Accueillir un groupe à distance

De l’importance de l’accueil en formation

L’accueil est un moment particulier dans une formation. Cette phase permet de fixer les bases de la formation, rassurer, créer le lien et la dynamique de groupe.  Elle permet aux apprenant-es de partager leurs motivations, leurs besoins et leurs éventuelles craintes. Le formateur-trice donne le ton : quelles sont ses exigences, quels types de relations va-t-il instaurer avec le groupe.

Un bon démarrage permet à la fois de répondre aux besoins cognitifs (ce que l’on va faire et pourquoi) et affectifs des apprenant-es (avec qui on va le faire et comment).

Pour cadre le démarrage d'une formation, cinq étapes peuvent être proposées durant la phase d'accueil :

• l'accroche,
• les présentations,
• le recueil des attentes,
• le cadre de la formation et
  
• la présentation des objectifs du cours.
  

Chacune de ces étapes a son importance et contribue à la création d'une atmosphère propice à l'apprentissage et ce, dès l'entrée des apprenant-es dans la salle de cours. Diverses activités peuvent être proposées durant chacune de ces phases. Certaines permettent d'apporter du dynamisme avec du mouvement et des déplacements dans la salle (déposer un post-it avec ses attentes sur un mur collectif), d'autres amènent de la créativité et de l'humour (activités brise-glace comme "les smarties" ou le "portrait chinois", voir l'article de Frédéric Duriez illustré  avec humour ).

Mais comment transposer ces différentes phases dans un contexte de formation à distance tout en gardant le dynamisme et la créativité possible en présentiel ? Comment transmettre les informations essentielles au bon fonctionnement du cours tout en se montrant rassurant et cadrant ?

Penser l'accueil dans la formation à distance

Il est en effet essentiel de conserver cette phase dans le contexte de la formation à distance car les besoins évoqués sont toujours présents, voire amplifiés. En effet, un démarrage de formation en vidéo-conférence peut générer pas mal de stress et d’inquiétudes chez certains participant-es (compétences techniques, interactions à distance, etc.) peu familiers avec les technologies ou contraints par le contexte à se former en ligne.

Ces craintes, je les ai souvent rencontrées dans mes formations à distance. Celles-ci se sont traduites de différentes manières : mutisme, remise en question de ses propres compétences ou, à l’inverse, remise en question de la formation dans son ensemble.

En réfléchissant à ce qui avait pu se passer et en reprenant la planification de mon cours, je pense qu’une meilleure prise en compte de cette phase d’accueil aurait pu, non pas éviter complètement ces situations, mais du moins les repérer et les désamorcer plus rapidement. En effet, le temps faussement gagné en passant rapidement sur le recueil des attentes ou, au contraire, trop de temps accordé à une présentation détaillée (et conventionnelle !) du programme de cours, ont clairement influencé l’atmosphère d’apprentissage.  Pour de nombreux auteurs (voir par exemple, Noyé et Piveteau, 2013), le début d’une session est un moment particulièrement délicat. Un démarrage mal fait et c’est toute la formation qui va en souffrir ! 

S’il me semble donc important de conserver une phase d’accueil à distance, il est toutefois nécessaire de l’adapter, que ce soit au niveau de la durée, des formes d’interaction ou encore du type d’activité choisie.

Quel outil numérique pour quelle phase ?

En reprenant les 5 phases de l’accueil citées plus haut, nous pouvons établir quelques activités et outils numériques adaptés à la formation à distance.

1) L'accroche permet d’intéresser et de captiver les apprenants dès les premières minutes de la formation. À distance, on peut, par exemple :

• partager une vidéo, une image qui interpelle le participant-e, suscite sa réaction et lance le débat dès les premières minutes de la formation.

2) Les présentations du groupe et du formateur-trice. Comme en présentiel, la présentation tour de table n’est pas toujours la seule activité possible, et surtout pas toujours la plus appropriée en fonction des groupes et du type de formation. À distance, par manque d’idées, le risque est grand de passer rapidement sur cette étape. Pourtant, de nombreuses possibilités existent en ligne également pour rendre ce moment ludique et créatif :

• une carte du monde virtuelle pour réaliser la carte géographique du groupe (avec par exemple le modèle « Carte » de Padlet, ou Google My Maps).
  
  
• un partage d’une image, d’une citation qui nous représente déposée et commentée sur un mur virtuel collaboratif avec, par exemple, Padlet, Linoit ou Scrumble.
  Pour ne pas prendre trop de temps, l’apprenant-e prépare en avance ce qu’il souhaite partager avec le groupe.

3) Le recueil des attentes permet de faire émerger les représentations des apprenant-es et de recadrer, au besoin, les attentes en décalages avec les objectifs de la formation. À distance, plutôt qu’un recueil à l’oral on peut :

• envoyer un lien vers un sondage en ligne quelques jours avant le début de la formation ou durant les premières minutes avec, par exemple, Mentimeter, Google forms ou Survey Monckey.
  
  
• partager et commenter les résultats graphiques aux apprenant-es et ainsi afficher la « photographie » des besoins du groupe.

4-5) Établir le cadre de la formation et présenter les objectifs: expliquer le fonctionnement de la formation, donner les indications pratiques (horaires, matériels, etc.), poser les bases du fonctionnement du groupe (chartre, collaboration, etc.).

Que ce soit en présentiel ou à distance, cette phase peut prendre du temps et paraître longue pour des apprenant-es de plus en plus exigeants quant aux modalités des formations qu'ils suivent. Là encore, les informations peuvent être transmises avant ou durant les premières minutes sous diverses formes:

• une infographie animée ou un schéma heuristique pour présenter la formation (avec par exemple Genially, Mindomo).
  
• le storytelling pour introduire la formation, le parcours que vont effectuer les apprenants durant le cours avec une présentation interactive (avec par exemple Prezi) ou une animation vidéo (avec  par exemple Sparkol, Doodle, Explee).
• un message vidéo du formateur-trice.

Et si la distance nous aidait à accueillir en présentiel ?

Ces différentes propositions peuvent également nous inspirer pour la formation en présentiel. En effet, lorsque cela est possible, une partie de l’accueil peut facilement être transférée avant le cours avec les outils numériques.

Cela peut permettre de créer un lien avant le début de la formation, de découvrir un peu le groupe et ses attentes, de répondre à des questions pratiques et rassurer certains apprenant-es mais aussi de gagner un peu de temps en présentiel.

Image par Jagrit Parajuli de Pixabay

Références

Article : « Réunions à distance : 10 astuces pour créer de la convivialité », par Pascale Bélorgey, le 8 décembre 2017, consulté le 14 mai 2020.

Article : « The Profile Of The Modern Learner: The Trends And Data You Need To Know », par  Steve Penfold, e-learning industry, le 4 septembre 2018.

Article : « Icebreakers (Jeux pour briser la glace) », CEDIP, le 5 septembre 2017 

Article, « Démarrer une session de formation : réflexions et propositions dans une perspective d'animatique des groupes », par Daniel Faulx et Sophie Delvaux, CAIRN.INFO, le 28 février 2012

Livre, Dubey Raphael, L’accueil en formation, TheBookEdition.com, 2012

Livre Noyé D., Piveteau J., Le guide pratique du formateur. Concevoir,animer, évaluer une formation, é. Eyrolles, Paris, 2018 (2e édition, version papier ou numérique)