Preparar uma conferência em linha bem sucedida

A utilização de webconferências para ministrar cursos em grupo justifica-se cada vez mais, tanto do ponto de vista económico para públicos especializados, profissionais e dispersos, como em termos de eficácia pedagógica.

Na sala de aula, embora o ambiente seja conhecido e controlado, a preparação de uma aula exige trabalho; à distância, a situação pode parecer ainda mais complexa porque os ambientes são múltiplos e os riscos potenciais mais numerosos.

Mas a distância não é apenas sinónimo de complexidade; a tecnologia permite relações diferentes e, se for bem utilizada, pode tornar a experiência muito mais proveitosa e ativa do que uma apresentação tradicional na sala de aula.

No modelo PREP (Planification, Rehearsal, Execution, Post Mortem) ou 4P em francês (Planification, Pratique, Présentation, Post-Mortem), gasta-se mais tempo na preparação do que na prática e, novamente, mais tempo na prática do que na apresentação propriamente dita, porque uma experiência de ensino síncrono fluida e participativa envolve o ajuste de numerosos elementos didácticos e técnicos num todo coerente, atrativo e agradável.

As etapas do 4P

Planificação

Aprender a utilizar a plataforma

É necessário sentir-se totalmente à vontade com a plataforma de conferência Web, para que possa deixar de pensar em como a utilizar e concentrar-se no seu tema. Mesmo que as convenções de utilização sejam semelhantes de uma plataforma para outra, todas têm as suas diferenças e é melhor conhecer as especificidades da plataforma que está a utilizar. Vai precisar deste conhecimento para as duas tarefas seguintes de preparação da logística e da interatividade do conteúdo.

Planear a logística

Depois de dominar o essencial da plataforma, pode dedicar ainda mais tempo à logística do seu evento. Uma das questões fundamentais é a transmissão do som. Se o seu público estiver disperso num ambiente aberto, terá de garantir que cada participante dispõe de uma combinação de auscultadores e microfone para não perturbar ou ser perturbado pelo seu ambiente local.

Teste as transmissões, especialmente se estiver à espera de participantes com pouca largura de banda. Determine cuidadosamente a hora e a data que convém à maioria dos participantes.

Preparar os conteúdos e a interatividade

Se estiver a transferir conteúdos de um curso presencial para uma conferência Web, reserve algum tempo para separar o que pode ser coberto por actividades pré e pós-conferência e mantenha apenas o que é absolutamente necessário para ser coberto em direto. Isto libertará tempo para exercícios e debates.

Todos os princípios que se aplicam às apresentações em PowerPoint aplicam-se obviamente aqui.

As áreas de feedback, a adição de questionários ou exercícios em linha são essenciais para a sua conferência. Não é essencial utilizar ferramentas tecnológicas: um chat pode ser perfeitamente substituído por mãos levantadas no ecrã para tomar a palavra. Seja criativo.

Crie material de apoio ou um manual para os participantes

Antes da conferência, envie aos participantes um manual ou material didático. As instruções de utilização, o programa, o calendário, a sequência prevista dos eventos, a preparação e o acompanhamento previstos ou necessários, as referências, etc., são secções que devem ser incluídas no manual.

Constituir a equipa de facilitação e determinar o papel de cada membro

A apresentação, a facilitação, o apoio técnico e a gestão das interações de muitos participantes não podem ser feitos eficazmente por uma única pessoa. Dependendo da complexidade, a equipa de apoio pode ser maior ou menor, mas todos devem ser capazes de desempenhar o seu papel com competência.

Ensaios (prática)

Mesmo os oradores experientes não saltam esta fase. Em linha, muitas coisas são diferentes e todos os membros da equipa têm de se coordenar. O objetivo é produzir um evento harmonioso, interessante e participativo. Por conseguinte, recomenda-se vivamente a realização de ensaios, primeiro sem público e depois com um público de teste, num ambiente tão fiel quanto possível ao ambiente da apresentação final. Anote os ajustes que devem ser feitos após cada ensaio. Continue enquanto sentir que alguma coisa está a pegar; certifique-se de que várias outras pessoas terão a mesma experiência que você.

Apresentação

Para garantir que tudo corre sem problemas:

• Chegar 30 minutos antes do início da sessão;
• Dar as boas-vindas aos participantes;
• Começar e terminar a tempo e com respeito pelos participantes;
• Indicar os números da conferência e do apoio técnico;
• Envolver rapidamente os participantes, indicando-lhes todas as oportunidades de interação;
• Dar tempo aos participantes para responderem a perguntas ou pedidos;
• Ter um computador adicional ligado como testemunha participante, para saber e ver o que os participantes estão a viver na realidade.

Post-Mortem

O que é que fez, o que é que aconteceu, o que é que foi mais apreciado, o que é que funcionou, etc.?

O post-mortem é o momento dedicado à avaliação do desempenho, graças ao feedback dos participantes e da equipa de facilitação. No final da apresentação, é comum pedir os comentários dos participantes. Também é aconselhável pedir feedback à equipa.

Eis um guia pormenorizado para realizar uma conferência remota com êxito.

PREP for Web Conferencing Success por Darlene Christopher - Especialista em aprendizagem no Grupo do Banco Mundial em Washington, D.C.
Blogue da Sra. Christopher

Ilustração: Shuetterstock - 2663999755