Instrucciones para salvar la distancia entre experiencia y resultados

Surge la necesidad

Puede que nunca haya leído instrucciones para tareas sencillas como abrir un grifo o la puerta de un armario, pero en cuanto se enfrenta a un contexto desconocido o a una tarea compleja, como montar un grifo o un armario de cocina si nunca lo ha hecho antes, las instrucciones se convierten en las claves para lograr un resultado satisfactorio y evitar el fracaso. Material necesario, puntos importantes, prioridades, orden de ejecución, tiempo a tener en cuenta... las instrucciones guían al principiante hasta el lugar adecuado.

En definitiva, las instrucciones proceden de la experiencia previa, la de otros o la propia, y resultan útiles cuando se repite la experiencia. Complementan la experiencia limitada o ausente del usuario o su memoria a largo plazo.

No son hipótesis, explicaciones teóricas o consejos vagos; las buenas instrucciones son precisas, están bien contextualizadas y se adaptan al usuario probable. Un libro de recetas, o un patrón de carpintería o punto tan lleno de códigos que resulta complejo, lo utilizan personas que pueden tener experiencia pero que se enfrentan a un reto que difícilmente podrían superar sin instrucciones. Uno no se convierte en un experto en una máquina nueva de un millón de euros.

La necesidad de instrucciones de referencia surge cuando :

• la tarea es muy compleja
• el margen de error tolerable es bajo
• el valor de los equipos o productos implicados es significativo
• el valor de los resultados es crítico
• existen riesgos

"Instruire" tiene la misma raíz etimológica que "instrumento"; las instrucciones siempre están ancladas en la realidad concreta.

Las instrucciones garantizan la integridad

En las empresas e instituciones, los procedimientos e instrucciones reflejan las normas que se esperan del servicio o producto. Desviarse de ellos es distorsionar la propia función de la organización y obstaculizar su funcionamiento. En una biblioteca, los libros se clasifican de determinada manera, se encuadernan para que resistan el uso y se registran para su préstamo de forma estricta. En muchos ámbitos, las instrucciones no permiten grandes desviaciones.

Las instrucciones en la fase de incorporación de nuevos estudiantes o empleados son especialmente estratégicas (1). El funcionamiento de una escuela se apoya en una serie de normas más o menos explícitas, pero que normalizan las interacciones en un flujo manejable. Los alumnos entran por esta puerta, las quejas se tramitan aquí y el reciclaje de papel va allí.

Seguir instrucciones no significa abdicar de la propia autonomía, sino señalar el propio consentimiento para formar parte de un todo que no puede existir sin ese consentimiento. Las huelgas y el exceso de celo pueden paralizar cualquier organización en muy poco tiempo, lo que demuestra que el consentimiento y la autonomía están siempre presentes. Una buena medición y la negociación de las normas garantizan este consentimiento.

La interacción entre las instrucciones y su transmisión

Más allá del consentimiento, unas buenas instrucciones no garantizan que la persona que las lea sea capaz de interpretarlas correctamente, ni siquiera que esté dispuesta a prestarles atención. Este es un punto crítico difícil de evaluar.

Para algunas personas, seguir instrucciones equivale a juzgar su nivel de competencia, porque seguirlas efectivamente significa suspender su autonomía por un momento. Pero los verdaderos profesionales saben reconocer el valor de la experiencia ajena y el de las instrucciones. La capacidad de seguir instrucciones es un criterio de selección muy relevante para el empleo en muchos entornos (2).

El arte de escribir instrucciones es un tema bien tratado y en constante evolución (3). ¿Quién no ha visto alguna vez instrucciones en YouTube? Las instrucciones son probablemente la mayor actividad de formación en términos de frecuencia y volumen en todo el mundo. Cuando las instrucciones proporcionadas no parecen claras para el usuario o no se adaptan a su contexto, probablemente cientos de personas se han encontrado con el mismo problema. Siempre habrá algunos que hagan de instructores suplentes... pero con unos niveles de fiabilidad cuanto menos aleatorios.

Si añadimos la inteligencia artificial a la mezcla, la cuestión de la credibilidad de las instrucciones encontradas en línea se agudiza aún más: la experiencia media de una persona normal no es la misma que la de un profesional o un especialista, y menos aún si se elimina el contexto. En otras palabras, las instrucciones escritas por una inteligencia artificial, desprovista de experiencia y criterio, son sistemáticamente cuestionables, y las traducidas automáticamente no son mucho mejores. En la práctica, las instrucciones del fabricante o las de un especialista reconocido tienen ventaja.

Ante todo

La creatividad se materializa cuando un diseñador es capaz de lograr el resultado que prevé; sin dominio previo, la creatividad sigue siendo virtual. Afortunadamente, las instrucciones permiten acceder a un primer nivel de dominio y la experimentación a un segundo nivel, que el investigador puede formalizar en instrucciones si es necesario. Tanto el investigador como el artista o el artesano pasan por estas etapas, en las que las instrucciones son a la vez la base y luego garantizan la continuidad.

Los procedimientos para alcanzar un determinado nivel de calidad pueden codificarse en instrucciones y pueden representar un saber hacer único que merece la pena mantener en secreto en muchos casos. Por ello, algunas instrucciones, procedimientos o fórmulas se reservan exclusivamente a los "guardianes de la ortodoxia".

Por ejemplo, durante siglos, los secretos de la fabricación del vidrio veneciano se transmitieron cuidadosamente a los artesanos autorizados (4) . Hoy en día, muchas empresas protegen sus secretos de fabricación mediante patentes y registros oficiales. Las cláusulas de confidencialidad forman parte de los contratos de la mayoría de las empresas.

Instrucciones valiosas

El capital de instrucciones que posee una institución o empresa suele estar infravalorado. De los procedimientos de incorporación a los secretos comerciales, de los manuales de instrucciones a los vídeos de formación, todo este patrimonio inmaterial se valora por su calidad y pertinencia (5).

Es literalmente el código genético de la institución, el que garantiza que cualquier nuevo elemento pueda integrarse en el conjunto sin demasiados trastornos, siempre que sea capaz de... seguir instrucciones.

Referencias

1- Bienvenida - Onboarding

6 elementos clave para el éxito del proceso de incorporación + buenas prácticas - Sarah Busque - Agendrix
https://www.agendrix.com/fr/blogue/elements-cles-onboarding-employes-meilleures-pratiques

10 pasos clave para el éxito del onboarding - Deel
https://www.deel.com/fr/blog/etapes-cles-onboarding/

Lista de control para la incorporación - Folks
https://folksrh.com/en/hr-library/checklist-the-essentials-for-a-successful-onboarding

Optimiza tu onboarding y retiene tu talento desde el primer día - Workelo
https://lp.workelo.eu/kit-outils-onboarding?utm_term=parcours%20int%C3%A9gration%20salari%C3%A9

Onboarding: La guía para integrar con éxito a tus nuevos talentos - Sigma-RH
https://www.sigma-rh.com/fr-ca/blogue/guide-complet-onboarding/

Formación Onboarding: los secretos de una inducción humana y exitosa - Wooclaphttps://www.wooclap.com/fr/blog/onboarding-en-formation/

2- Seguir instrucciones

¿Por qué nos cuesta seguir instrucciones? Técnicas para remediarlo - Sergi Sánchez Mancha - StepAlong
https://www.stepalong.com/fr/suivre-les-instructions-perspective-psychologique/

Pon a prueba tu capacidad para seguir instrucciones - Scribe
https://fr.scribd.com/document/831166788/Habilete-a-suivre-les-instructions

Test de "comprensión de instrucciones": evaluación previa a la selección para contratar a los mejores candidatos - Gorilla Test
https://www.testgorilla.com/fr/bibliotheque-de-tests/capacite-cognitive/test-de-suivi-des-instructions/

¿Cómo enseñar a un niño a seguir sus instrucciones? - ABA Léman
https://www.aba-leman.com/blog/comment-apprendre-lenfant-de-suivre-vos-instructions

3- Redacción de instrucciones

Consejos para redactar instrucciones de uso: los usuarios buscan consejos prácticos para redactar eficazmente instrucciones de uso o manuales técnicos - Stéphane Avronsart - Axone Consulting
https://axonesconsulting.fr/conseils-rediger-mode-emploi/

Cómo redactar buenas instrucciones de trabajo: 10 sencillos pasos - Ben Baldwin - VKS
https://vksapp.com/fr/blogue/comment-rediger-de-bonnes-instructions-de-travail

6 pasos para unas buenas instrucciones de trabajo - Azumuta
https://www.azumuta.com/fr/blog/creating-work-instructions-how-do-you-do-it/

Cómo escribir instrucciones - Rachel Scoggins, PhD - Wikihow
https://fr.wikihow.com/%C3%A9crire-des-instructions

¿Cómo hacer una instrucción de trabajo? - Ryan Knott - TechSmith
https://www.techsmith.fr/blog/faire-instruction-travail/

Instrucciones de trabajo visuales - Patrick Lemay - Tulipán
https://tulip.co/fr/blog/visual-work-instructions/

4- La fascinante historia del cristal de Murano - https://muranonline.com/fr/magazine/post/histoire-fascinante-des-lustres-de-murano

5- El valor de los activos inmateriales

El capital inmaterial de una empresa - Legal Place
https://www.legalplace.fr/guides/capital-immateriel-entreprise/

Los 12 principales valores inmateriales e indicadores de medición asociados - Ordre des comptables - Conseil supérieur
https://www.cap-immateriel.fr/wp-content/uploads/2018/07/CSOEC-Encourager-%C3%A0-g%C3%A9rer-les-actifs-immat%C3%A9riels-des-PME-2011-janvier.pdf

Guía práctica para estructurar y aprovechar los activos invisibles de su empresa - Scale2sell
https://www.scale2sell.company/content/creer-de-la-valeur-immaterielle-guide-pratique-pour-structurer-et-valoriser-les-atouts-invisibles-de-votre-entreprise