
Organisation et gestion du temps
Bien gérer son temps, s'organiser pour optimiser les précieuses minutes de nos journées, trouver une méthodologie efficace, plus efficace, changer d'outils pour améliorer ses processus. Un défi pour tous...
Publié le 07 avril 2019 Mis à jour le 07 avril 2019
La gestion des connaissances (GC) est un facteur clé et déterminant pour la productivité, la performance et l’évolution de toute organisation. Cette démarche englobe l’ensemble des outils, procédés et ressources permettant de produire, conserver ou partager les connaissances circulant au sein-même de l’entreprise, mais aussi d’assurer le meilleur emploi possible des informations provenant de l’extérieur.
En s'appuyant sur l'expérience de gestionnaires des connaissances dans le secteur de la société civile, voici les principales phases dans la mise en place[1] d’un pareil système dans une organisation. Il s’agit notamment du repérage des connaissances, leur préservation, leur valorisation, leur création et leur partage, puis leur actualisation.
Avec la révolution digitale, les connaissances sont désormais dispersées et disséminées dans des supports, outils et espaces disparates. Des informations précieuses sont désormais disponibles dans des courriels, dans les interactions sur les réseaux sociaux, dans des discussions sur les forums, les blogs… etc. Dans une organisation, les connaissances peuvent aussi se trouver dans :
Après avoir identifié les sources de connaissance, il est important de les formaliser puis de les centraliser. La formalisation revient tout simplement à trouver des façons formelles de partager les connaissances des employés en ce qui concerne les meilleures façons d'agir. Par exemple établir des directives procédurales basées sur les pratiques exemplaires des employés.
La centralisation quant à elle revient à les organiser dans un seul référentiel ou système pour en faciliter l’accès et la gestion. Cela accélère l'apprentissage et aide l’entreprise à prendre de meilleures décisions. Certaines organisations disposent ainsi d’un système intranet pour faciliter cette démarche.
Quels sont les moyens et outils favorisant le partage des informations ou idées au sein de l'organisation ? Lorsque chaque membre de l'organisation è été sensibilisé à l’importance de la gestion des connaissances[3], il est important de créer des espaces et prévoir des outils ou occasions pouvant rendre cela possible.
Comme espaces de partage des connaissances, nous avons par exemple :
Il peut également être une bonne idée de créer une base de connaissances contenant des informations et des directives utiles sur la façon d'effectuer les tâches clés.
Comme outils, la technologie est essentielle mais pas incontournable. Le meilleur partage de connaissance peut s’opérer à travers une conversation face à face. Les outils technologiques très utilisés sont :
Quoique la technologie soit une puissante composante dans tout système de gestion des connaissances, il est important de s’assurer qu’ils sont adaptés ou appropriés à votre cible et que vous disposez également des moyens financiers ou techniques pour en assurer la maintenance régulière. Sinon, cela deviendra vite un fardeau.
Les espaces et outils technologiques facilitent la collecte et le traitement des informations mais aussi leur exploitation. Par exemple, une organisation ayant identifié la R&D comme un facteur clé de sa performance peut exploiter les données collectées de ce processus pour améliorer la qualité de leurs produits ou services et conserver une longueur d’avance par rapport à ses concurrents.
Voici d’autres exemples provenant d’une exploitation efficace des connaissances :
Le retour d’expérience ou rétroaction, est un processus de partage de connaissances tacites acquises lors d’une expérience vécue et dont on tire des leçons, afin d’améliorer ou d’optimiser les actions futures. Un retour d’expérience[5] qui a lieu à la fin d’un projet ou après chacune des étapes d’un projet ou d’une activité, permet d’évaluer si les objectifs sont atteints et, s’ils ne le sont pas, de découvrir pourquoi.
Lors des échanges, le dialogue et la réflexion transforment l’expérience en connaissance et amènent une nouvelle articulation des connaissances. C’est une approche efficace dans des situations où il y a peu de marge d’erreur et peu de latitude dans le temps. Cela peut être aussi simple qu'un "pouce levé" ou un commentaire. Quoi qu'il en soit, le retour d’expérience améliore la qualité des services ou produits, et la performance de l'entreprise.
Dans un monde idéal, la création et la mise à jour des connaissances devraient faire partie du travail de chaque membre d’une organisation. Afin de faciliter la collecte et l'exploitation des connaissances dans une organisation, on essaie d'établir une culture dans laquelle les connaissances sont valorisées. À la WACSI, le personnel est sensibilisé et informé sur l’importance des connaissances dans la performance organisationnelle et individuelle, les membres sont encouragés à partager leurs expériences et compétences et à adopter des modes de travail plus agiles et flexibles, centré non plus uniquement sur l’individu mais sur l’équipe. Il est également important de récompenser et encourager ceux qui suggèrent de nouvelles pratiques ou qui adoptent les outils et processus établis. Enfin, toujours évaluer et mettre à jour le système périodiquement
En définitive, pour améliorer la productivité et optimiser la performance d'une organisation, l’adoption d’une approche stratégique concernant l’identification, la collecte, l’exploitation et le partage des connaissances, est indispensable. Dans cette analyse, nous avons brièvement présenté une procédure pour intégrer efficacement une telle stratégie, en s’assurant que les membres de l’équipe dirigeante s’impliquent et supervisent l’adoption et l’usage par le reste du personnel de l’organisation. Quoiqu’il en soit, il est important de ne point perdre le capital de connaissances et d’expériences présents dans les personnes, processus et outils utilisés en entreprise et s’en servir avec succès.
Cédric Christian Ngouassi Élongué est gestionnaire des connaissances à la WACSI - West Africa Civil Society Institute
[1] Ehret Fanny, Mettre en place une démarche de gestion des connaissances en entreprise, 2011.
[2] Jean MICHEL, « Conference Nancy 15 juin 2004 - Gestion des connaissances - Rencontres Documentation-Recherche », consulté le 5 décembre 2018,
http://michel.jean.free.fr/publi/JM347.html
[3] Jean-Louis Ermine et al., « Un état francophone du champ du management des connaissances : la communauté GeCSO », Management Avenir N° 67, no 1 (6 mars 2014): 56‑77.
[4] Monica Mallowan, Vincent Liquète, et Lise Verlaet, « De la gestion des connaissances à l’économie des connaissances », Communication management Vol. 12, no 1 (2015): 5‑12.
[5] CEFRIO, « Retour d’expérience », Gestion des connaissances - CEFRIO (blog), consulté le 1 avril 2019,
https://km.cefrio.qc.ca/retour-dexperience/
Accédez à des services exclusifs gratuitement
Inscrivez-vous et recevez des infolettres sur :
De plus, indexez vos ressources préférées dans vos propres dossiers et retrouvez votre historique de consultation.
M’abonner à l'infolettreSuperprof : la plateforme pour trouver les meilleurs professeurs particuliers en France (mais aussi en Belgique et en Suisse)
Effectuez une demande d'extrait d'acte de naissance en ligne !