Adaptar los procedimientos institucionales de compra de tecnología

Considerada por las empresas como un mercado muy lucrativo, la compra de suministros y equipos por parte de las instituciones públicas siempre ha estado sujeta a sobornos, trampas y acuerdos colaterales. Para contrarrestar este fenómeno, la mayoría de los gobiernos han establecido normas bastante estrictas para regular sus contratos públicos.

En los últimos años, incluso se han endurecido los procedimientos limitando el contacto entre compradores y vendedores, ya que cualquier contacto podría interpretarse como lobby o favoritismo. Los procedimientos de compra institucional se han complicado en todas partes. En el caso de las compras de tecnología, especialmente para las escuelas, estos procedimientos simplemente se han vuelto desventajosos.

Largos plazos de entrega

La situación es la siguiente: desde que se presentan las ofertas hasta que la tecnología llega a las aulas, el proceso puede durar meses y a veces incluso más de un año. Lo que se acaba entregando es un modelo o producto de ayer, que no rinde tanto como el que se ofrece actualmente, y que se paga a precio completo.

Además, debido a la competencia, los precios fluctúan de un mes a otro, y lo que podía parecer una buena oferta en el momento del acuerdo a veces se convierte en irrisoria unos meses más tarde.

En resumen, los plazos impuestos son superiores al ritmo al que evolucionan las tecnologías en un entorno altamente competitivo.

Soluciones

Digital Promise, organización dedicada a mejorar la educación a través de la tecnología, propone una serie de soluciones y políticas.

• La primera consiste en poner en común el trabajo preparatorio, ya que a menudo cada entidad responsable de las compras realiza el mismo trabajo de análisis y comparación de equipos, precios, referencias, etc. Esta puesta en común permite ver cuántos equipos se necesitan y en qué cantidad. Sobre todo, esta puesta en común permite ver cuánto han pagado los demás por compras anteriores. Como los textos son producidos por los compradores y no por los vendedores, son mucho más inteligibles. Ver los precios pagados evita a los negociadores menos hábiles grandes diferencias de precio por el mismo material.
  
  Compartir esta información entre los miles de responsables de compras es el primer paso y el más rentable.
  
• El segundo es reducir los plazos, empezando por los de preparación de las ofertas y análisis de las ofertas recibidas. ¿Cómo hacerlo? Precalificando un cierto número de proveedores o productos, aunque ello implique modificar las solicitudes a posteriori. Después, reduciendo el alcance. Cuanto mayor sea lo que está en juego, más largo será el proceso. A veces es preferible reducir el alcance y dividir los asuntos entre varios gestores para acelerar el proceso.
  
• La tercera es partir de las necesidades educativas reales identificadas por los profesores o mediante encuestas a profesores y otras personas relacionadas con los alumnos. Son ellos quienes tendrán que utilizar estas tecnologías en primera línea. A partir de ahí, resulta más fácil identificar las funciones necesarias y los productos que las satisfarán. Entonces podemos aspirar a un cierto grado de flexibilidad en los contratos, por ejemplo, partiendo precisamente de las necesidades que hay que satisfacer y garantizando la entrega del último modelo o una reducción sustancial del precio.
  
• La cuarta es permitir a los vendedores presentar bien sus productos. La mayoría de los compradores se limitan a consultar las páginas web de los vendedores y se conforman con especificaciones generales a la hora de comparar. Las necesidades son específicas; al centralizar la información de los vendedores y permitirles justificar y actualizar sus afirmaciones, la información adaptada a necesidades específicas se hace accesible y puede compartirse y debatirse.

Sorprendentemente, los más frustrados por la duración del proceso son los propios proveedores. Si tarda demasiado, pierden la motivación antes de conseguir satisfacer al cliente. Estarán encantados de trabajar para que las cosas funcionen mejor, con una mejor comunicación.

Referencias

Improving Ed-Tech Purchasing - Phil Martin y Steve Pines - Digital Promise
http://www.digitalpromise.org/blog/entry/improving-ed-tech-purchasing

El poder de las compras - Dian Schaffhauser - The Journal
http://thejournal.com/articles/2015/05/14/procurement-power.aspx