Publié le 26 octobre 2022 Mis à jour le 27 octobre 2022
Les outils sont là pour faciliter les vie des personnes. Il en va théoriquement de même pour les outils collaboratifs en ligne. Mais, si ces outils sont indéniablement pratiques, aujourd’hui nous sommes confronté au problème du choix tant l’offre est sur-abondante.
Les outils de collaboration sont des outils numériques qui favorisent la collaboration et vont au-delà de la notion de travail coopératif : les personnes impliquées dans un projet ne travaillent plus de manière isolée, en silos, mais ensemble et en temps réel.
Les outils de collaboration en ligne sont soit monofonctionnels, soit offrent plusieurs possibilités grâce à différentes "briques" logicielles qui peuvent communiquer entre elles.
Les outils de collaboration ont une ou plusieurs fonctionnalité parmi les suivantes :
De plus en plus de fournisseurs lancent sur le marché des solutions dites «de collaboration», des réseaux sociaux d'entreprise et des intranets sociaux avec des solutions comme Slack, Teams, Trello, Zoom ou Google G Suite en plus des solutions opensource qui se développent aussi de leur côté comme Jitsi.
Les outils collaboratifs en ligne sont de plus en plus populaires auprès des entreprises, des organisations et des particuliers. Ils permettent de travailler à distance avec d'autres personnes sur un projet commun, sans avoir à se déplacer. Ces outils offrent de nombreux avantages, notamment en termes de productivité. En effet, ils permettent de gagner du temps en évitant les déplacements et permettent également de travailler plus efficacement en donnant accès à toutes les informations et documents nécessaires au bon déroulement du projet. De plus, les outils collaboratifs en ligne vous permettent de travailler avec des personnes, indépendamment de leur localisation.
S'il est avéré que ces outils peuvent être utiles, la grande question est de savoir comment décider avec lesquels vous voulez travailler ?
Comme il y a pléthore d'outils, il faut bien choisir celui ou ceux qui vous seront utiles, la tâche n'est pas simple :
Pourquoi est-il utile d'avoir recours à un ou des outils collaboratifs ? Est-ce un besoin dans la durée ou un besoin ponctuel pour gérer un projet ? Il est essentiel de savoir à quoi l'outil va vous servir et ce que vous attendez pour qu'il vous soit utile. Pour choisir les meilleurs outils collaboratifs en ligne pour votre
entreprise, vous devez d’abord déterminer vos besoins en termes de
collaboration.
En quelque sorte, il s'agit de faire un cahier des charges des fonctionnalités dont doivent disposer les outils pour répondre à vos besoins.
Si vous avez besoin d'outils en milieu scolaire, la gratuité est importante. Si par contre, c'est en entreprise, les performances et les gains de productivité deviendront le critère principal. Les abonnements à divers outils numériques peuvent vite faire augmenter les coûts fixes pour une entreprise à une époque où elles essaient de réduire ces charges fixes. Le coût des divers abonnements peuvent très rapidement s'additionner. Les sommes engagées doivent avoir un retour sur investissement positif.
Les versions freemium proposent un usage gratuit mais avec des fonctionnalités limitées afin de vous faire payer éventuellement si l'usage s'avère intéressant. Si le gratuit est indispensable, cela permet de réduire la liste sensiblement.
Pour choisir les meilleurs outils collaboratifs en ligne pour votre entreprise, vous devez d’abord déterminer vos besoins en termes de collaboration. Vous devez ensuite comparer les différentes fonctionnalités offertes par les outils disponibles.
Une fois que vous avez déterminé vos besoins en termes de collaboration, il est temps de comparer les différentes fonctionnalités offertes par les outils collaboratifs en ligne. Il existe de nombreux outils qui peuvent vous aider à collaborer avec d’autres personnes, mais certains d’entre eux sont plus adaptés à certains types de travail que d’autres. Par exemple, si vous avez besoin d’un outil pour gérer un projet, vous devrez peut-être utiliser un outil comme Trello ou Asana. Si vous avez besoin d’un outil pour discuter avec d’autres personnes, vous pouvez utiliser Slack, WatsApp ou Telegram .
Cette page de Wikipédia compare un très grand nombre d'outils de gestion de projet et pourra être utile afin d'établir une short list.
Sur cursus.edu, nous avons également proposé des listes d'outils de partage, de communication et de gestion de projet. Le cas des messageries instantanées en milieu scolaire a aussi fait l'objet d'un article.
Une autre considération importante est la compatibilité des outils collaboratifs en ligne avec vos logiciels existants. Votre équipe doit s'assurer que les outils qu'elle utilise sont compatibles avec les logiciels qu'elle utilise déjà. De nombreux outils sont compatibles avec la plupart des logiciels courants, mais il y a quelques exceptions. Assurez-vous que votre équipe est au courant de toutes les restrictions avant de choisir un outil.
Certains outils ont des fonctionnalités puissantes et intéressantes mais leurs développeurs n'ont peut-être pas assez pensé aux utilisateurs. Des outils peu agréables, dont l'adoption paraitra compliquée, vont amener des réticences qui feront qu'une partie de l'équipe risque de ne pas les utiliser. La courbe d'apprentissage est souvent un facteur déterminant de leur utilisation au sein d'une équipe.
Quand un outil a été sélectionné, la tâche la plus ardue est son adoption. En effet, cela nécessite, un changement des habitudes et vous faites face au risque de la résistance au changement.
Chaque logiciel doit avoir une utilité clairement définie. Chaque membre de l'équipe doit savoir quelle communication et quels processus de travail ont lieu et où. Impliquez tout le monde et laissez de la place aux idées non conventionnelles.
Si les processus sont bien établis dans un outil donné, vous n'avez pas besoin de courir après chaque nouvelle tendance et fonctionnalité dans les outils qui sortent.
Les outils ne sont pas une fin en soi. Si un outil n'est plus utilisé après la curiosité initiale, c'est probablement un mauvais ajustement. Des revues régulières permettent de savoir si les outils sont encore nécessaires.
Il existe de nombreux outils collaboratifs en ligne qui peuvent être
utilisés par les organisations. Ces outils ont tous des fonctionnalités
différentes et peuvent être plus ou moins adaptés à vos besoins. Il est
donc important de prendre le temps de choisir les outils qui
conviendront le mieux à votre organisation.
Références
Wikipedia - Comparison of project management software
https://en.wikipedia.org/wiki/Comparison_of_project_management_software
17 idées et outils pour renforcer le partage et la communication dans les organisations
https://cursus.edu/fr/21906/17-idees-et-outils-pour-renforcer-le-partage-et-la-communication-dans-les-organisations
Business Review- Comment réduire les coûts fixes pour mieux affronter les crises
https://www.worldwidebusinessreview.com/reduire-couts-fixes/
CRM - ERP - Les logiciels de gestion d'entreprise - https://www.crm-erp.fr/
Répertoire du travail à distance - Collaboration - Organisation - Support
https://cursus.edu/fr/21476/repertoire-du-travail-a-distance-collaboration-organisation-support
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