Adaptação dos procedimentos institucionais de aquisição de tecnologia

Considerado pelas empresas como um mercado muito lucrativo, a aquisição de fornecimentos e equipamentos por parte das instituições públicas sempre esteve sujeita a subornos, esquemas e acordos paralelos. Para contrariar este fenómeno, a maioria dos governos estabeleceu regras bastante rigorosas para regular os seus contratos públicos.

Nos últimos anos, os procedimentos foram mesmo reforçados, limitando os contactos entre compradores e vendedores, uma vez que qualquer contacto poderia ser interpretado como lobbying ou favoritismo. Os procedimentos de compra institucional tornaram-se mais complicados em todo o lado. No caso das compras de tecnologia, nomeadamente para as escolas, estes procedimentos tornaram-se simplesmente desvantajosos.

Longos prazos de entrega

A situação é a seguinte: desde a apresentação das propostas até ao momento em que a tecnologia chega à sala de aula, o processo pode demorar meses e, por vezes, até mais de um ano. O que acaba por ser entregue é o modelo ou o produto de ontem, que não tem o mesmo desempenho que o atualmente disponível, e que é pago pelo preço total.

Além disso, devido à concorrência, os preços flutuam de mês para mês, e o que poderia parecer um bom negócio no momento do acordo torna-se por vezes irrisório alguns meses mais tarde.

Em suma, os prazos impostos são superiores ao ritmo a que as tecnologias evoluem num ambiente altamente competitivo.

As soluções

A Digital Promise, uma organização dedicada à melhoria da educação através da tecnologia, propõe uma série de soluções e políticas.

• A primeira é a mutualização do trabalho preparatório, porque muitas vezes cada entidade responsável pelas compras faz o mesmo trabalho de análise e comparação de equipamentos, preços, referências, etc. Esta mutualização permite ver qual o equipamento necessário e qual a quantidade necessária. Acima de tudo, este agrupamento permite-nos ver quanto é que os outros pagaram em compras anteriores. Como os textos são produzidos pelos compradores e não pelos vendedores, são muito mais inteligíveis. A visualização dos preços pagos evita grandes diferenças de preços para o mesmo equipamento para os negociadores menos hábeis.
  
  Partilhar esta informação entre os milhares de gestores de compras é o primeiro e mais rentável passo.
  
• O segundo é reduzir os prazos de entrega, a começar pelos prazos de preparação das propostas e de análise das propostas recebidas. Como é que isso pode ser feito? Pré-qualificando um certo número de fornecedores ou de produtos, mesmo que isso implique modificar posteriormente os pedidos. Depois, reduzindo o âmbito. Quanto maior for a aposta, mais longo será o processo. Por vezes, é preferível reduzir o âmbito e dividir as questões entre vários gestores para acelerar o processo.
  
• A terceira é partir das necessidades educativas reais identificadas pelos professores ou através de inquéritos aos professores e outras pessoas envolvidas com os alunos. São eles que terão de utilizar estas tecnologias na linha da frente. A partir daí, torna-se mais fácil identificar as funções necessárias e os produtos que as satisfazem. Podemos então procurar um certo grau de flexibilidade nos contratos, por exemplo, partindo exatamente das necessidades a satisfazer e garantindo a entrega do último modelo ou uma redução substancial do preço.
  
• A quarta é permitir que os vendedores apresentem bem os seus produtos. A maior parte dos compradores limita-se a consultar os sítios dos vendedores e a contentar-se com especificações gerais para efetuar as suas comparações. As necessidades são específicas; ao centralizar as informações dos vendedores e ao permitir-lhes justificar e atualizar as suas afirmações, as informações adaptadas a necessidades específicas tornam-se acessíveis e podem ser partilhadas e discutidas.

Surpreendentemente, os mais frustrados com a duração do processo são os próprios fornecedores! Se demorar demasiado tempo, perdem a motivação antes de conseguirem satisfazer o cliente! Ficarão felizes por trabalhar para que tudo corra melhor, com uma melhor comunicação.

Referências

Melhorar as compras de tecnologia eletrónica - Phil Martin e Steve Pines - Digital Promise
http://www.digitalpromise.org/blog/entry/improving-ed-tech-purchasing

O poder das compras - Dian Schaffhauser - The Journal
http://thejournal.com/articles/2015/05/14/procurement-power.aspx