L'art de prendre des décisions en équipe

La prise de décision fait partie de notre quotidien. Nous passons notre temps à prendre de petites et grandes décisions ; que ce soit le choix des repas, du trajet pour se rendre à un endroit ou la planification de tâches au travail. Rien de plus normal en fait puisqu'elle part du principe de résoudre un problème, de collecter les informations utiles et de s’en servir pour prendre la meilleure stratégie.

Si la plupart des décisions se réalisent en solitaire, il exigste des moments ou des contextes où nous devons confronter nos visions et nos solutions avec les autres afin de résoudre un problème complexe. Le milieu professionnel est probablement celui où cela est le plus évident mais la plupart des techniques et approches peuvent tout à fait s’appliquer dans des circonstances scolaires.

La force du groupe

Ne serait-il pas mieux, pourraient penser certains, de faire appel à un sage éclairé qui prendrait les décisions ? Le problème de cette stratégie est justement le fait que rien ne peut assurer « l’éclairage » ou le génie de celui ou celle qui prend les décisions et les impose. Nous ne nommerons personne mais chacun aura facilement en tête une personnalité politique de son choix qui a pris de mauvaises décisions que ce soit au niveau local ou international. Sans compter que l’imposition de décision mène généralement à plus de résistances.

La gouvernance par décision collective est une façon de responsabiliser chaque acteur qui peut aussi apporter sa vision des choses et enrichir les pistes de solutions. Cela est bien plus motivant pour chacun de participer à la progression de l’entreprise ou du travail à faire. D’autant plus que cette approche permet en outre une plus grande flexibilité par rapport à de nouveaux enjeux ou éléments qui s’ajoutent à un problème.

Encore faut-il que l’équipe soit bien agencée parce qu’il est plus long de consulter plusieurs personnes que de choisir par soi-même. C’est probablement un des plus grands freins à cette stratégie. Cela peut s’avérer bien plus difficile si les règles ne sont pas claires et que l’équipe ne développe pas de connexions.

Ce manque de clarté des objectifs et les dynamiques de groupe sont les plus importants défis de la prise de décision en équipe. En effet, il peut arriver des confrontations entre certaines personnalités ou, à l’inverse, des caractères forts qui poussent bien des autres à suivre ses propositions sans que chacun puisse apporter sa vision des choses.

Les stratégies de réussite

Il existe différentes façons d’impliquer l’équipe de travail. Il peut y avoir la version démocratique : tout le monde vote sur une proposition et la majorité l’emporte. Or, cette stratégie vient avec un gros bémol. Les «perdants » peuvent se sentir frustrés par l’issue du vote et ne pas avoir été écoutés dans le processus. Il vaut donc mieux mettre en place des outils pour diminuer les frictions dans ces cas.

L’approche par consensus demande à ce que tous ceux autour de la table soient satisfaits par la décision. Ce qui peut être plus long mais plus satisfaisant pour chacun. Une démarche à employer est celle du pouce. Après chaque proposition, les participants lèvent le pouce pour signifier leur accord, mette leur main à plat pour témoigner qu’ils sont neutres et se rangent du côté de la majorité et ceux contre baissent le pouce. Ces derniers doivent alors avoir chacun un tour de parole et expliciter leur point de vue. Cela permettra de peaufiner la décision jusqu’à ce qu’il y ait une large majorité de pouces levés.

Une autre approche peut être de voter par priorité. Si plusieurs choix sont proposés, plutôt que de voter sur chacune, les membres les notent en ordre de préférence. Un scrutateur pourra dès lors faire le décompte des points et montrer ce qui crée le plus et le moins d’adhésion.

La méthode Delphi, de son côté, permet d’éviter la prise en charge par de trop grandes personnalités. Ainsi, un facilitateur demande aux experts de répondre indépendamment et anonymement à des questions ouvertes. Par la suite, l’équipe voit l’ensemble des réponses anonymisées et peut puiser dans ce qui a été écrit afin de faire son choix.

D’autres approches plus collaboratives dans la création de solutions est de créer un arbre de décision, par exemple. Certaines pourraient enjoindre des membres de jouer les avocats du diable pour avoir différents éclairages sur une question.

Peu importe la stratégie employée, elle devra mener à une décision que tous (ou la plupart des membres) approuvent. Elle pourra être mise en place un certain temps et, étape importante, réévaluée au fil du temps. En effet, si la décision n’aboutit pas aux objectifs, il vaut mieux la revoir, la modifier, voire changer complètement la décision pour une autre solution. En ne s’entêtant pas, les groupes, peu importe le milieu, gagnent alors en flexibilité et en productivité.

Image : Gerd Altmann de Pixabay

Références :

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"Leadership : osez les décisions collectives !" Semer & Grandir. Consulté le 2 novembre 2024. https://semergrandir.com/leadership-osez-les-decisions-collectives/.

Mongeau, Pierre, and Johanne Saint-Charles. "De la prise de décision et de ses étapes." Groupe et animation. Dernière mise à jour en 2024. https://groupeetanimation.uqam.ca/conduite/de-la-prise-de-decision-et-de-ses-etapes/.

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"Team decision making: 4 consensus techniques every leader must learn." Step Change. Dernière mise à jour : 27 juin 2024. https://blog.hellostepchange.com/blog/team-decision-making-4-consensus-techniques-every-leader-must-learn.

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