Zoom fatigue et réunions virtuelles : mode de gestion

Suite à l'adoption massive des outils de communication vidéo en ligne, la fatigue engendrée par trop de réunions virtuelles est un phénomène généralisé, documenté et analysé depuis 2021. La pratique excessive des réunions virtuelles a mené aux concepts de «Zoom fatigue» et de zoombie (toute personne dont la matière grise a été détériorée par d'interminables réunions Zoom).

Si vous ne faites que quelques courtes réunions virtuelles bien espacées par semaine, vous ne connaissez probablement pas le phénomène, mais ceux qui enchaînent les heures de réunion et de rencontres virtuelles, comme les enseignants à distance, ressentent souvent un ou plusieurs des symptômes associés à trop de réunions virtuelles :

• sentiment d'épuisement après la réunion;
• impression d'irritation oculaire;
• évitement des situations sociales après la réunion, envie de solitude;
• impression d'épuisement émotionnel;
• impression de fatigue, envie de ne rien faire.
  

D'autres comportements sont aussi des signes de «Zoom fatigue», comme chercher à éviter, annuler ou reprogrammer des vidéoconférences, avoir de la difficulté à s'organiser entre plusieurs activités et plus généralement demeurer tendu ou fatigué.

Jeremy Bailenson, professeur au Stanford Virtual Human Interaction Lab  a publié un article scientifique «Nonverbal Overload: A Theoretical Argument for the Causes of Zoom Fatigue» dans la revue «Technology, Mind, and Behavior» qui détaille les raisons et les recommandations pour éviter les principaux effets secondaires des réunions virtuelles.

L'essentiel est repris dans l'article de Wikipédia Zoom fatigue, reproduit ci-dessous :

• Un excès de contact visuel rapproché est très exigeant.
  
  Car de grands visages près de soi est normalement associé à une présence dans sa sphère personnelle.
  Réduire l'interface vidéo à sa taille minimale dans le but de réduire la surface des visages et utiliser un clavier distinct de l'appareil dans le but de créer une zone tampon entre soi et les autres.
  
  
• Se voir constamment en temps réel pendant les échanges vidéo est fatigant.
  
  L'effet miroir nous incite à constamment à «être conscient de soi».
  Les utilisateurs devraient désactiver le « miroir » de la plateforme et seulement afficher à leur intention une photo agréable d'eux-mêmes.
  
  
• Les échanges vidéo réduisent considérablement notre mobilité habituelle.
  
  Normalement notre attention se porte tout autour de la pièce dans un large champ, nous ne sommes pas rivé à un écran.
  Les utilisateurs devraient plutôt recourir à une caméra distincte de leur appareil, ce qui leur permettrait de se déplacer physiquement sans perdre le contact visuel avec les autres. De plus, à l'occasion, ils devraient couper complètement la diffusion de leur image, permettant ainsi de faire une pause mentale.
  
  
• La charge cognitive est beaucoup plus élevée dans les échanges vidéo.
  
  À la recherche des signes non-verbaux, notre attention est surfocalisée.
  Pendant de longues rencontres, les utilisateurs devraient de temps à autre se mettre en mode audio seulement. Ainsi, ils pourraient faire des mouvements socialement inacceptables, mais qui leur permettraient de soulager leurs tensions sans provoquer de réactions négatives de la part des interlocuteurs.
  
  

Un court test pour évaluer son état d'épuisement Zoom, le ZEF (Stanford Zoom Exhaustion & Fatigue Scale) est proposé. Ce test mesure :

• La fatigue émotionnelle,  liée au fait de se sentir dépassé et vidé après des interactions avec d'autres personnes.
• La fatigue motivationnelle,  liée à la motivation de commencer une activité et au sentiment d'être actif.
• La fatigue visuelle, la façon dont vous percevez votre vision ou la détresse visuelle.
• La fatigue sociale, le sentiment de vouloir être seul après des interactions avec d'autres personnes.
• La fatigue générale
  

Prévention et réduction

Les comportements suggérés pour prévenir la fatigue sont simples et apparemment efficaces mais plus encore, la réduction de la fréquence des réunions semble être la meilleure approche. 

1. A t'on vraiment besoin de cette réunion. Est-ce qu'un échange de courriels ou un appel téléphonique serait préférable ? Plus généralement, y aurait-il une alternative plus efficace pour en arriver au résultat ?
   
2. Est-ce que les personnes invitées sont toutes les personnes qui ont besoin d'être là ? Ni plus, ni moins.
   
3. Pendant la réunion, est-ce qu'un agenda clair est établi et respecté dans le temps ?

Avoir l'impression de perdre son temps est frustrant et épuisant. Si on a l'impression d'efficacité, notre énergie et motivation demeurent.

Illustration : Montage à partir de Depositphotos - monkeybusiness

Références

Nonverbal Overload: A Theoretical Argument for the Causes of Zoom Fatigue - Jeremy Bailenson -  Stanford Virtual Human Interaction Lab
https://tmb.apaopen.org/pub/nonverbal-overload/release/2

Test - Stanford Zoom Exhaustion & Fatigue Scale
https://stanforduniversity.qualtrics.com/jfe/form/SV_3f9xepi9ryP7WK2

Zoom Exhaustion & Fatigue Scale (Article)
https://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S2451958821000671

Stanford researchers identify four causes for ‘Zoom fatigue’ and their simple fixes - Vignesh Ramachandran - Stanford News
https://news.stanford.edu/2021/02/23/four-causes-zoom-fatigue-solutions/

Science just confirmed what you already knew: Zoom fatigue is real - Jill Waldbieser - Work Life
https://www.atlassian.com/blog/teamwork/science-just-confirmed-what-you-already-knew-zoom-fatigue-is-real

How to Combat Zoom Fatigue - Five research-based tips - Liz Fosslien and Mollie West Duffy - Harvard Business Review
https://hbr.org/2020/04/how-to-combat-zoom-fatigue

‘Zoom Fatigue’ Is Real — Here’s How to Cope (and Make It Through Your Next Meeting) - Taneasha White - Healthline
https://www.healthline.com/health/zoom-fatigue

Zoom fatigue - Wikipedia - https://fr.wikipedia.org/wiki/Zoom_fatigue