou sessões inteligentes pode facilitar o planeamento, distribuição e utilização por parte dos funcionários.
- Dar prioridade aos dados estatísticos e visuais na comunicação interna
Com o volume de e-mails que os seus empregados recebem todos os dias, a utilização de uma imagem ou dados estatísticos irá ajudá-los a compreender rapidamente a sua mensagem. Os infográficos são definitivamente mais eloquentes do que as palavras e 90% da informação retida pelo cérebro é visual.
Dica: Software como o OfficeVibe permite-lhe criar questionários rapidamente; Venngage e CloudApp são excelentes para criar visuais bonitos para a comunicação empresarial de forma rápida e fácil.
- Utilizar aplicações móveis de gestão de empregados
Estas aplicações são especificamente concebidas para aumentar o envolvimento e colaboração dentro da empresa. As Equipas Microsoft e Staffbase estão entre as melhores do mercado em termos das suas muitas características.
Dica: Se a sua empresa for suficientemente grande, o desenvolvimento do seu próprio software empresarial pode ser mais eficaz a longo prazo.
- Sinais digitais: use sabiamente os seus screensavers e ecrãs públicos
Os protectores de ecrã estão em grande parte inexplorados na partilha de conhecimentos corporativos. Internamente, pode assegurar-se de que as suas imagens de screensaver contêm infografias ou imagens relevantes para o seu trabalho. Isto pode ser uma citação motivacional, o plano estratégico da sua empresa, os seus objectivos trimestrais, etc.
Se, por outro lado, a maior parte do trabalho na sua empresa é feito em movimento, estes ecrãs electrónicos podem ser colocados em salas comuns que muitas pessoas visitam regularmente. Este é por exemplo o caso em bancos como o United Bank of Africa (UBA).
Dica: A aplicação SnapComms permite desenvolver protectores de ecrã personalizados através da narração de histórias.
- Utilizar aplicações de reconhecimento e recompensa para os empregados
Um estudo da Deloitte revela que a falta de reconhecimento e recompensa pelo trabalho realizado é a principal razão pela qual os empregados desistem:
"As empresas com programas de reconhecimento altamente eficazes para impulsionar o envolvimento dos funcionários tinham uma taxa de demissão voluntária 31% inferior à das empresas com programas de reconhecimento ineficazes".
Isto faz sentido porque todos nós apreciamos ser reconhecidos e celebrados pelos nossos esforços. Ter ferramentas que permitam o reconhecimento atempado e a celebração dos empregados é, portanto, uma óptima forma de os reter por mais tempo na empresa. Uma vez que demitir-se e contratar um novo empregado é muito dispendioso para qualquer empresa, encorajo-o a explorar ferramentas de reconhecimento e recompensa dos empregados no local de trabalho.
Dica: Bucketlist oferece mais de 10.000 ideias de recompensas empresariais e permite que os empregados indiquem as suas preferências.
- Quadros brancos digitais
Facilitam o brainstorming e o pensamento visual. No entanto, se a sua equipa não estiver na mesma sala, terá muitas vezes de mergulhar em e-mails para explicar um conceito aos seus pares. Para resolver este problema crucial, foram desenvolvidas ferramentas de quadro branco digital. Recomendo particularmente :
-ConceptBoard que tem um plano livre com funcionalidade limitada. O plano profissional começa em $7/mês), Negócios ($9,5/utilizador/mês).
-Microsoft Whiteboard que é um download gratuito mas faz parte da suite Office 365.
-Google Jamboard a partir de $4,999 (inclui 1 visor Jamboard, 2 canetas, 1 borracha e 1 montagem na parede) + $600 taxa anual de gestão e apoio.
- Servindo uma ferramenta de planeamento empresarial colaborativo
Seu nível de planeamento influencia directamente o seu nível de produtividade. Embora possa planear o seu dia ou mês sozinho, por vezes é importante fazê-lo como uma equipa ou departamento, pois permite-lhe saber que horas os seus colegas têm livres e planear em conformidade.
Tip: Basecamp e a suite Office 365 tem um calendário colaborativo para este fim. Ambas as ferramentas lhe permitirão ser mais transparente no planeamento e limitar o número de perguntas desnecessárias e trocas de correio electrónico, aumentando a sua produtividade.
- Instituir uma política de porta aberta
No meu local de trabalho no Gana, a porta para o gabinete do Gestor de Recursos Humanos está sempre aberta. Isto incentiva os empregados a aproximarem-se facilmente dela para partilhar e reforça um sentimento de proximidade e colaboração.
Em geral, permitir aos seus empregados ter e partilhar as suas opiniões é uma das formas mais eficazes de aperfeiçoar a motivação no local de trabalho. Encorajar o feedback bidireccional e insistir que as suas opiniões não afectarão a sua posição na empresa.
Tip: Uma política de porta aberta reduz as relações de informação e ajuda os empregados a perceberem que as suas opiniões e pensamentos são importantes.
- Publicar uma newsletter mensal da empresa
Aqui se dá a oportunidade de aumentar o conhecimento e a compreensão da empresa, dos seus produtos e serviços, especialmente aos novos funcionários que possam precisar de se familiarizar com os processos e procedimentos da empresa. Também informa os empregados dos últimos desenvolvimentos e indicadores de desempenho.
Tip: Como só é publicado uma vez por mês, é provável que não seja despedido como spam.
Em conclusão
São as pessoas dentro da organização que tornam o negócio possível. Se comunicarem eficazmente, irão progredir, assim como a empresa.
