Les universités Penn State, Ohio et Washington State ont amélioré de façon substantielle leur rendement depuis qu’elles ont implanté un système de gestion de la documentation et des renseignements via le Web. À l’université Penn State, les départements de la comptabilité, des ressources humaines, de l’administration et des ressources matérielles ont été les premiers à adopter ce système.
En moyenne, 80 pourcent des personnes qui posent leur candidature pour un poste envoient leur lettre de présentation et leur curriculum vitae au département des ressources humaines par voie électronique. Les candidatures présentées sous une autre forme sont numérisées puis intégrées au système. De cette façon, le processus de recrutement est maintenant beaucoup plus rapide et exige moins de personnel administratif.
Le département des inscription de la Washington State University (WSU) a entamé le processus de transition vers ce nouveau système afin de gérer les 10 000 demandes d’inscriptions qu’elle reçoit annuellement.
La WSU utilise un système qui intègre la numérisation, la mise en attente et la gestion des données afin de de simplifier et de réduire la masse d’informations générée par le processus d’inscription. À l’Université d’Ohio, on procède actuellement au transfert de 140 000 documents légaux dans un site Web de conservation et de gestion de l’information.
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